11 thách thức khi triển khai WMS và cách khắc phục

1. Vì sao triển khai WMS hay gặp khó khăn?

Việc triển khai một hệ thống quản lý kho WMS thường đòi hỏi sự thay đổi lớn trong quy trình vận hành kho và sự phối hợp của nhiều bộ phận (kho vận, CNTT, kế toán, v.v.). Do đó, không ít doanh nghiệp gặp phải các thách thức và khó khăn trong quá trình này. 

Theo các chuyên gia, triển khai WMS là một quá trình phức tạp và đầy thách thức đối với các nhà quản lý chuỗi cung ứng​. Những khó khăn thường nảy sinh do doanh nghiệp đánh giá chưa đầy đủ phạm vi dự án, chống đối thay đổi từ nhân viên, hoặc do các vấn đề kỹ thuật tích hợp hệ thống. 

Nếu không nhận diện sớm và có giải pháp kịp thời, các thách thức này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến vận hành: từ việc gián đoạn hoạt động kho, sai lệch dữ liệu tồn kho, cho đến trễ đơn hàng và giảm sự hài lòng của khách hàng. 

Chính vì vậy, nhận diện sớm và chủ động khắc phục các trở ngại trong triển khai WMS có ý nghĩa quyết định tới thành công của dự án, giúp doanh nghiệp đảm bảo hệ thống đi vào hoạt động trơn tru và phát huy hiệu quả như mong đợi.

Dưới đây là 11 thách thức lớn nhất thường gặp khi triển khai WMS tại doanh nghiệp và gợi ý cách khắc phục cụ thể cho từng trường hợp:

2. 11 thách thức lớn nhất khi triển khai WMS và cách khắc phục

2.1. Lựa chọn hệ thống WMS phù hợp với doanh nghiệp

Nguyên nhân: Thách thức đầu tiên đến ngay từ giai đoạn tìm kiếm và lựa chọn WMS. Thị trường hiện tại đang có rất nhiều giải pháp với quy mô và tính năng khác nhau,  vì vậy không ít doanh nghiệp cảm thấy khó khăn trong việc xác định phần mềm nào phù hợp nhất.  

Đôi khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ quy trình kho của mình hoặc chưa định hình rõ yêu cầu, dẫn đến chọn phải hệ thống không tương thích. Ngoài ra, áp lực từ quảng cáo hoặc xu hướng thị trường có thể khiến doanh nghiệp vội vàng chọn giải pháp chưa được kiểm chứng cho ngành của mình.

11 thách thức lớn nhất khi triển khai WMS và cách khắc phục

Hậu quả: Nếu chọn sai hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể tốn kém chi phí nhưng hệ thống lại không đáp ứng nhu cầu thực tế. 

Ví dụ, chọn một WMS quá đơn giản cho một kho phức tạp sẽ dẫn đến thiếu chức năng, phải làm nhiều thao tác ngoài hệ thống; ngược lại, chọn hệ thống quá phức tạp khiến nhân viên khó sử dụng, lãng phí tính năng không dùng đến.

Điều này dẫn đến việc là hoạt động kho không được cải thiện, thậm chí gián đoạn do phần mềm không phù hợp, và có thể phải thay thế bằng hệ thống khác, gây lãng phí toàn bộ khoản đầu tư ban đầu.

Cách khắc phục: Trước hết, đánh giá kỹ nhu cầu nội bộ: quy mô kho, số lượng SKU, các quy trình nghiệp vụ đặc thù (như yêu cầu quản lý hạn sử dụng, serial, hoặc tích hợp máy móc tự động nào không). Lập danh sách các tính năng “bắt buộc phải có” và “mong muốn có”. 

Tiếp theo là nghiên cứu thị trường. Hãy tham khảo ý kiến tư vấn độc lập, đọc case study trong cùng ngành để thu hẹp danh sách các phần mềm phù hợp. Doanh nghiệp nên mời 2-3 nhà cung cấp demo giải pháp trên chính dữ liệu hoặc kịch bản của mình để đánh giá mức độ tương thích. 

Trong quá trình đó, cần cân nhắc cả yếu tố chi phí và khả năng mở rộng trong tương lai. Việc lựa chọn sẽ hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp có đội dự án riêng gồm các phòng ban liên quan cùng tham gia đánh giá, đảm bảo chọn đúng WMS phù hợp nhất với thực tiễn và chiến lược phát triển của công ty.

2.2. Đảm bảo độ chính xác của dữ liệu khi chuyển đổi

Nguyên nhân: Dữ liệu là nền tảng của mọi hệ thống WMS. Khi triển khai, doanh nghiệp phải nạp vào hệ thống mới khối lượng lớn dữ liệu về hàng tồn kho, vị trí kệ, mã sản phẩm, v.v. Thách thức nằm ở việc đảm bảo dữ liệu này chính xác và đồng nhất. Nhiều kho hàng trước đây quản lý thủ công hoặc trên Excel có thể có dữ liệu thiếu hoặc sai . 

Việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang WMS mới (data migration) nếu không được làm sạch và kiểm tra sẽ đưa các lỗi dữ liệu cũ vào hệ thống mới.

Hậu quả: Dữ liệu không chính xác sẽ gây sai lệch trong vận hành kho ngay khi go-live. Ví dụ, nếu số lượng tồn không đúng, WMS sẽ tạo đề xuất nhập xuất sai, dẫn tới thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa không kiểm soát. 

Thậm chí, nhân viên mất niềm tin vào hệ thống nếu liên tục thấy số liệu trên WMS không đúng thực tế. Hậu quả lâu dài là thất bại của dự án WMS – hệ thống bị bỏ xó do “số liệu không tin được”. Ngoài ra, dữ liệu lỗi còn có thể làm gián đoạn hoạt động bán hàng (bán nhầm hàng không có trong kho hoặc không bán hàng có sẵn do nghĩ hết tồn).

Đảm bảo độ chính xác dữ liệu khi chuyển đổi cũng là một trong những khó khăn mà nhiều doanh nghiệp đối mặt khi triển khai WMS

Cách khắc phục: Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện một đợt kiểm kê và làm sạch dữ liệu kho. Hãy rà soát các bảng mã (mã sản phẩm, mã kho, vị trí...) và quy chuẩn lại nếu cần (ví dụ: thống nhất đơn vị tính, mã vạch). Đối chiếu tồn kho sổ sách với thực tế để điều chỉnh về đúng trước khi import vào WMS. 

Trong quá trình chuyển dữ liệu, nên chạy thử trên môi trường kiểm thử của WMS và so sánh kết quả để phát hiện chênh lệch. Sau khi chạy thử và điều chỉnh cho khớp, mới tiến hành nhập chính thức vào hệ thống. 

Ngoài ra, huấn luyện nhân viên vận hành quy trình nhập liệu chính xác trên WMS để duy trì tính chính xác sau go-live. Đây là thách thức quen thuộc, do đó nhiều chuyên gia khuyến cáo doanh nghiệp không nên xem nhẹ bước chuẩn bị dữ liệu, thậm chí có kế hoạch riêng cho việc quản lý chất lượng dữ liệu trong dự án WMS​

2.3. Tối ưu hóa bố trí kho và di chuyển trong kho 

Nguyên nhân: Một lợi ích chính của WMS là tối ưu quy trình lấy hàng, cất hàng thông qua việc chỉ dẫn tuyến đường và bố trí kho hợp lý. Tuy nhiên, để làm được điều đó, doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức thiết lập sơ đồ kho và logic di chuyển tối ưu trong hệ thống. 

Nếu kho hàng chưa được đánh địa chỉ (mapping) chi tiết đến từng kệ, ô hoặc cách sắp xếp hiện tại chưa khoa học, WMS khó có thể phát huy tính năng tối ưu lộ trình. Mặt khác, việc cấu hình các thuật toán trong WMS (như chiến lược chọn hàng: lấy theo thứ tự đơn hàng hay theo tuyến đường ngắn nhất, v.v.) đòi hỏi hiểu biết sâu về nghiệp vụ kho. Đây là thách thức đặc thù: đồng bộ giữa phần mềm và thực tế vật lý kho hàng.

Hậu quả: Nếu không giải quyết tốt, WMS sẽ được triển khai nhưng không cải thiện hiệu suất. Nhân viên kho có thể vẫn di chuyển lòng vòng vì kho bố trí chưa hợp lý hoặc hệ thống không hướng dẫn tối ưu. 

Ví dụ, WMS có chức năng gợi ý lộ trình nhưng do dữ liệu vị trí sai hoặc không cập nhật tồn kho theo khu vực, gợi ý đưa ra không hữu ích. 

Kết quả là thời gian thao tác vẫn kéo dài, năng suất không tăng dù có hệ thống mới. Thậm chí, nhân viên có thể bỏ qua hướng dẫn của WMS và quay lại thói quen cũ, làm dự án thất bại trong việc thay đổi quy trình.

Tối ưu hóa bố trí kho và di chuyển trong kho là một trong những thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp đối mặt khi triển khai WMS

Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần tái cấu trúc kho hàng song song với triển khai WMS. Trước hết, xây dựng sơ đồ kho chi tiết: chia kho thành các khu vực, dãy kệ, ngăn kệ và mã hóa chúng. Đảm bảo mọi vị trí lưu trữ đều có mã định danh duy nhất trong hệ thống. 

Tiếp theo, làm việc với chuyên gia WMS để cấu hình các quy tắc sắp xếp và lấy hàng phù hợp: ví dụ, thiết lập khu vực chứa hàng bán chạy gần khu xuất hàng để giảm quãng đường, cấu hình thuật toán WMS ưu tiên lộ trình “ngắn nhất” khi picking. 

