19 cách sắp xếp kho hàng khoa học mà doanh nghiệp nên biết

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học mang lại những lợi ích thiết yếu, tác động sâu sắc đến hiệu quả kinh doanh: 

Vì vậy, đầu tư vào việc tìm hiểu và triển khai các phương pháp sắp xếp kho hàng khoa học, đúng chuẩn là một quyết định chiến lược, mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp. 

2. Nguyên tắc và quy định sắp xếp hàng hóa trong kho

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho không chỉ đơn thuần là cất giữ sản phẩm mà là một quy trình khoa học, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và quy định cụ thể. Việc áp dụng đúng đắn các nguyên tắc này là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả vận hành tối ưu, an toàn lao động và khả năng kiểm soát hàng hóa chặt chẽ. Dưới đây là một số nguyên tắc và quy định cần được tuân thủ: 

2.1. Sắp xếp theo mã hàng (SKU) hoặc nhóm hàng

Nguyên tắc này giúp chuẩn hóa việc lưu trữ, làm cơ sở cho việc định vị và tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng, giảm thiểu thời gian trong quá trình lấy hàng (picking) và nhập hàng (put-away). Nó cũng ngăn chặn hiệu quả sự nhầm lẫn giữa các mặt hàng tương tự, đảm bảo độ chính xác cao trong quản lý tồn kho và hoạt động xuất-nhập.  

Đồng thời, việc sắp xếp logic theo SKU/nhóm hàng là nền tảng để các hệ thống quản lý kho hoạt động chính xác và phát huy tối đa hiệu quả. 

2.2. Theo hạn sử dụng 

Việc tuân thủ FIFO/FEFO là bắt buộc để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị suy giảm do lưu kho quá lâu, đặc biệt quan trọng đối với các ngành hàng có vòng đời sản phẩm ngắn hoặc nhạy cảm với thời gian như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, và một số loại hóa chất.  

Nguyên tắc này giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng, từ đó tránh lãng phí và thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng cuối cùng. 

2.3. Theo kích thước & trọng lượng

Khi bố trí kho hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo các hàng hóa được sắp xếp dựa trên đặc tính vật lý của chúng. Điều này trước hết nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động trong quá trình thao tác, giảm nguy cơ rơi đổ gây tai nạn. Nó cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, đặc biệt là không gian theo chiều dọc, và bảo vệ tính toàn vẹn của hàng hóa bằng cách tránh để hàng nặng đè lên hàng nhẹ gây hư hỏng.  

Hơn nữa, việc bố trí hợp lý theo kích thước và trọng lượng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các thiết bị nâng hạ như xe nâng hoạt động dễ dàng và hiệu quả hơn. 

2.4. Theo tần suất xuất hàng

Việc bố trí hàng hóa theo tần suất xuất sẽ giúp rút ngắn đáng kể quãng đường di chuyển và thời gian lấy hàng của nhân viên kho. Điều này trực tiếp làm tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, nó còn góp phần giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn tại các lối đi chính và khu vực giao nhận hàng hóa. 

2.5. Theo khu vực chức năng

Một kho hàng chuyên nghiệp cần được quy hoạch thành các khu chức chức năng rõ ràng, phục vụ cho từng công đoạn cụ thể trong chuỗi vận hành. Việc này sẽ giúp chuẩn hóa và tối ưu hóa luồng di chuyển của hàng hóa và nhân viên, làm cho quy trình vận hành trở nên mạch lạc và dễ kiểm soát hơn.  

Nó cũng giúp phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, ngăn ngừa tình trạng hàng hóa bị đặt sai vị trí, thất thoát hoặc nhiễm bẩn chéo (đặc biệt quan trọng trong ngành thực phẩm, dược phẩm). Việc tuân thủ nguyên tắc này chính là nền tảng để áp dụng các quy trình quản lý chất lượng như SOP, ISO, GMP. 

2.6. Gắn nhãn - đánh dấu rõ ràng vị trí

Để sắp xếp kho một cách khoa học, việc sử dụng các thiết bị quét gắn nhãn kèm theo mã vạch (barcode) hoặc mã QR là vô cùng cần thiết. Các hệ thống này cho phép nhân viên nhanh chóng xác định và tìm đến đúng nơi cất giữ hoặc lấy hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm.  

Khi kết hợp với phần mềm quản lý kho (WMS), việc quét mã vạch/QR giúp cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình nhập, xuất, kiểm kê. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với sơ đồ kho và thực hiện công việc một cách chính xác. 

2.7. Sử dụng giá kệ, pallet và container hợp lý

Việc sử dụng các thiết bị phù hợp như giá kệ, pallet… giúp tối ưu hóa dung lượng lưu trữ của kho, bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng trong quá trình lưu trữ và di chuyển. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp dỡ, di chuyển hàng hóa bằng xe nâng hoặc các phương tiện thủ công khác một cách an toàn và hiệu quả.  

