FIFO, LIFO, FEFO: Định nghĩa, phân biệt và cách áp dụng hiệu quả

1. Phương pháp FIFO

1.1. FIFO là gì? 

FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “First In – First Out”, nghĩa là “Nhập trước – Xuất trước”. Phương pháp này hoạt động dựa trên một nguyên tắc cơ bản là hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra khỏi kho trước. Nói cách khác, những lô hàng đã được lưu trữ lâu nhất (cũ nhất về thời gian nhập) phải luôn được xuất bán hoặc đưa vào sử dụng trước các lô hàng mới nhập về sau. 

Mục đích chính của việc áp dụng nguyên tắc này là đảm bảo hàng hóa được luân chuyển một cách hợp lý, ngăn chặn tình trạng tồn kho quá lâu, từ đó tránh được các nguy cơ như hư hỏng, suy giảm chất lượng, lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng. 

Chính vì tính hiệu quả và thực hiện dễ dàng trong việc bảo toàn giá trị hàng hóa này, FIFO được xem là nguyên tắc luân chuyển tồn kho tự nhiên và được áp dụng phổ biến nhất trong quản lý kho hiện đại.

1.2. Nguyên tắc cốt lõi của FIFO

Để thực hiện đúng và hiệu quả phương pháp FIFO, cần nắm vững và tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Ưu tiên xuất hàng dựa trên thời gian nhập kho 

Yếu tố quyết định thứ tự xuất hàng chính xác trong FIFO chính là thời điểm hàng hóa được nhập vào kho, chứ không phụ thuộc vào số lượng, giá trị hay chủng loại hàng hóa. Hàng nào có ngày nhập kho sớm hơn (cũ hơn) thì bắt buộc phải được lấy ra sử dụng hoặc xuất bán trước các lô hàng có ngày nhập kho muộn hơn (mới hơn).

• Duy trì dòng chảy hàng hóa một chiều, tuần tự

Việc thiết lập và duy trì một luồng di chuyển hàng hóa theo một chiều nhất quán là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác của phương pháp FIFO. Lý tưởng nhất là luồng nhập và luồng xuất kho cần được tách biệt hoặc diễn ra một cách tuần tự, tránh tuyệt đối việc lấy hàng từ phía sau hoặc từ các lớp hàng mới hơn chồng lên hàng cũ. Điều này ngăn chặn tình trạng lộn xộn và đảm bảo hàng cũ không bị kẹt lại và lưu kho quá lâu. 

Các giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng là sử dụng mô hình giá kệ hai mặt (một bên nhập hàng, một bên đối diện xuất hàng như kệ Drive-through hoặc kệ con lăn) hoặc bố trí sơ đồ kho sao cho hàng hóa di chuyển liên tục theo một vòng chảy đã định.

• Gắn nhãn và kiểm soát ngày nhập chính xác

Để biết lô hàng nào nhập trước, lô nào nhập sau, việc ghi nhận và kiểm soát ngày nhập kho một cách chính xác cho từng đơn vị hàng hóa là bắt buộc. Thông tin này cần được thể hiện rõ ràng qua tem nhãn dán trên sản phẩm/thùng hàng, sử dụng hệ thống mã vạch/QR code, hoặc quản lý chặt chẽ trên phần mềm quản lý kho (WMS). 

Nhân viên kho không được phép "bốc hàng đại" hay lấy hàng một cách ngẫu nhiên nếu không xác định được chính xác thời điểm nhập của lô hàng đó, vì hành động này sẽ vi phạm nguyên tắc FIFO.

• Tái tổ chức hàng tồn kho định kỳ (Re-FIFO)

Trong quá trình vận hành, có thể xảy ra những trường hợp hàng hóa bị đặt sai vị trí do lỗi thao tác của nhân viên, hoặc khi xếp hàng mới tạm thời lên trước hàng cũ. Vì vậy, nhà quản lý phải xây dựng và thực hiện các hoạt động kiểm tra và sắp xếp lại hàng tồn kho định kỳ để đảm bảo mọi thứ được đặt đúng theo luồng FIFO. 

Hoạt động này đôi khi được gọi là "Re-FIFO", đặc biệt cần thiết và thường được thực hiện trong các môi trường kho có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt như kho lạnh, kho thực phẩm, kho dược phẩm...