Có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 (20% mặt hàng bán chạy chiếm 80% luân chuyển) để bố trí kho hợp lý rồi phản ánh vào WMS. Ngoài ra, đào tạo nhân viên kho tuân thủ chỉ dẫn của hệ thống: ví dụ, đi theo tuyến mà WMS gợi ý trên thiết bị cầm tay. 

Ban đầu có thể có sức ỳ, nhưng bằng cách đo lường và chỉ ra hiệu quả tiết kiệm thời gian khi theo hướng dẫn WMS, dần dần nhân viên sẽ tin tưởng và làm theo. Đây là sự kết hợp giữa cải tiến quy trình vật lý và ứng dụng công nghệ để đạt hiệu quả tối ưu.

2.4. Khó khăn trong việc tích hợp WMS với hệ thống ERP, TMS hiện tại

Nguyên nhân: WMS hiếm khi hoạt động độc lập mà thường cần tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp khác như ERP, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý vận tải (TMS) hoặc các nền tảng thương mại điện tử. Việc tích hợp đảm bảo dữ liệu thông suốt – đơn hàng từ ERP đẩy sang WMS để chuẩn bị hàng, hay số liệu tồn kho từ WMS cập nhật về ERP. 

Thách thức ở đây là khả năng tương thích kỹ thuật giữa các hệ thống: khác biệt về định dạng dữ liệu, API kết nối, và đôi khi hệ thống cũ không có giao diện kết nối hiện đại. Ngoài ra, nếu sử dụng nhiều phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau, việc phối hợp tích hợp trở nên phức tạp (ai chịu trách nhiệm chính?).

Khó khăn trong việc tích hợp WMS với hệ thống ERP, TMS hiện tại

Hậu quả: Tích hợp thất bại hoặc chậm trễ có thể khiến dự án WMS không đạt mục tiêu. Nếu WMS không “giao tiếp” được với hệ thống bán hàng/ERP, nhân viên sẽ phải nhập tay dữ liệu giữa các hệ thống, dễ sai sót và mất thời gian. 

Chẳng hạn, kho xuất hàng xong nhưng không truyền thông tin kịp thời về ERP, dẫn đến bán hàng không nắm được tồn kho để bán tiếp – gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Về lâu dài, thiếu tích hợp khiến dữ liệu kho trở thành “ốc đảo”, lãnh đạo không có cái nhìn tổng thể và có thể nghi ngờ tính hiệu quả của WMS.

Cách khắc phục: Điều quan trọng nhất là lên kế hoạch tích hợp ngay từ đầu dự án. Đầu tiên, xác định rõ những hệ thống nào cần tích hợp và dữ liệu luân chuyển giữa chúng (đơn hàng, phiếu nhập/xuất, danh mục hàng, tồn kho,…). Làm việc với các nhà cung cấp phần mềm liên quan để hiểu khả năng tích hợp (thông qua API, file trung gian CSV, EDI hay công cụ tích hợp iPaaS). 

Nếu WMS mới và ERP cũ khó kết nối, cân nhắc xây dựng module trung gian hoặc nâng cấp ERP thành phiên bản mở hơn. Doanh nghiệp nên thử nghiệm tích hợp ở phạm vi hẹp (ví dụ: lấy vài đơn hàng đẩy qua WMS và ngược lại) trước khi go-live, để tinh chỉnh kịch bản và xử lý lỗi. 

Trong một số trường hợp, có thể triển khai WMS độc lập trước để ổn định vận hành kho, sau đó mới dần kết nối hệ thống khác; nhưng tối ưu nhất vẫn là tích hợp ngay để tránh làm lại nhiều lần. Cuối cùng, cần phân công trách nhiệm rõ ràng: đội kỹ thuật bên nào phụ trách viết API, bên nào hỗ trợ kiểm thử, đảm bảo việc tích hợp suôn sẻ. 

Khi tích hợp thành công, WMS sẽ hoạt động như một phần liền mạch trong hệ thống CNTT doanh nghiệp, phát huy tối đa giá trị.

2.5. Thách thức trong xử lý lượng dữ liệu lớn và hiệu suất hệ thống

Nguyên nhân: Trong các kho hàng lớn hoặc doanh nghiệp có nhiều kho, WMS phải xử lý khối lượng giao dịch rất lớn hàng ngày: hàng chục nghìn dòng nhập xuất, cập nhật tồn kho liên tục, nhiều người dùng thao tác đồng thời. 

Thách thức đặt ra là đảm bảo hệ thống vận hành mượt mà, phản hồi nhanh khi dữ liệu phình to. Nếu hạ tầng máy chủ không đủ mạnh hoặc kiến trúc phần mềm không tối ưu, WMS có thể bị chậm, treo khi tải dữ liệu lớn. Ngoài ra, yêu cầu báo cáo phân tích trên dữ liệu lịch sử nhiều năm cũng đòi hỏi khả năng xử lý dữ liệu lớn (big data).

