Cách KEEPWELL WMS quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả

1. Vai trò của hệ thống WMS trong việc quản lý kho hàng trong logistics

WMS không chỉ là một công cụ theo dõi hàng tồn kho mà còn là một nền tảng quản lý toàn diện, điều phối các quy trình từ khi hàng hóa nhập kho đến khi xuất kho, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và năng suất trong mọi hoạt động.

Hệ thống đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc giải quyết các thách thức cốt lõi mà hoạt động quản lý kho hàng trong logistics thường xuyên đối mặt. Dưới đây là một số vai trò của WMS trong việc quản lý kho hàng logistics: 

1.1. Quản lý quy trình kho hàng diễn ra trơn tru và hiệu quả 

WMS đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra một quy trình kho hàng trơn tru và hiệu quả bằng cách chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình, từ đó tối ưu hóa luồng công việc và giảm thiểu các nút thắt. Hệ thống không chỉ nâng cao hiệu suất và năng suất thông qua việc tối ưu hóa sử dụng không gian, nguồn lực và thiết bị, mà còn giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác bằng cách sử dụng các công nghệ như barcode và RFID. 

WMS còn cải thiện khả năng quản lý và kiểm soát bằng cách cung cấp thông tin tồn kho chính xác theo thời gian thực và các công cụ báo cáo chi tiết, đồng thời tăng cường khả năng đáp ứng và linh hoạt của kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý các yêu cầu đa dạng và thích ứng với sự thay đổi một cách hiệu quả

1.2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

WMS cung cấp khả năng quản lý tồn kho mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp duy trì thông tin tồn kho chính xác và cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống theo dõi chi tiết số lượng, vị trí và trạng thái của từng mặt hàng, đồng thời quản lý thông tin theo lô, số sê-ri và hạn sử dụng, giúp đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định. 

WMS cũng hỗ trợ các hoạt động kiểm kê, cho phép thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu gián đoạn hoạt động kho. Ngoài ra, WMS tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ bằng cách cung cấp thông tin về bố trí kho và đề xuất các phương án sắp xếp hiệu quả.  

1.3. Quản lý nguồn lực

WMS không chỉ quản lý hàng hóa mà còn hỗ trợ quản lý nguồn lực trong kho. Hệ thống giúp phân công công việc cho nhân viên kho một cách hợp lý, theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của họ, từ đó nâng cao năng suất lao động. WMS cũng có thể hỗ trợ quản lý và lên kế hoạch bảo trì cho các thiết bị trong kho như xe nâng và băng chuyền, đảm bảo hoạt động liên tục và giảm thiểu thời gian chết.  

2. Giới thiệu giải pháp quản lý kho trong logistics KEEPWELL WMS

KEEPWELL WMS là giải pháp quản lý kho toàn diện, được tạo ra từ sự kết hợp độc đáo giữa kinh nghiệm chuyên sâu về logistics của TKSolution và năng lực công nghệ phần mềm hàng đầu của AMIT GROUP. Giải pháp này không chỉ tối ưu hóa các quy trình kho hàng cốt lõi mà còn cung cấp các công cụ quản lý, báo cáo mạnh mẽ và khả năng bảo mật tuyệt đối. 

Mục tiêu của KEEPWELL WMS là hỗ trợ các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kho, giảm thiểu chi phí, tăng cường độ chính xác và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống còn được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp sản xuất và thương mại điện tử, với các loại hình kho từ trung tâm phân phối lớn đến kho hàng chuyên dụng.

Do đó, với KEEPWELL WMS, doanh nghiệp có thể tự tin quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

3. Cách KEEPWELL WMS quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả và chính xác

3.1. Dữ liệu tồn kho chính xác 99%

Độ chính xác cao (lên đến 99%) của dữ liệu tồn kho là một trong những điểm nổi bật quan trọng nhất của KEEPWELL WMS, đóng vai trò nền tảng cho mọi hoạt động quản lý kho. Vậy, hãy cùng tìm hiểu làm thế nào mà hệ thống có thể làm được điều đó!