1.3. Lợi ích khi áp dụng đúng phương pháp FIFO

Việc triển khai và tuân thủ đúng nguyên tắc FIFO mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho hoạt động quản lý kho. Trước hết, phương pháp này giúp hạn chế tối đa nguy cơ hàng hóa bị hết hạn sử dụng hoặc trở nên lỗi thời, qua đó giảm thiểu hư hỏng và những tổn thất tài chính không đáng có.

Việc luân chuyển hàng cũ ra trước cũng đồng nghĩa với việc nâng cao khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng nghiêm ngặt như GSP, GMP, HACCP hay ISO, vốn là yêu cầu bắt buộc trong nhiều ngành hàng nhạy cảm. 

Bên cạnh đó, FIFO còn giúp việc kiểm soát tồn kho trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn; vòng quay hàng hóa nhanh hơn, việc theo dõi số lượng và tình trạng hàng cũng trở nên rõ ràng, minh bạch. 

Điều này cũng góp phần quan trọng vào việc giảm thiểu tình trạng tồn kho ảo hoặc hàng "chết", cho phép doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và xử lý chúng, từ đó giải phóng vốn lưu động và không gian lưu trữ quý giá trong kho.

1.4. Nhược điểm của FIFO

Mặc dù là phương pháp phổ biến và mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng FIFO cũng đi kèm một số nhược điểm và thách thức nhất định mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng:

• Yêu cầu cao hơn về diện tích lưu trữ và không gian dành cho lối đi

Để đảm bảo nguyên tắc "nhập trước - xuất trước" được tuân thủ một cách nghiêm ngặt, thiết kế kho phải cho phép việc tiếp cận các lô hàng cũ một cách dễ dàng mà không bị hàng mới che lấp hay cản trở. Điều này thường đòi hỏi phải dành nhiều diện tích hơn cho các lối đi hoặc phải đầu tư vào các hệ thống kệ đặc thù như kệ thông hai đầu (drive-through) hay kệ trượt (flow rack) để tạo luồng di chuyển một chiều. 

Hậu quả là mật độ lưu trữ tổng thể của kho có thể bị giảm đi, và việc bố trí kho trở nên phức tạp hơn, đặc biệt là đối với những nhà kho có diện tích mặt bằng hạn chế. Ví dụ điển hình là trong một kho có không gian giới hạn, việc phải tách biệt hoàn toàn luồng "nhập" và luồng "xuất" để đảm bảo đúng chuẩn FIFO thường sẽ làm giảm sức chứa tổng thể so với các phương pháp xếp chồng hàng hóa khác.

• Đòi hỏi bố trí kho khoa học và hệ thống kiểm soát chặt chẽ:

Vận hành FIFO hiệu quả không chỉ đơn giản là quy tắc xuất hàng, mà còn yêu cầu một hệ thống quản lý kho được tổ chức khoa học và kiểm soát chặt chẽ, định vị hàng hóa chính xác đến từng vị trí kệ cùng với khả năng quản lý và truy xuất nguồn gốc hiệu quả. 

Nếu layout kho không được chuẩn hóa, việc định danh vị trí và hàng hóa không rõ ràng, hoặc quy trình thao tác của nhân viên không được kiểm soát tốt, nguyên tắc FIFO rất dễ bị phá vỡ. 

Hậu quả thường thấy là hàng nhập sau lại được lấy ra trước chỉ vì chúng nằm ở vị trí dễ tiếp cận hơn, dẫn đến tình trạng tồn kho chết, hàng cũ bị lãng quên và mất kiểm soát về hạn sử dụng.

• Phụ thuộc đáng kể vào ý thức và thao tác của nhân viên kho

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đầu tư hoặc không có hệ thống kiểm soát tự động hóa cao, việc thực hiện đúng FIFO gần như phụ thuộc hoàn toàn vào sự tuân thủ, ý thức trách nhiệm và thói quen thao tác của từng nhân viên kho. Điều này tiềm ẩn nhiều nguy cơ phát sinh lỗi do yếu tố con người, ví dụ như việc lấy nhầm lô hàng mới hơn do tiện tay, không kiểm tra kỹ ngày nhập hoặc hạn sử dụng trước khi xuất hàng. 