Hậu quả: Hiệu suất kém sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kho. Nếu thường xuyên xảy ra, năng suất lao động giảm và thậm chí ngừng trệ kho khi WMS bị treo. Mặt khác, quản lý sẽ khó trích xuất kịp thời các báo cáo tồn kho, tuổi hàng tồn, v.v., làm chậm quá trình ra quyết định. 

Lâu dài, người dùng mất niềm tin và có thể quay lại quy trình thủ công ngoài hệ thống để làm việc nhanh hơn, khiến dự án WMS thất bại.

Thách thức trong xử lý lượng dữ liệu lớn và hiệu suất hệ thống

Cách khắc phục: Để tránh vấn đề này, cần đầu tư hạ tầng và kiểm thử hiệu năng cho WMS. Nếu dùng WMS on-premise, hãy đảm bảo máy chủ, cơ sở dữ liệu được cấu hình đáp ứng dư dả so với quy mô dự kiến (CPU, RAM, dung lượng lưu trữ). Với WMS cloud, nên chọn gói dịch vụ phù hợp (ví dụ: số lượng giao dịch tối đa mỗi tháng) và có khả năng tự động mở rộng (auto-scale) khi tải tăng đột biến. 

Trong giai đoạn UAT (kiểm thử chấp nhận), doanh nghiệp nên thực hiện mô phỏng tải: nhập thử một khối lượng đơn lớn hoặc cho nhiều người dùng thao tác đồng thời để xem hệ thống phản ứng ra sao, từ đó tinh chỉnh. Về phần mềm, nếu nhu cầu báo cáo phức tạp, có thể thiết lập kho dữ liệu (data warehouse) riêng để tránh làm chậm hệ thống giao dịch chính. 

Ngoài ra, xây dựng quy tắc lưu trữ dữ liệu: sau một thời gian (ví dụ 1-2 năm), lưu trữ các giao dịch cũ sang nơi khác để WMS chính không phải xử lý cả dữ liệu quá khứ đồ sộ.

2.6. Triển khai dự án kéo dài và vượt tiến độ dự kiến

Nguyên nhân: Triển khai WMS là một dự án phức tạp, bao gồm nhiều bước: khảo sát, cấu hình, tích hợp, đào tạo, chạy thử... Một trong những thách thức thường gặp nhất là dự án bị kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. 

Nguyên nhân có thể do phạm vi dự án thay đổi (bổ sung yêu cầu mới giữa chừng), do nguồn lực không đủ (thiếu nhân sự IT hoặc key user phải kiêm nhiệm nhiều việc), hoặc do các vấn đề bất ngờ (lỗi phần mềm, tích hợp khó khăn). 

Đôi khi kế hoạch ban đầu quá lạc quan, chưa lường hết khối lượng công việc, dẫn đến đặt mốc thời gian không thực tế.

Triển khai dự án kéo dài và vượt tiến độ dự kiến

Hậu quả: Khi dự án kéo dài, hệ lụy đầu tiên là chi phí đội lên (tiền công thêm cho đối tác, chi phí nhân viên làm thêm giờ, v.v.) – tức vượt ngân sách đã duyệt. Thêm vào đó, việc trì hoãn go-live khiến doanh nghiệp chậm thu được lợi ích từ WMS, trong khi vẫn phải duy trì hệ thống cũ song song tốn kém. 

Dự án kéo dài cũng dễ làm giảm động lực của đội ngũ: ban đầu hào hứng, về sau sinh chán nản hoặc mất ưu tiên do công việc thường ngày lấn át. Tệ hơn, kéo dài quá lâu có thể làm ban lãnh đạo mất kiên nhẫn và đánh giá dự án thất bại.

Cách khắc phục: Để giữ dự án đúng tiến độ, cần lập kế hoạch thực tế và quản trị dự án chặt chẽ. Ngay từ đầu, nên xây dựng kế hoạch với mốc thời gian có buffer cho những rủi ro bất ngờ. Xác định rõ phạm vi (scope) và kiểm soát việc thêm yêu cầu mới (nếu phát sinh yêu cầu, cân nhắc làm phase 2 sau go-live thay vì kéo dài phase 1). 

Bổ nhiệm một quản lý dự án (PM) có kinh nghiệm, theo dõi sát sao tiến độ từng hạng mục và điều phối các bên (nội bộ, nhà cung cấp) thông suốt. Thường xuyên họp đánh giá tiến độ (ví dụ hàng tuần) để nhận diện sớm chỗ chậm trễ và có biện pháp bù tiến độ. 

Nếu nguồn lực thiếu, mạnh dạn đề xuất ban lãnh đạo bổ sung nhân sự hoặc ngân sách thuê ngoài hỗ trợ tạm thời, tránh “tiết kiệm” nhân lực mà làm chậm toàn dự án. 