3.1.1. Ghi nhận và kiểm soát mọi giao dịch

KEEPWELL WMS nổi bật với khả năng ghi nhận và kiểm soát mọi giao dịch trong kho một cách toàn diện. Hệ thống tự động và lưu trữ chi tiết mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa, bao gồm hơn 17 loại hình giao dịch khác nhau như nhập hàng, xuất hàng, di chuyển vị trí (putaway, replenishment, transfer), điều chỉnh tồn kho, khóa/mở hàng hóa,... 

Nhờ việc ghi nhận tỉ mỉ này, người dùng có thể dễ dàng truy xuất thông tin về nguồn gốc và lịch sử của từng đơn vị hàng hóa, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc xác minh và giải quyết các sai lệch có thể xảy ra.

3.1.2. Báo cáo tồn kho real-time và minh bạch

• Báo cáo đa chiều

KEEPWELL WMS cung cấp đa dạng các báo cáo tồn kho theo thời gian thực và dưới nhiều góc độ khác nhau, bao gồm tồn kho hiện tại (onhand), tồn kho khả dụng, tồn kho bị khóa, tuổi tồn kho, lịch sử xuất nhập,.. Qua đó, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình hình kho hàng chính xác và thực hiện đối chiếu, kiểm tra vào bất kỳ thời điểm nào.

• Cung cấp sơ đồ kho thực tế

Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ hiển thị tồn kho theo sơ đồ kho thực tế một cách trực quan. Với sơ đồ này, doanh nghiệp dễ dàng nhận biết các vị trí trống, vị trí có hàng, và tỷ lệ sử dụng không gian kho. Báo cáo cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng, và nâng cao hiệu suất vận hành tổng thể.

3.2. Hỗ trợ Barcode và Mobile Apps 

Trong quy trình vận hành, nhân viên kho sử dụng các thiết bị di động để thực hiện công việc hàng ngày, thay thế cho việc dùng giấy tờ hoặc nhập liệu thủ công. Mọi thao tác quét mã vạch và xác nhận trên ứng dụng di động sẽ được cập nhật trực tiếp và ngay lập tức vào hệ thống KEEPWELL WMS trung tâm, đảm bảo dữ liệu về tồn kho, vị trí và trạng thái đơn hàng luôn phản ánh đúng tình hình thực tế tại kho (real-time). 

Qua đó, các lệnh công việc (nhận hàng, cất hàng, soạn hàng...) và việc xác nhận hoàn thành đều được thực hiện trực tiếp trên ứng dụng di động, giúp loại bỏ hoặc giảm đáng kể việc in ấn, luân chuyển và lưu trữ các loại phiếu, chứng từ giấy trong kho. 

Đồng thời, ứng dụng di động cũng cung cấp hướng dẫn công việc rõ ràng, từng bước cho nhân viên, thao tác nhanh chóng và đơn giản hóa nhờ việc quét mã vạch thay vì ghi chép hoặc tìm kiếm thông tin thủ công, giảm thời gian chết và thời gian di chuyển không cần thiết, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động chung của kho.

3.3. Cung cấp báo cáo và KPI chi tiết, minh bạch

Sau khi thu thập dữ liệu thô, KEEPWELL WMS sẽ tự động xử lý và tính toán các chỉ số hiệu suất chính (KPI) dựa trên các công thức và tiêu chí được định nghĩa trước. Các KPI và dữ liệu phân tích này được trình bày dưới dạng báo cáo chi tiết và dashboard trực quan, cho phép người dùng xem tổng quan hoặc phân tích chi tiết, cũng như lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí như thời gian, nhân viên, loại hàng hóa, v.v.

Những số liệu định lượng không chỉ giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất của kho ở từng quy trình và hiệu quả làm việc của từng nhân viên mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định về quy trình và phân bổ nguồn lực. 