Thách thức này càng lớn hơn trong môi trường kho bận rộn, hoạt động liên tục với nhiều nhân viên và nhiều ca kíp làm việc khác nhau, nơi việc "vượt FIFO" do tâm lý muốn làm nhanh, thao tác theo thói quen hoặc do thiếu huấn luyện, giám sát đầy đủ là điều rất dễ xảy ra.

• Không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu cho mọi loại hàng hóa

FIFO là phương pháp lý tưởng và thường là bắt buộc đối với các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc chất lượng bị suy giảm theo thời gian. Tuy nhiên, nó không thực sự cần thiết hoặc thậm chí có thể gây ra sự phức tạp không đáng có đối với một số loại hàng hóa khác. 

Cụ thể là những mặt hàng có đặc tính không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, ví dụ như các loại linh kiện cơ khí, bulong, ốc vít, vật liệu xây dựng cơ bản hoặc những hàng hóa có vòng đời sử dụng gắn liền với một dự án, công trình hay chương trình sản xuất cụ thể. 

Đối với những loại hàng này, việc áp dụng FIFO một cách cứng nhắc đôi khi có thể làm rối loạn luồng hàng hoặc tăng thêm thao tác không cần thiết mà không mang lại giá trị gia tăng rõ rệt.

• Chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị và kệ hỗ trợ có thể cao hơn

Để triển khai FIFO một cách bài bản và hiệu quả, đặc biệt là trong các kho hàng lớn hoặc có yêu cầu cao về tốc độ luân chuyển, doanh nghiệp có thể cần phải đầu tư vào các hệ thống lưu trữ và thiết bị chuyên dụng hơn so với các phương pháp lưu trữ tĩnh đơn giản. 

Các khoản đầu tư này có thể bao gồm việc lắp đặt hệ thống giá kệ hai đầu để tạo luồng một chiều, kệ trượt theo trọng lực, chi phí cải tạo, điều chỉnh layout kho để tối ưu luồng di chuyển, và cả chi phí cho việc đào tạo, tái đào tạo định kỳ cho nhân viên về quy trình FIFO. 

Tổng hợp lại, các chi phí đầu tư ban đầu này thường sẽ cao hơn so với việc thiết lập một nhà kho chỉ sử dụng các loại kệ tiêu chuẩn và lưu trữ hàng hóa theo kiểu tĩnh hoặc ít yêu cầu về thứ tự xuất nhập hơn.

1.5. Lưu ý quan trọng khi triển khai FIFO

Để phương pháp FIFO thực sự phát huy hiệu quả trong thực tế chứ không chỉ dừng lại ở quy định trên giấy tờ, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến các yếu tố thực thi then chốt sau:

• Thiết kế tổng thể của layout kho và các quy trình, quy định về hành vi thao tác của nhân viên

Việc gắn nhãn ghi nhận ngày nhập một cách chính xác mới chỉ là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Yếu tố quyết định không kém phần quan trọng là thiết kế tổng thể của layout kho và các quy trình, quy định về hành vi thao tác của nhân viên phải được xây dựng nhằm hỗ trợ và đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc FIFO. 

Điều này có thể bao gồm việc thiết kế luồng di chuyển trong kho theo một chiều, phân khu rõ ràng, hoặc sử dụng các công cụ cảnh báo trực quan đối với những lô hàng đã tồn kho lâu. 

• Tránh các tình huống khiến hàng cũ bị che khuất hoặc bị kẹt lại

Đồng thời, phải ngăn chặn triệt để mọi tình huống có thể khiến hàng cũ bị che khuất, khó tiếp cận hoặc bị kẹt lại phía sau hay bên dưới hàng mới – tình trạng thường được gọi là "hàng che hàng" hay "hàng kẹp giữa", vốn là nguyên nhân trực tiếp phá vỡ dòng chảy FIFO.

• Chú trọng việc đào tạo định kỳ

Thực tế cho thấy, nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc thất bại trong việc duy trì FIFO không phải vì thiếu công nghệ hay phần mềm quản lý hiện đại, mà gốc rễ vấn đề thường nằm ở các thói quen bốc xếp, lấy hàng của nhân viên đã hình thành từ lâu đi ngược lại quy trình FIFO đã được quy định. 