Một cách hiệu quả khác là áp dụng phương pháp triển khai theo từng phần (iterative): thay vì “ôm” tất cả chức năng rồi mới go-live, hãy phân chia triển khai theo module hoặc theo khu vực kho. Triển khai xong phần nào đưa vào sử dụng phần đó sẽ tạo động lực và kinh nghiệm để tiếp tục phần tiếp theo, giảm rủi ro trễ tiến độ toàn cục. 

2.7. Kháng cự thay đổi từ nhân viên

Nguyên nhân: Resistance to change – kháng cự thay đổi – là một trong những thách thức lớn nhất về yếu tố con người khi triển khai WMS. 

Nhân viên kho, thủ kho có thể đã quen làm việc theo cách cũ (sổ sách, Excel) trong nhiều năm, nên khi chuyển sang quy trình mới trên phần mềm sẽ có tâm lý e ngại. Họ lo lắng việc sử dụng hệ thống mới phức tạp, sợ mắc lỗi hoặc thậm chí sợ mất việc nếu hệ thống quá tự động. 

Bên cạnh đó, nhân viên có thể thiếu niềm tin rằng dự án này sẽ thành công (nhất là nếu doanh nghiệp từng triển khai ERP/WMS thất bại trước đó). Văn hóa doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho chuyển đổi số cũng làm tăng sự kháng cự – ví dụ kiểu tư duy “làm tay cho nhanh, máy móc lằng nhằng”.

Kháng cự thay đổi từ nhân viên

Hậu quả: Nếu không vượt qua được sự kháng cự, dự án WMS sẽ gặp nhiều cản trở vô hình. Nhân viên có thể thiếu hợp tác trong quá trình triển khai (không chịu tham gia đào tạo, không góp ý xây dựng quy trình mới). 

Khi go-live, họ có xu hướng bỏ qua hệ thống, tiếp tục làm thủ công hoặc tìm cách “đi đường vòng” để đỡ phải dùng WMS. Điều này dẫn đến dữ liệu trên hệ thống không đầy đủ, sai lệch, khiến ban quản lý không thấy được hiệu quả và có thể cho rằng phần mềm không tốt. 

Về lâu dài, tinh thần tập thể giảm sút, chia rẽ giữa nhóm ủng hộ thay đổi và nhóm chống đối, ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa doanh nghiệp.

Cách khắc phục: Giải pháp tốt nhất là nằm ở quản lý thay đổi (change management) khéo léo. Trước hết, ban lãnh đạo cần truyền thông rõ ràng tầm quan trọng và lợi ích của WMS tới tất cả nhân viên liên quan – cho họ thấy dự án này giúp giảm tải công việc tay chân, giúp công ty phát triển và qua đó mọi người cùng hưởng lợi (ví dụ: giảm tăng ca, thưởng năng suất cao hơn nhờ hiệu quả kho tăng). 

Song song, hãy thu hút sự tham gia của nhân viên kho ngay từ đầu dự án: mời một số nhân viên kỳ cựu làm “key user” đóng góp ý kiến khi thiết kế quy trình trên hệ thống, để họ cảm thấy tiếng nói của mình được trân trọng và hệ thống mới không xa lạ. 

Trong giai đoạn đầu go-live, bố trí hỗ trợ tại chỗ – có người hướng dẫn ngay tại kho để kịp thời giải đáp, giúp nhân viên tự tin hơn. 

Cuối cùng, đừng quên tạo động lực tích cực: khen thưởng những cá nhân tích cực ứng dụng WMS, chia sẻ những “thắng lợi nhỏ” (ví dụ: thời gian kiểm kê giảm một nửa nhờ WMS) để mọi người thấy rõ lợi ích. 

Khi nhân viên hiểu rằng hệ thống mới hỗ trợ chứ không đe dọa họ, sự kháng cự sẽ dần chuyển thành sự chủ động tiếp nhận, bảo đảm dự án thành công.

2.8. Đảm bảo hạ tầng công nghệ – đặc biệt là kết nối Wi-Fi trong kho

Nguyên nhân: Khác với môi trường văn phòng, kho hàng thường rộng và có kết cấu phức tạp (kệ cao, nhiều vách ngăn kim loại) gây thách thức cho việc phủ sóng Wi-Fi ổn định – thứ rất quan trọng để các thiết bị di động (máy quét barcode, tablet cầm tay) kết nối liên tục với hệ thống WMS. 

Nếu doanh nghiệp chưa đầu tư hạ tầng mạng cho kho, hoặc chỉ dùng vài bộ phát Wi-Fi dân dụng, khi triển khai WMS sẽ đối mặt với vấn đề mạng không đủ mạnh: vùng xa trung tâm kho bắt sóng yếu, tín hiệu chập chờn khi có nhiều thiết bị kết nối cùng lúc. Ngoài ra, các thiết bị phần cứng như máy quét, máy in tem… nếu cũ hoặc không tương thích cũng gây trở ngại kỹ thuật.