Ngoài ra, việc phân tích các KPI về thời gian cũng sẽ giúp doanh nghiệp xác định các khâu hoạt động kém hiệu quả, gây chậm trễ, đồng thời cho phép lập kế hoạch nhân sự và phân bổ công việc hiệu quả hơn, đặc biệt trong giờ cao điểm.

3.4. Chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình vận hành kho

Nhằm đảm bảo một luồng công việc có hệ thống và mọi hoạt động đều diễn ra chính xác, KEEPWELL WMS chia quy trình vận hành kho thành các công đoạn lớn, bao gồm: nhận hàng, cất hàng, quản lý hàng tồn, lấy hàng và giao hàng. Mỗi công đoạn được xác định rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và thực hiện công việc theo đúng thứ tự. 

Quan trọng hơn, ở mỗi công đoạn, hệ thống không chỉ cung cấp hướng dẫn cụ thể và các giấy tờ liên quan, mà còn áp dụng công nghệ và các quy tắc kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính đồng bộ trong mọi thao tác. Nhờ đó, sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân được giảm thiểu, và tính ổn định của quy trình được nâng cao.

Ngoài ra, hệ thống còn giải quyết hiệu quả nhiều bài toán vận hành kho, bao gồm: 

• Không gian kho và thời gian tìm vị trí cất hàng có đang bị lãng phí do sắp xếp thủ công và thiếu logic?

• Không gian kho và thời gian tìm vị trí cất hàng có đang bị lãng phí do sắp xếp thủ công và thiếu logic?

• Việc truy vết nguồn gốc sản phẩm/lô hàng khi có sự cố hoặc yêu cầu từ khách hàng/cơ quan quản lý có gây khó khăn và tốn thời gian?

• Cách bố trí kho (layout) hiện tại có đang không được chuẩn hóa, dẫn đến quy trình vận hành lộn xộn và đường đi không tối ưu?

• Gặp rủi ro tổn thất do hàng hóa bị hết hạn sử dụng trong kho mà không được phát hiện kịp thời?

• Có khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu phức tạp của khách hàng về hạn sử dụng còn lại của sản phẩm khi giao hàng (Shelf-life)?

• Năng suất soạn hàng hiện tại có thấp, không đáp ứng được khối lượng lớn và áp lực thời gian của các đơn hàng B2B?

Thông qua việc giải quyết 20 bài toán vận hành cơ bản, hệ thống giúp các quy trình kho diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.

3.5. Hệ thống hóa tri thức và đảm bảo tính kế thừa trong quản lý kho 

Thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm chủ quan của một cá nhân, Keepwell WMS sẽ hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu và kinh nghiệm vận hành thành các luồng công việc chuẩn hóa (business flow) và tài liệu hướng dẫn chi tiết, phù hợp với từng mô hình kho, từng tình huống xử lý cụ thể – tất cả đều được tích hợp ngay trên phần mềm.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xem lại lịch sử làm việc khi cần, đồng thời có một kho dữ liệu quý giá để phân tích, cải thiện quy trình và rút kinh nghiệm cho tương lai.

Việc đào tạo nhân viên mới cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều. Với quy trình rõ ràng và hướng dẫn đầy đủ, nhân viên mới chỉ mất một thời gian ngắn để làm quen và thực hiện đúng công việc:

• Nhân viên lấy hàng: khoảng 1 giờ.

• Nhân viên nhập liệu: khoảng 1 ngày.

• Tài xế xe nâng: khoảng 1 giờ.

• Nhân viên kiểm hàng: khoảng 4 giờ.

Điều này giúp việc chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn khi có người cũ nghỉ việc.

Ngoài ra, Keepwell WMS còn tự động sao lưu dữ liệu mỗi ngày, đảm bảo mọi thông tin và lịch sử giao dịch của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn, ngay cả khi có sự cố như hỏng máy tính, mất điện hoặc thiên tai.

3.6. Linh hoạt & khả năng tùy chỉnh cao

• Dễ dàng mở rộng

Nhờ khả năng lưu trữ tri thức vận hành một cách toàn diện và có hệ thống, KEEPWELL WMS cho phép doanh nghiệp linh hoạt mở rộng quy mô hoạt động và ứng phó nhanh chóng với những thời điểm cao điểm hoặc khi nhu cầu tăng đột biến, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của chuỗi cung ứng.