Do đó, bên cạnh việc xem xét cải thiện, điều chỉnh thiết kế kho cho phù hợp, cần đặc biệt chú trọng đến công tác đào tạo, hướng dẫn chi tiết và giám sát chặt chẽ hành vi của nhân viên trong quá trình làm việc. Việc giúp nhân viên hiểu đúng tầm quan trọng, nắm vững quy trình và từ bỏ các thói quen cũ không phù hợp mới là giải pháp căn cơ để đảm bảo FIFO được thực thi đúng và mang lại hiệu quả thực sự.

2. Phương pháp LIFO

2.1. LIFO là gì? So sánh LIFO và FIFO

LIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Last In – First Out”, nghĩa là “Nhập sau – Xuất trước”. Hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc FIFO, phương pháp này thường được áp dụng trong những trường hợp mà việc lấy hàng mới nhập ra trước là cách tự nhiên hoặc thuận tiện nhất do cấu trúc lưu trữ. Nói cách khác, hàng “mới đến” được lấy ra trước, còn hàng cũ hơn thì nằm lại sau. 

Để hiểu hơn về phương pháp này, ta sẽ có một ví dụ cụ thể như sau: 

Trong các kho chứa vật liệu xây dựng như bao xi măng, thép thanh, gạch ngói, hoặc các sản phẩm tương tự không có hạn sử dụng rõ ràng hoặc không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho. Người ta thường có xu hướng chất lô hàng mới lên trên hoặc ra phía ngoài cùng của đống hàng để thuận tiện cho việc nhập kho, và khi xuất kho, họ cũng sẽ lấy những đơn vị ở lớp ngoài cùng (mới nhất) này trước tiên. 

Chính vì đặc thù vận hành này, LIFO không phù hợp cho các loại hàng hóa đòi hỏi phải luân chuyển theo thời gian (như hàng có hạn sử dụng, hàng theo mùa vụ, hoặc hàng dễ lỗi thời). Tuy nhiên, nó lại rất hữu dụng và hiệu quả đối với các sản phẩm đồng nhất, không bị suy giảm chất lượng theo thời gian lưu trữ và khi mục tiêu ưu tiên là tối đa hóa mật độ lưu trữ trong kho.

2.2. Ưu điểm của LIFO

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ - Ưu điểm nổi bật nhất của LIFO

Do không yêu cầu phải chừa lối đi hoặc không gian để tiếp cận các lô hàng cũ từ phía sau, LIFO cho phép sắp xếp hàng hóa với mật độ rất cao, giúp tận dụng tối đa dung tích có sẵn của nhà kho. Chính vì vậy, nó trở thành một giải pháp lưu trữ hấp dẫn cho các kho hàng có diện tích mặt bằng hạn chế nhưng lại cần chứa một khối lượng hàng hóa lớn, đồng nhất.

• Phù hợp với hàng hóa không suy giảm chất lượng theo thời gian

Ưu điểm về tối ưu không gian càng được phát huy khi áp dụng LIFO cho các loại hàng hóa không có hạn sử dụng hoặc không bị xuống cấp chất lượng một cách đáng kể dù lưu kho trong thời gian dài. 

Đối với những sản phẩm như nguyên vật liệu thô (sắt thép, cát đá, sỏi), vật liệu xây dựng (gạch ngói), hoặc một số loại đồ nội thất cần lưu kho dài hạn, việc lô hàng nào được xuất trước không ảnh hưởng đến chất lượng cuối cùng. 

Trong những trường hợp này, LIFO giúp đơn giản hóa quy trình lấy hàng (vì luôn lấy từ một đầu/phía cố định) và cho phép doanh nghiệp tập trung vào việc ưu tiên tối đa hóa sức chứa thay vì phải quá bận tâm đến việc xoay vòng hàng tồn kho.

• Lợi ích về mặt kế toán trong môi trường lạm phát

Một ưu điểm khác, tuy chủ yếu thuộc về lĩnh vực kế toán quản trị và tài chính, là lợi ích tiềm năng của LIFO trong bối cảnh giá cả hàng hóa tăng lên (lạm phát). Khi đó, việc xuất kho theo LIFO sẽ làm tăng giá vốn hàng bán được ghi nhận trên sổ sách, từ đó làm giảm lợi nhuận chịu thuế. 