Hậu quả: Kết nối không ổn định ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm sử dụng WMS của nhân viên. Họ quét mã nhưng máy không cập nhật do rớt mạng, phải quét lại nhiều lần – mất thời gian và dễ bực bội. 

Tệ hơn, nếu thường xuyên mất kết nối, dữ liệu giao dịch có thể bị gián đoạn: ví dụ quét 10 món nhưng hệ thống chỉ nhận 8, gây sai lệch tồn kho và phải dò tìm sửa rất vất vả. 

Cuối cùng, nếu không khắc phục, nhân viên sẽ mất niềm tin vào hệ thống, cho rằng “mạng yếu dùng máy không hiệu quả, thà làm giấy cho chắc”, dẫn đến WMS không được sử dụng đúng mục đích.

Khó khăn trong việc đảm bảo hạ tầng công nghệ – đặc biệt là kết nối Wi-Fi trong kho

Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần coi trọng việc nâng cấp hạ tầng CNTT tại kho trước khi go-live. Trước hết, tiến hành khảo sát sóng Wi-Fi toàn bộ nhà kho: đo cường độ tín hiệu tại mọi khu vực, góc khuất. Từ đó, triển khai đủ số lượng điểm truy cập (AP) và thiết bị phát sóng công suất phù hợp để phủ kín kho, có thể cân nhắc thiết bị chuyên dụng cho môi trường công nghiệp. 

Cấu hình mạng nên tách riêng SSID cho thiết bị kho, tránh dùng chung với mạng văn phòng để đảm bảo băng thông và bảo mật. Ngoài ra, chuẩn bị phương án dự phòng: ví dụ, bộ phát 4G hoặc hệ thống làm việc offline khi mất mạng, để không bị đình trệ khi xảy ra sự cố. 

Song song, đầu tư thiết bị đầu cuối chất lượng: máy quét barcode di động, xe nâng tích hợp máy tính… phù hợp với WMS (được nhà cung cấp khuyến nghị). Trong quá trình chạy thử, hãy kiểm tra kỹ lưỡng: đi vòng quanh kho quét thử để chắc chắn không điểm mù tín hiệu. 

Việc đảm bảo hạ tầng mạng giống như làm đường cho xe WMS chạy – đường tốt thì xe chạy nhanh. Một khi kết nối thông suốt, nhân viên sẽ tin tưởng sử dụng thiết bị di động và WMS, giúp luồng dữ liệu thời gian thực không bị gián đoạn.

2.9. Nguy cơ đội chi phí và vượt ngân sách dự án

Nguyên nhân: Kiểm soát chi phí luôn là thách thức trong các dự án CNTT, và triển khai WMS cũng không ngoại lệ. 

Nguyên nhân khiến chi phí thực tế vượt ngân sách dự kiến thường do ước lượng thiếu chính xác ban đầu (bỏ sót hạng mục chi phí như thiết bị, tích hợp, đào tạo...), phát sinh yêu cầu mới trong quá trình triển khai (mỗi yêu cầu thêm có thể kéo theo chi phí lập trình bổ sung), hoặc do trì hoãn tiến độ khiến chi phí nhân sự tăng. 

Ngoài ra, một số chi phí ẩn như đã đề cập (chi phí cơ hội, tăng ca, v.v.) nếu không tính trước cũng góp phần làm đội chi phí.

Nguy cơ đội chi phí và vượt ngân sách dự án

Hậu quả: Vượt ngân sách có thể khiến dự án bị gián đoạn nếu công ty không duyệt thêm tiền. Thực tế, không ít dự án đang triển khai phải tạm dừng vì chi phí tăng quá mức, cần chờ phê duyệt bổ sung rất mất thời gian. 

Ngay cả khi dự án vẫn tiếp tục, việc chi nhiều hơn dự kiến cũng làm giảm ROI (tỷ suất lợi ích/chi phí) của WMS, gây áp lực lên kết quả kinh doanh. Ban lãnh đạo có thể mất niềm tin vào nhóm dự án vì cho rằng quản lý yếu kém, từ đó ngần ngại đầu tư các dự án CNTT khác trong tương lai.

Cách khắc phục: Bí quyết nằm ở việc lập ngân sách cẩn thận và kiểm soát thay đổi. Trước khi bắt đầu, nhóm dự án nên liệt kê tất cả các hạng mục chi phí có thể có: bản quyền phần mềm, dịch vụ triển khai, phần cứng (máy chủ, thiết bị mạng, thiết bị quét), nhân công nội bộ, chi phí đào tạo, chi phí đi lại (nếu có kho ở nhiều nơi), v.v. 