• Khả năng tùy chỉnh cao

Với lợi thế sở hữu và kiểm soát 100% source code, KEEPWELL WMS không chỉ dễ dàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc mở rộng quy mô mà còn cho phép tùy chỉnh các tính năng một cách nhanh chóng và linh hoạt, đáp ứng các yêu cầu thay đổi của thị trường.

Ngoài ra, KEEPWELL WMS còn được thiết kế để đặc biệt tùy chỉnh và xử lý các yêu cầu đặc thù của từng loại hình kho và ngành hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp. 

3.7. Khả năng tích hợp đa dạng và mạnh mẽ

KEEPWELL WMS nổi bật với khả năng tích hợp mạnh mẽ, được xây dựng trên kinh nghiệm thực tế và hỗ trợ nhiều phương thức kết nối khác nhau. Điều này cho phép hệ thống hoạt động hiệu quả trong các môi trường doanh nghiệp phức tạp, đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt và tối ưu hóa quy trình vận hành kho.

• Kinh nghiệm tích hợp thực tế và đáng tin cậy

KEEPWELL có bề dày kinh nghiệm với hơn 20 dự án tích hợp đã triển khai thành công. Kinh nghiệm này được tích lũy qua việc hợp tác với nhiều khách hàng lớn, các tập đoàn thuộc đa dạng ngành nghề:  Coop mart, Lộc Trời, Thiên Long…

Sự đa dạng về khách hàng và dự án chứng tỏ khả năng thích ứng và tính ổn định của hệ thống trong các tình huống thực tế.  

• Phạm vi tích hợp rộng rãi

KEEPWELL WMS có khả năng kết nối với nhiều loại phần mềm và hệ thống khác nhau, phổ biến trong hoạt động doanh nghiệp:  

• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)  

• Hệ thống quản lý bán hàng / đơn hàng (Sales / OMS)  

• Hệ thống quản lý vận tải (TMS)  

• Các hệ thống chuyên dụng khác như GPS  

Điều này đảm bảo rằng WMS có thể trở thành một phần không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng CNTT của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ đa dạng phương thức tích hợp

Để đảm bảo tính linh hoạt và tương thích tối đa, hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức/công nghệ tích hợp phổ biến:

• API (Application Programming Interface): Phương thức hiện đại, cho phép tương tác và trao đổi dữ liệu gần như thời gian thực.

• Web Service: Một phương thức phổ biến khác cho việc giao tiếp giữa các ứng dụng qua mạng.

• EDI (Electronic Data Interchange): Chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử phổ biến giữa các đối tác thương mại.

• Trao đổi File: Hỗ trợ đọc/ghi dữ liệu qua các định dạng file thông dụng như Excel, XML, JSON thông qua các kênh như SFTP (Secure File Transfer Protocol).

• Mail: Có thể sử dụng cho các nhu cầu thông báo hoặc trao đổi dữ liệu đơn giản.

Sự đa dạng này cho phép doanh nghiệp lựa chọn phương thức phù hợp nhất với hệ thống hiện có và yêu cầu cụ thể.

• Cung cấp các hàm/giao diện tích hợp cụ thể

KEEPWELL WMS cung cấp các hàm (API) và cơ chế webhook được định nghĩa sẵn cho các quy trình nghiệp vụ quan trọng, giúp việc tích hợp trở nên dễ dàng và chuẩn hóa hơn. Ví dụ:  

• Đồng bộ thông tin đơn hàng bán (Get SO)  

• Tạo, cập nhật, hủy đơn giao hàng (Create/Update/Cancel DO)  

• Lấy thông tin đơn giao hàng (Get DO Information)  

• Gửi thông báo khi đã nhận hàng (Good Receipt - Webhook)  

• Cập nhật trạng thái khi đã giao hàng (Shipped DO, Change DO Delivery status - Webhook)  

• Gửi bằng chứng giao hàng (Send POD)  

• Trao đổi các tài liệu điện tử liên quan (COA, DP, IV9...)  