Đồng thời, việc lựa chọn đúng thiết bị còn liên quan đến việc đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh (ví dụ: pallet nhựa trong ngành thực phẩm/dược phẩm). 

2.8. Phân luồng giao thông nội bộ (cho người và xe nâng)

Việc phân luồng giao thông khoa học và trang bị đầy đủ các phương tiện cảnh báo giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ xảy ra va chạm và tai nạn lao động, bảo vệ an toàn cho nhân viên và tài sản. Nó cũng góp phần tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa do giảm thiểu ùn tắc và xung đột trong quá trình di chuyển.  

Tuân thủ nguyên tắc này là yêu cầu cơ bản để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp như ISO 45001 (trước đây là OHSAS 18001).

3. Những lợi ích khi sắp xếp kho hàng khoa học

Việc đầu tư thời gian và nguồn lực vào cách sắp xếp kho hàng bài bản sẽ mang lại những lợi ích đa chiều, trực tiếp góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp: 

3.1. Tiết kiệm diện tích kho

Một trong những lợi ích hữu hình nhất khi doanh nghiệp sắp xếp kho hàng khoa họclà khả năng khai thác tối đa dung lượng của kho bãi hiện có. Bằng cách áp dụng các phương pháp sắp xếp thông minh như tận dụng triệt để không gian theo chiều cao, tối ưu chiều sâu và lựa chọn giải pháp lưu trữ phù hợp với đặc thù từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể gia tăng đáng kể mật độ lưu trữ trên cùng một mét vuông sàn.  

Điều này không chỉ giúp giảm áp lực và chi phí thuê thêm mặt bằng mới mà còn trì hoãn hoặc loại bỏ nhu cầu đầu tư tốn kém vào việc mở rộng cơ sở hạ tầng kho bãi, giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn đầu tư. 

3.2. Tối ưu thời gian xuất nhập hàng

Khi hàng hóa được đặt đúng vị trí quy định và dễ dàng tiếp cận, thời gian tìm kiếm, lấy hàng (picking), và nhập hàng (put-away) được rút ngắn đáng kể. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm chi phí nhân công cho mỗi thao tác. 

3.3. Hạn chế sai sót, thất thoát

Sắp xếp hàng hóa trong kho logic và có hệ thống định danh rõ ràng giúp giảm thiểu tối đa tình trạng lấy nhầm mã hàng, sai số lượng. Việc quản lý chặt chẽ theo vị trí cũng hạn chế hư hỏng do va đập, rơi vỡ và ngăn ngừa thất thoát, mất mát hàng hóa. 

3.4. Tăng hiệu quả quản lý tồn kho

Sắp xếp kho hàng một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tồn kho nhanh chóng, định kỳ hoặc đột xuất, với độ tin cậy cao. Việc quản lý hạn sử dụng (date) theo nguyên tắc FIFO/FEFO cũng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết, giảm thiểu lượng hàng tồn kho quá hạn, lỗi thời hoặc chậm luân chuyển.  

Thông tin tồn kho chính xác và cập nhật theo thời gian thực là đầu vào vô giá cho việc dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất/nhập hàng tối ưu, quản lý dòng tiền hiệu quả hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế, đáng tin cậy. 

3.5. Cải thiện an toàn lao động

Lối đi thông thoáng, hàng hóa được xếp đặt chắc chắn, các quy định về tải trọng và chiều cao được tuân thủ giúp tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động cho nhân viên kho (va chạm xe nâng, hàng rơi đổ...). 

3.6. Đáp ứng yêu cầu kiểm tra ISO, GMP, GSP…

Trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là thực phẩm, dược phẩm, hóa chất và logistics, việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế và quy định pháp lý là yêu cầu bắt buộc. Vì vậy, một kho hàng được sắp xếp một cách khoa học, với các khu vực chức năng được phân định rõ ràng hệ thống giá kệ phù hợp, và quy trình vệ sinh được duy trì, sẽ tạo nền tảng vững chắc để đáp ứng các yêu cầu về điều kiện bảo quản.  

3.7. Dễ dàng kiểm kê, truy xuất dữ liệu

Việc định danh vị trí và quản lý lô hàng một cách hệ thống là yếu tố then chốt cho việc truy xuất nguồn gốc, cho phép xác định nhanh chóng lịch sử di chuyển và thông tin chi tiết của sản phẩm khi cần thiết. Do đó, một kho hàng được tổ chức tốt không chỉ dễ dàng vượt qua các cuộc đánh giá, thanh tra, kiểm tra định kỳ từ cơ quan chức năng hoặc tổ chức chứng nhận mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết về chất lượng, an toàn của doanh nghiệp. 