Tham khảo thêm từ nhà tư vấn hoặc doanh nghiệp từng triển khai để không bỏ sót. Sau đó, dự trù một khoản dự phòng (thường 10-15%) trong ngân sách cho các phát sinh ngoài kế hoạch. 

Trong quá trình triển khai, áp dụng quy trình quản lý thay đổi (change control): bất kỳ yêu cầu thêm nào chưa có trong phạm vi ban đầu phải được phân tích ảnh hưởng chi phí và được phê duyệt bổ sung ngân sách trước khi thực hiện. Đồng thời, theo dõi sát tiến độ và chi tiêu: họp định kỳ về ngân sách, so sánh chi phí thực tế với kế hoạch để phát hiện kịp thời xu hướng vượt chi phí. 

Nếu thấy có dấu hiệu vượt, cần tìm cách tối ưu hoặc cắt giảm ở các hạng mục ít quan trọng hơn, hoặc thương lượng với nhà cung cấp về phạm vi công việc. Cuối cùng, việc hoàn thành dự án đúng tiến độ cũng góp phần giữ chi phí trong ngân sách – do vậy các giải pháp ở mục 6 về quản lý tiến độ cũng gián tiếp giúp kiểm soát chi phí. 

Một kế hoạch hiện thực cùng kỷ luật thực thi tốt sẽ giúp doanh nghiệp không “vung tay quá trán” và đạt được mục tiêu trong khả năng tài chính cho phép

2.10. Thiếu đào tạo bài bản và hỗ trợ người dùng khi vận hành

Nguyên nhân: Nhiều dự án tập trung vào khía cạnh kỹ thuật mà chưa đầu tư đúng mức cho đào tạo người dùng cuối. Thách thức là làm sao để mọi nhân viên liên quan đều sử dụng thành thạo WMS và tuân thủ quy trình mới. 

Nếu kế hoạch đào tạo không đầy đủ (ví dụ: chỉ đào tạo qua loa một lần, tài liệu không có, hoặc bỏ sót ca làm việc), nhân viên sẽ chưa nắm vững cách thao tác trên hệ thống. 

Hơn nữa, sau go-live, giai đoạn đầu thường phát sinh nhiều thắc mắc, nếu thiếu đội hỗ trợ kịp thời (như hotline hỗ trợ, người hỗ trợ tại hiện trường) thì người dùng dễ lúng túng.

Hậu quả: Thiếu kỹ năng sử dụng dẫn đến sai sót khi vận hành: nhập nhầm dữ liệu, thao tác sai quy trình trên WMS gây lỗi hệ thống hoặc làm thông tin bị lệch. Thậm chí, do không được hướng dẫn kỹ, một số người có thể ngại dùng hệ thống, tìm cách làm ngoài để tránh lỗi.

Lâu dần, doanh nghiệp không tận dụng hết tính năng WMS (vì người dùng chỉ dùng rất hạn chế trong khả năng họ biết), dẫn đến hiệu quả đạt được thấp hơn kỳ vọng. Tinh thần nhân viên cũng bị ảnh hưởng: họ cảm thấy bị bỏ rơi sau triển khai, phải tự xoay xở với công cụ mới mà không được hỗ trợ, dễ sinh tâm lý bất mãn.

Thiếu đào tạo bài bản và hỗ trợ người dùng khi vận hành

Cách khắc phục: Chìa khóa là đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ liên tục. Trước khi go-live, tổ chức các khóa đào tạo thực hành cho từng nhóm người dùng theo chức năng. Nên đào tạo theo kiểu cầm tay chỉ việc với dữ liệu mẫu gần gũi, và cho phép họ thực hành trên môi trường thử. 

Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn dạng checklist các bước cho từng nghiệp vụ, có hình ảnh minh họa từ màn hình phần mềm, và phổ biến rộng rãi (dán tại kho, gửi email, nhóm chat hỗ trợ). 

Sau khi triển khai, trong ít nhất 1-2 tuần đầu, cần có đội hỗ trợ tại chỗ hoặc trực tuyến giải đáp nhanh cho người dùng. Ví dụ: lập nhóm chat Zalo giữa đội dự án với nhân viên kho để hỏi đáp nhanh các vướng mắc hàng ngày. Đồng thời, khuyến khích người dùng báo cáo sự cố hoặc góp ý để kịp thời hiệu chỉnh quy trình nếu cần.

Về lâu dài, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình “đào tạo nội bộ”: chọn một số nhân sự làm “siêu người dùng” (superuser), được đào tạo chuyên sâu bởi nhà cung cấp, sau đó những người này sẽ đóng vai trò huấn luyện lại đồng nghiệp mới và hỗ trợ tuyến đầu khi có vấn đề.

Chính sách khen thưởng cũng nên tính đến khía cạnh sử dụng hệ thống (ví dụ: kho nào nhập liệu đầy đủ, ít sai sót sẽ được tuyên dương) để thúc đẩy tinh thần học hỏi sử dụng WMS. Khi người dùng được trang bị kỹ năng và hỗ trợ đầy đủ, họ sẽ vận hành hệ thống tự tin và hiệu quả, giúp WMS phát huy tối đa vai trò.