Trước đây, một số doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp này như một cách để giảm bớt gánh nặng thuế trong các thời kỳ lạm phát cao. Tuy nhiên, cần phải hết sức lưu ý rằng đây là lợi ích về mặt kế toán; nhiều chuẩn mực kế toán quốc tế (như IFRS) và quy định kế toán tại nhiều quốc gia hiện nay không còn cho phép hoặc hạn chế rất nhiều việc áp dụng LIFO do nó có thể làm sai lệch bức tranh tài chính thực của doanh nghiệp.

2.3. Nhược điểm của LIFO

Bên cạnh các ưu điểm trong những tình huống cụ thể, phương pháp LIFO tồn tại những nhược điểm rất lớn và tiềm ẩn nhiều rủi ro, làm hạn chế đáng kể phạm vi ứng dụng của nó trong thực tế quản lý kho hiện đại:

• Nguy cơ cao hàng tồn kho cũ bị ứ đọng, hư hỏng hoặc hết hạn: 

Đây là nhược điểm nghiêm trọng và cố hữu của LIFO. Do hàng mới luôn được ưu tiên xuất trước, các lô hàng cũ hơn có thể bị "chôn" sâu trong kho và không được luân chuyển trong một thời gian rất dài, thậm chí là không bao giờ được xuất ra nếu kho liên tục nhập hàng mới. Điều này dẫn đến rủi ro cực kỳ cao về việc hàng hóa bị hư hỏng do lưu trữ quá lâu, suy giảm chất lượng, hết hạn sử dụng, hoặc trở nên lỗi thời. 

Đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn hoặc yêu cầu phải xoay vòng liên tục, việc lưu trữ theo LIFO gần như chắc chắn sẽ dẫn đến tổn thất. Chính vì lý do này, LIFO hoàn toàn không phù hợp và thường bị cấm áp dụng trong việc quản lý các kho thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, hay bất kỳ ngành hàng nào yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc FIFO hoặc FEFO để đảm bảo chất lượng và an toàn sản phẩm.

• Rủi ro tồn kho lỗi thời ngay cả với hàng không hư hỏng

Ngay cả đối với những loại hàng hóa không dễ bị hư hỏng về mặt vật lý, việc lưu trữ theo LIFO vẫn tiềm ẩn rủi ro chúng trở nên lỗi thời về mặt công nghệ, kiểu dáng hoặc mất giá trị thị trường do nằm kho quá lâu. 

Thí dụ điển hình là các lô linh kiện điện tử cũ; dù không hỏng nhưng model đó có thể trở nên lạc hậu và không còn tương thích với các sản phẩm mới sau nhiều năm bị "chôn" trong kho, trong khi doanh nghiệp liên tục xuất đi các lô hàng mới hơn. Khi đó, lượng tồn kho cũ này trở nên rất khó bán hoặc không thể sử dụng, gây lãng phí tài sản nghiêm trọng.

• Phạm vi ứng dụng rất hạn chế

Từ những nhược điểm trên, có thể thấy phạm vi ứng dụng thực tế của LIFO là rất hẹp. Phương pháp này chủ yếu chỉ thích hợp cho một số ít loại hình kho rất đặc thù, thường là kho chứa các loại nguyên liệu rời, hàng hóa đồng nhất với khối lượng cực lớn và hoàn toàn không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian. 

Trong bối cảnh các chuỗi cung ứng hiện đại ngày càng chú trọng đến tốc độ luân chuyển hàng hóa, tính linh hoạt, giảm thiểu mọi loại rủi ro tồn kho và yêu cầu về truy xuất nguồn gốc, LIFO tỏ ra kém hiệu quả và ít được ưa chuộng.

Thêm vào đó, việc nhiều quốc gia cấm hoặc không công nhận việc sử dụng LIFO trong báo cáo tài chính càng cho thấy đây không phải là một phương pháp quản lý tồn kho mang tính "chuẩn mực" và được chấp nhận rộng rãi như FIFO. Hầu hết các kho hàng thông thường sẽ tìm cách tránh sử dụng phương pháp này.