4. Lưu ý quan trọng khi sắp xếp kho hàng

Bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc sắp xếp, để đảm bảo an toàn, hiệu quả và tính bền vững cho hệ thống kho vận, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng các điểm quan trọng sau trong quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho: 

4.1. Đảm bảo lối đi, PCCC, thoát hiểm

Lối đi thông thoáng là điều kiện tiên quyết cho việc di chuyển an toàn, nhanh chóng của nhân viên và các thiết bị vận hành, tránh va chạm. Quan trọng hơn, trong các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, việc lối đi, thiết bị PCCC và cửa thoát hiểm bị cản trở có thể gây ra hậu quả thảm khốc, trì hoãn việc chữa cháy và cản trở lối thoát nạn an toàn cho mọi người.  

4.2. Tránh xếp hàng hóa quá cao, không ổn định

Nghiêm túc tuân thủ giới hạn chiều cao xếp hàng cho phép đối với từng loại kệ và đặc tính hàng hóa. Đảm bảo các chồng hàng, pallet hàng được đặt vững chắc, cân bằng, không có nguy cơ nghiêng đổ gây nguy hiểm. 

4.3. Hàng nặng dưới – hàng nhẹ trên

Việc đặt hàng nặng ở dưới giúp hạ thấp trọng tâm của toàn bộ chồng hàng hoặc dãy kệ, sẽ làm tăng đáng kể độ ổn định và giảm nguy cơ lật đổ. Nó cũng đảm bảo an toàn hơn cho nhân viên khi phải thao tác lấy hàng ở các tầng trên, giảm thiểu rủi ro khi có sự cố. 

4.4. Không đặt hàng sát tường hoặc trực tiếp trên sàn

Hàng hóa cần được đặt trên pallet, kệ hoặc bục kê, cách tường một khoảng cách nhất định (thường khoảng 20-50cm tùy quy định) để đảm bảo không khí lưu thông, tránh ẩm mốc, côn trùng và thuận tiện cho việc vệ sinh sàn kho. 

4.5. Có sơ đồ vị trí, bảng chỉ dẫn dễ hiểu

Xây dựng và treo sơ đồ tổng thể (layout map) của kho tại các vị trí dễ quan sát. Đồng thời, cần có các biển chỉ dẫn rõ ràng cho từng khu vực, dãy kệ, lối đi để nhân viên (đặc biệt là người mới) có thể nhanh chóng định vị và di chuyển. 

4.6. Cập nhật thường xuyên khi có thay đổi

Bất kỳ sự điều chỉnh nào về layout kho, vị trí lưu trữ của các nhóm hàng cần được cập nhật ngay lập tức trên sơ đồ kho, hệ thống biển báo và đặc biệt là trong hệ thống quản lý kho (nếu có), để đảm bảo thông tin luôn nhất quán và chính xác. 

4.7. Đào tạo nhân viên thao tác đúng quy định

Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ và hướng dẫn chi tiết cho tất cả nhân viên kho về các quy tắc sắp xếp, quy trình vận hành xe nâng, quy định an toàn lao động, PCCC và cách xử lý các tình huống khẩn cấp. Đảm bảo mọi người hiểu rõ và tuân thủ nghiêm ngặt. 

5. 19 cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm diện tích & nâng cao hiệu quả 

Dưới đây là 19 cách xếp kho hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích và nâng cao hiệu quả vận hành cho kho hàng:  

5.1. Cách sắp xếp kho hàng tối ưu không gian lưu trữ vật lý

5.2. Cách sắp xếp kho hàng theo các phương pháp quản lý và ứng dụng công nghệ

5.3. Cách sắp xếp kho hàng theo đặc thù hàng hóa

5.4. Cách xếp kho hàng theo yêu cầu vận hành & an toàn lao động 

Kết luận 

Như vậy, qua những phân tích chi tiết về nguyên tắc, lợi ích, quy tắc an toàn và các phương pháp cụ thể, có thể thấy việc tổ chức và sắp xếp kho hàng một cách khoa học, bài bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với hiệu quả hoạt động logistics và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, điều cốt lõi cần ghi nhớ là không tồn tại một giải pháp sắp xếp kho hàng "một kích cỡ phù hợp cho tất cả". Mỗi doanh nghiệp, với những đặc thù riêng về ngành hàng, chủng loại sản phẩm, quy mô hoạt động, tần suất luân chuyển hàng hóa và nguồn lực sẵn có, sẽ cần có sự kết hợp linh hoạt và điều chỉnh sáng tạo.  

Vậy nên, sự thành công nằm ở khả năng vận dụng các nguyên tắc quản lý nền tảng và các phương pháp tối ưu đã được chia sẻ để xây dựng nên một hệ thống phù hợp nhất với bối cảnh và mục tiêu chiến lược của chính mình.