2.11. Đánh giá hiệu quả WMS sau triển khai không đúng cách

Nguyên nhân: Áp dụng WMS thành công không chỉ là cài phần mềm, mà thường đòi hỏi điều chỉnh lại một số quy trình nghiệp vụ cho phù hợp với hệ thống. Thách thức nảy sinh khi doanh nghiệp giữ nguyên mọi thói quen cũ và kỳ vọng phần mềm phải uốn theo hoàn toàn. 

Thực tế, nhiều doanh nghiệp trước đây không có quy trình chuẩn (ví dụ: xuất kho gấp có thể bỏ qua khâu kiểm, hoặc nhập hàng không dán nhãn ngay), khi đưa WMS vào với các bước chuẩn hóa, sẽ thấy “vướng”. 

Nếu không chịu thay đổi quy trình cho phù hợp với logic của WMS, sẽ xảy ra mâu thuẫn. Ngoài ra, việc tùy chỉnh phần mềm quá mức để đáp ứng quy trình đặc thù cũng là con dao hai lưỡi: tùy chỉnh nhiều vừa tốn kém, vừa có nguy cơ lỗi.

Hậu quả: Quy trình và hệ thống không khớp nhau dẫn đến sự hỗn loạn trong vận hành. Nhân viên có thể làm theo quy trình cũ nhưng lại cố gắng cập nhật vào hệ thống mới, sinh ra dữ liệu sai hoặc WMS báo lỗi liên tục. Ví dụ: theo quy trình cũ, thủ kho có thể xuất hàng rồi mới nhập phiếu sau, nhưng WMS yêu cầu phải tạo lệnh xuất trước rồi mới tiến hành – nếu không tuân thủ, tồn kho sẽ lệch. 

Nếu cố tùy chỉnh phần mềm cho giống hoàn toàn cách làm cũ, có thể tránh thay đổi cho người nhưng lại đánh mất các chuẩn mực tốt mà WMS mang lại, thậm chí tạo ra phiên bản phần mềm lỗi thời, khó nâng cấp. 

Kết cục, doanh nghiệp không đạt được sự cải thiện quy trình nào, WMS chỉ như “bình mới rượu cũ” hoặc tệ hơn là gây rối hơn so với trước.

 Đánh giá hiệu quả WMS sau triển khai không đúng cách

Cách khắc phục: Trước hết, doanh nghiệp cần sẵn sàng tinh thần cải tiến quy trình theo hướng khoa học mà WMS đề xuất. Trong giai đoạn tư vấn giải pháp, hãy cùng nhà cung cấp phân tích từng quy trình kho hiện tại, xác định điểm chưa tối ưu và hiệu chỉnh lại cho phù hợp với mô hình chuẩn của hệ thống. Những quy trình tốt thì giữ, cái chưa phù hợp thì mạnh dạn thay đổi – coi dự án như cơ hội tái cấu trúc quy trình kho theo best practices. 

Khi thiết kế hệ thống, hạn chế tối đa việc sửa code nếu có thể giải quyết bằng cách đổi quy trình hoặc sử dụng tính năng sẵn có. Tất nhiên, với một số yêu cầu đặc thù quan trọng (ví dụ: quy định ngành bắt buộc), có thể tùy chỉnh nhưng phải được quản lý chặt và kiểm thử kỹ. 

Sau triển khai, cần cập nhật lại các tài liệu quy trình làm việc để phản ánh đúng cách thức vận hành với WMS, đảm bảo mọi người thống nhất làm theo. Đồng thời, liên tục thu thập phản hồi: nếu phần mềm có điểm không phù hợp thực tế, đánh giá xem nên tùy chỉnh hay thay đổi cách làm để dung hòa, tránh thái cực “phần mềm phải theo quy trình cũ 100%”. 

Tóm lại, con người và hệ thống cần gặp nhau ở giữa: doanh nghiệp linh hoạt thay đổi quy trình theo chuẩn mực WMS, còn WMS cũng được cấu hình (hoặc chỉnh nhẹ) để phục vụ tốt nhất nghiệp vụ đặc thù. Sự đồng bộ này sẽ giúp vận hành trơn tru và tận dụng được sức mạnh của hệ thống mới.

Kết luận

Triển khai hệ thống WMS không chỉ là việc áp dụng một công nghệ mới, mà còn là một quá trình chuyển đổi toàn diện trong cách thức quản lý và vận hành kho bãi. Bằng cách nắm bắt kỹ các thách thức khi triển khai WMS, chuẩn bị kế hoạch chi tiết và áp dụng những giải pháp linh hoạt, doanh nghiệp có thể biến những khó khăn thành cơ hội để nâng cao năng lực cạnh tranh.