2.4. Lưu ý khi áp dụng phương pháp LIFO

• Chất lượng hàng hóa phải ổn định: Sản phẩm lưu kho theo LIFO phải là loại không bị suy giảm chất lượng, hư hỏng hay lỗi thời một cách đáng kể theo thời gian lưu trữ.

• Không có yêu cầu về kiểm soát hạn dùng/bảo hành: Loại hàng này không yêu cầu việc quản lý và tuân thủ nghiêm ngặt về hạn sử dụng hay hạn bảo hành.

• Không ảnh hưởng đến truy xuất nguồn gốc theo tiêu chuẩn: Việc xuất hàng mới trước không được gây cản trở hay vi phạm các yêu cầu về truy xuất nguồn gốc lô hàng, đặc biệt nếu doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn như GMP, ISO, hay các quy định pháp lý khác về truy xuất.

Ngay cả khi các điều kiện trên được đáp ứng, một yếu tố cực kỳ quan trọng để giảm thiểu rủi ro cố hữu của LIFO là phải thiết lập và duy trì cơ chế kiểm kê kho định kỳ một cách nghiêm túc. Hoạt động này nhằm mục đích chủ động xác định và xử lý các lô hàng tồn kho cũ có nguy cơ bị ứ đọng quá lâu. 

Doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch để luân chuyển hoặc giải quyết những lô hàng này, tránh để chúng bị "ngủ quên" vô thời hạn trong kho và có thể trở thành hàng hỏng hoặc phế liệu trong tương lai.

3. Phương pháp FEFO

3.1. FEFO là gì?

FEFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “First Expired – First Out”, có nghĩa là “Hết hạn trước – Xuất trước”. Đây là một nguyên tắc quản lý và luân chuyển hàng tồn kho hoàn toàn dựa trên hạn sử dụng (expiry date) của sản phẩm. Có nghĩa là hàng hóa nào có ngày hết hạn gần nhất sẽ được ưu tiên lựa chọn để xuất ra khỏi kho trước tiên, bất kể lô hàng đó được nhập vào kho trước hay sau so với các lô hàng khác cùng loại.

FEFO cũng là lựa chọn bắt buộc cho các kho cần kiểm soát hạn dùng, như: kho GSP (dược), kho HACCP (thực phẩm), kho hóa chất nguy hiểm…

3.2. FEFO khác gì với FIFO?

Điểm mấu chốt để phân biệt FEFO với các phương pháp khác là thời gian nhập kho không phải là yếu tố quyết định thứ tự xuất; thay vào đó, hạn sử dụng mới là tiêu chí ưu tiên hàng đầu. Điều này có nghĩa là trong nhiều trường hợp, FEFO có thể "ghi đè" hoặc được ưu tiên hơn so với FIFO. 

Ví dụ, nếu một lô hàng A nhập kho sau lô hàng B, nhưng lô A lại có hạn sử dụng ngắn hơn lô B, thì theo đúng nguyên tắc FEFO, lô hàng A vẫn phải được xuất kho trước lô hàng B.

3.3. Ưu điểm của FEFO

• Đảm bảo không tồn đọng hàng hết hạn trong kho 

Đây là lợi ích cốt lõi và giá trị nhất của FEFO khi nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ phải hủy bỏ hàng hóa do quá hạn sử dụng. Điều này không chỉ giúp tránh được những tổn thất lớn về mặt kinh tế, đặc biệt với các sản phẩm giá trị cao như dược phẩm hay thực phẩm nhập khẩu số lượng lớn, mà còn bảo vệ uy tín thương hiệu khỏi những sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm. 

Việc tuân thủ "hết hạn trước, xuất trước" cũng là yêu cầu cơ bản, thậm chí bắt buộc trong ngành bán lẻ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người tiêu dùng.

• Đáp ứng các yêu cầu quản lý chất lượng và quy định nghiêm ngặt 

Trong nhiều lĩnh vực, việc áp dụng FEFO không chỉ là lựa chọn tối ưu mà còn là yêu cầu bắt buộc để tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và an toàn sản phẩm. Các tiêu chuẩn quốc tế quan trọng như ISO 22000 hay các bộ nguyên tắc thực hành tốt như GDP/GSP đều nhấn mạnh hoặc yêu cầu rõ ràng việc phải quản lý và luân chuyển hàng tồn kho theo hạn sử dụng.