Các hàm này giúp đơn giản hóa quá trình tích hợp và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

3.8. Quản lý đa kho, đa chủ cửa hàng

KEEPWELL WMS cho phép người quản trị định nghĩa và cấu hình thông tin chi tiết cho nhiều kho hàng vật lý khác nhau trong cùng một hệ thống. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ định nghĩa thông tin cho nhiều chủ hàng (khách hàng) khác nhau, mỗi chủ hàng có thể có hàng hóa lưu trữ tại một hoặc nhiều kho trong hệ thống.

Điểm cốt lõi của tính năng này là khả năng phân quyền truy cập và thao tác dữ liệu một cách chi tiết và hiệu quả. Hệ thống đảm bảo rằng mỗi người dùng (user) khi đăng nhập vào WMS sẽ chỉ nhìn thấy và làm việc được với dữ liệu thuộc phạm vi được cấp phép của họ. 

Ví dụ: nhân viên của chủ hàng A chỉ có thể xem và thao tác trên dữ liệu hàng hóa của chủ hàng A, trong khi nhân viên quản lý kho X chỉ có thể xem và thao tác trên dữ liệu vận hành của kho X (có thể bao gồm hàng của nhiều chủ hàng nếu được phép). 

Tiếp đến, dựa trên việc định nghĩa kho, chủ hàng và phân quyền, KEEPWELL WMS sẽ tách biệt các vùng dữ liệu một cách logic, giúp việc quản lý trở nên rõ ràng và có tổ chức.

Đặc biệt, mặc dù dữ liệu được phân tách cho người dùng cấp dưới nhưng KEEPWELL WMS vẫn cho phép cấp quản lý cấp cao (ví dụ: ban giám đốc công ty 3PL, quản lý chuỗi cung ứng của tập đoàn) có thể xem báo cáo và số liệu tổng hợp từ nhiều kho, nhiều chủ hàng một cách nhanh chóng và tức thời. Khả năng này loại bỏ việc phải tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều nguồn khác nhau, giúp việc ra quyết định trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

3.9. Đảm bảo chất lượng vận hành theo chuẩn quốc tế

Không chỉ dừng lại ở các giải pháp quản lý kho hàng chuyên sâu, KEEPWELL WMS còn mang đến sự cam kết mạnh mẽ về quy trình quản lý chất lượng và an toàn thông tin, đảm bảo giải pháp không chỉ hiệu quả về mặt nghiệp vụ mà còn ổn định, bảo mật và đáng tin cậy trong vận hành.

Việc áp dụng và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế trong quá trình phát triển, triển khai và hỗ trợ là một minh chứng cho cam kết này. Cụ thể, điều này được thể hiện qua việc KEEPWELL WMS đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt của:

• ISO 9001:2015: Tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống Quản lý Chất lượng, đảm bảo sản phẩm và dịch vụ được cung cấp một cách nhất quán, đáp ứng yêu cầu khách hàng và các quy định hiện hành.

• ISO/IEC 27001:2013: Tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống Quản lý An toàn Thông tin, đảm bảo dữ liệu của khách hàng được bảo vệ một cách hệ thống và toàn diện, giảm thiểu rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin.

➡️ Tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý kho KEEPWELL WMS và những case studies mà KEEPWELL WMS đã triển khai

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách KEEPWELL WMS có thể tối ưu hóa toàn diện hoạt động kho của bạn, từ quản lý tồn kho đến tích hợp hệ thống, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.

Thông tin liên hệ: 

📩 Email: contact@keepwell.one 

📞 Hotline: 0911.000.028 

Tham khảo thêm 

• Đâu là những khoản chi phí cần lưu ý khi triển khai WMS?

• Review top phần mềm quản lý kho được nhiều doanh nghiệp tin dùng

• Top 12+ phần mềm quản lý kho sản xuất tốt nhất trên thị trường