Do đó, thực hiện đúng FEFO giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành, đồng thời chắc chắn rằng sản phẩm được xuất đi vẫn còn đủ thời hạn sử dụng cần thiết cho các khâu phân phối tiếp theo và cho người dùng cuối, góp phần duy trì chất lượng và trải nghiệm khách hàng.

• Tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động

Khi hàng hóa được luân chuyển hiệu quả theo hạn sử dụng và tránh được tình trạng hết hạn, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được lượng "tồn kho chết" – những sản phẩm không còn khả năng bán hay sử dụng được. 

Việc này trực tiếp giúp tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động, bởi vốn không bị "chôn" vào những tài sản đã mất giá trị. Vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn đồng nghĩa với việc dòng tiền được cải thiện, góp phần nâng cao hiệu quả tài chính chung của doanh nghiệp.

3.4. Nhược điểm của FEFO

Tuy nhiên, việc triển khai và vận hành hệ thống theo nguyên tắc FEFO cũng đặt ra những thách thức và đòi hỏi không nhỏ đối với doanh nghiệp:

• Yêu cầu quản lý phức tạp và có thể cần đầu tư công nghệ 

FEFO đòi hỏi một hệ thống theo dõi cực kỳ chặt chẽ, chi tiết và chính xác đối với hạn sử dụng của từng lô hàng, thậm chí từng đơn vị sản phẩm trong kho. Khối lượng dữ liệu cần quản lý (ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô...) thường lớn hơn đáng kể và phức tạp hơn so với việc chỉ quản lý theo ngày nhập kho như FIFO. 

Việc quản lý thủ công bằng sổ sách hay bảng tính Excel đối với FEFO là rất khó khăn, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn và tốn nhiều công sức, đặc biệt khi quy mô kho và số lượng mặt hàng/lô hàng lớn. Do đó, để triển khai FEFO một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp thường phải đầu tư ứng dụng các hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc phần mềm chuyên dụng có tính năng mạnh mẽ trong việc theo dõi hạn dùng và gợi ý xuất hàng tự động. 

Chi phí đầu tư cho các hệ thống này và việc đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo cũng là một yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng về mặt ngân sách và nguồn lực.

• Đòi hỏi kỷ luật thao tác cao và quy trình vận hành linh hoạt

Việc vận hành kho theo FEFO yêu cầu đội ngũ nhân viên kho phải có kỷ luật rất cao và tuyệt đối tuân thủ các hướng dẫn, chỉ định xuất hàng dựa trên hạn sử dụng. Thách thức có thể nảy sinh trong các tình huống phức tạp, ví dụ như khi lô hàng mới nhập lại có hạn dùng ngắn hơn lô hàng cũ đang tồn kho – nhân viên phải nhận biết được điều này và linh hoạt ưu tiên xuất lô mới này trước, điều này khác với logic FIFO thông thường và dễ gây nhầm lẫn nếu không có sự giám sát hoặc hệ thống hỗ trợ rõ ràng.

Hơn nữa, để tối ưu việc xuất hàng sắp hết hạn, việc sắp xếp vị trí lưu trữ trong kho đôi khi cũng cần phải được điều chỉnh một cách linh hoạt và thường xuyên (ví dụ: chuyển các lô hàng sắp hết hạn ra những vị trí dễ tiếp cận hơn), điều này có thể tạo thêm khối lượng công việc và sự phức tạp cho đội ngũ vận hành kho.

• Không thực sự cần thiết và hiệu quả cho mọi loại hàng hóa

Mặc dù cực kỳ quan trọng đối với hàng có hạn dùng, FEFO lại trở nên không cần thiết và có thể gây lãng phí nguồn lực nếu áp dụng một cách máy móc cho tất cả các loại hàng hóa trong kho. 

Đối với những sản phẩm không có hạn sử dụng rõ ràng hoặc chất lượng hầu như không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, việc áp dụng FEFO không mang lại lợi ích gì khác biệt so với FIFO, nhưng lại tăng thêm gánh nặng quản lý không cần thiết do vẫn phải nhập liệu và theo dõi thông tin hạn dùng. 

Vì vậy, việc lạm dụng FEFO cho những sản phẩm không yêu cầu sẽ gây tốn kém thời gian, công sức và nguồn lực một cách không đáng có.

4. Nên chọn FIFO, LIFO hay FEFO? Cách lựa chọn phù hợp

4.1. Khi nào nên chọn FIFO

FIFO thường là lựa chọn hàng đầu khi quản lý hàng hóa có vòng đời sản phẩm ngắn hoặc trung bình mà chưa đòi hỏi kiểm soát hạn sử dụng quá khắt khe, hoặc các mặt hàng có tốc độ quay vòng thường xuyên (như phụ tùng, linh kiện, bao bì, thành phẩm công nghiệp). 

Đây cũng là phương pháp hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn chủ động giảm lượng hàng tồn kho lâu ngày và nguy cơ lỗi thời. Các kho sản xuất linh kiện, kho bao bì, kho logistics tổng hợp, hay kho thương mại điện tử thường ưu tiên áp dụng FIFO.

4.2. Khi nào nên chọn FEFO

FEFO trở nên thiết yếu và gần như bắt buộc đối với các mặt hàng có hạn sử dụng rõ ràng và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về chất lượng, an toàn. Các ngành như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, dược phẩm, sinh phẩm y tế, hóa chất, thuốc bảo vệ thực vật phải dựa vào FEFO để đảm bảo an toàn sản phẩm. 

Việc áp dụng FEFO cũng là điều kiện cần để đáp ứng các tiêu chuẩn kho vận nghiêm ngặt như GMP, GSP, HACCP, ISO 22000. Nó đóng vai trò không thể thiếu trong việc truy xuất lô hàng, kiểm soát chặt chẽ hạn tồn và phòng tránh các rủi ro khiếu nại hay phải hủy hàng.

4.3. Khi nào nên cân nhắc LIFO

LIFO, với phạm vi ứng dụng hạn chế hơn, chỉ nên được cân nhắc khi hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, và khi điều kiện kho hạn chế về diện tích, buộc phải xếp chồng hàng hóa khiến việc tiếp cận hàng cũ khó khăn. Nó cũng có thể phù hợp với hàng hóa kích thước lớn, khó di chuyển nhiều lần. Các kho thép, gạch, xi măng, ván gỗ, hoặc kho hàng để ngoài trời với cách xếp lớp đơn giản là những ví dụ điển hình.

4.4. Lưu ý quan trọng khi lựa chọn và áp dụng FIFO, LIFO, FEFO

Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là không nhất thiết phải áp dụng cứng nhắc chỉ một phương pháp cho toàn bộ kho. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể, và thường nên, kết hợp linh hoạt các nguyên tắc này theo từng khu vực hoặc nhóm hàng hóa cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ, kho dược phẩm có thể dùng FEFO cho thuốc và FIFO cho vật tư tiêu hao.

Song song đó, dù chọn phương pháp nào, các yếu tố nền tảng vẫn luôn cần được đảm bảo: một layout kho hỗ trợ luồng hàng rõ ràng, hệ thống nhãn mác/mã vạch/QR code phục vụ truy xuất, phần mềm quản lý kho (WMS/ERP) phù hợp khi cần thiết, và quy trình kiểm kê định kỳ để kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch.

Kết luận

Tóm lại, không có một phương pháp luân chuyển tồn kho duy nhất nào là 'tốt nhất' hay 'hoàn hảo' cho mọi tình huống. FIFO, LIFO và FEFO, mỗi phương pháp đều có những ưu thế và hạn chế riêng, và chỉ thực sự phát huy giá trị tối đa khi được áp dụng đúng người, đúng việc, đúng bối cảnh. 

Chìa khóa để lựa chọn phương pháp hiệu quả nằm ở việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố cốt lõi: đặc tính của sản phẩm (hạn sử dụng, tốc độ lỗi thời, sự đồng nhất), các yêu cầu về chất lượng và truy xuất nguồn gốc, cùng với điều kiện vận hành và thiết kế không gian kho thực tế.