Top 9+ phần mềm quản lý kho dược uy tín hiện nay

1. Phần mềm quản lý kho dược là gì?

1.1. Định nghĩa về phần mềm quản lý kho dược

Phần mềm quản lý kho dược là một hệ thống phần mềm chuyên biệt được thiết kế để quản lý toàn diện hoạt động nhập - xuất - tồn và kiểm soát chất lượng dược phẩm trong kho dược của các bệnh viện, nhà thuốc, công ty dược phẩm, trung tâm phân phối dược.

Mục tiêu chính của phần mềm quản lý kho dược:

• Đảm bảo quản lý chặt chẽ theo từng lô, hạn dùng, số đăng ký của thuốc

• Tuân thủ đúng quy định của Bộ Y tế về quản lý dược

• Giảm thiểu thất thoát, sai sót, giúp tối ưu tồn kho

• Hỗ trợ kiểm kê, truy xuất nguồn gốc thuốc nhanh chóng, chính xác

1.2. Đâu là những doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý kho dược

Phần mềm quản lý kho dược là một công cụ vô cùng cần thiết dành cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dược phẩm, bao gồm:

• Công ty sản xuất thuốc (cần quản lý nguyên liệu, thành phẩm)

• Nhà phân phối dược phẩm (kiểm soát hàng tồn, hạn sử dụng)

• Bệnh viện, phòng khám (quản lý thuốc, vật tư y tế)

• Nhà thuốc, chuỗi pharmacy (theo dõi xuất nhập tồn tự động)

• Công ty nhập khẩu thuốc (tuân thủ GSP, truy xuất nguồn gốc)

2. Tại sao doanh nghiệp dược cần phần mềm quản lý kho thuốc?

2.1. Đặc thù phức tạp của kho dược

Kho dược không đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa thông thường mà là một hệ thống đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của ngành dược. Khác với kho hàng thông thường, kho dược phải đảm bảo điều kiện bảo quản đặc biệt như nhiệt độ (2-8°C cho vaccine, dưới 25°C cho thuốc thông thường), độ ẩm (thường dưới 65%), và ánh sáng (tránh tiếp xúc trực tiếp). 

Mỗi lô thuốc đều cần được theo dõi chi tiết về hạn sử dụng, số lô, ngày sản xuất, đồng thời tuân thủ nguyên tắc FIFO hoặc FEFO để tránh lãng phí. Ngoài ra, các quy định nghiêm ngặt như GSP (Good Storage Practice) và GDP (Good Distribution Practice) yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống truy xuất nguồn gốc nhanh chóng, đặc biệt khi có yêu cầu thu hồi sản phẩm. 

Chỉ một sai sót nhỏ trong quản lý cũng có thể dẫn đến vi phạm pháp luật, thu hồi giấy phép của doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe người tiêu dùng.

2.2. Những khó khăn khi quản lý thủ công kho dược

Quản lý kho dược theo phương pháp thủ công truyền thống đang trở thành "nút thắt" khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Việc ghi chép bằng sổ sách hoặc Excel dễ dẫn đến sai sót trong nhập xuất, nhầm lẫn giữa các lô thuốc có hạn sử dụng gần nhau. 

Đồng thời, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm thủ công khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời các biến động, dẫn đến giảm chất lượng thuốc, thậm chí hỏng hàng loạt. Bên cạnh đó, việc kiểm kê hàng tồn thủ công tốn nhiều thời gian, gây ra chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế, gây khó khăn cho công tác dự trù và đặt hàng. 

Đặc biệt, khi có sự cố (như thu hồi thuốc), doanh nghiệp không thể truy xuất nhanh thông tin lô hàng, có thể làm chậm trễ việc xử lý và rủi ro pháp lý cao. Các báo cáo thủ công cũng khiến doanh nghiệp lãng phí nhân lực và khó đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm định từ cơ quan chức năng. 

Chính những hạn chế này khiến phần mềm quản lý kho thuốc trở thành giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.

3. Những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý kho dược

Dưới đây là một số tính năng quan trọng nhất trong một phần mềm quản lý kho dược: 

3.1. Quản lý theo lô - hạn sử dụng - hoạt chất

Phần mềm quản lý kho thuốc cung cấp các tính năng như quản lý theo lô - hạn sử dụng - hoạt chất. Điều này cho phép quản lý chi tiết từng lô thuốc với đầy đủ thông tin, giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng, tránh nhầm lẫn giữa các lô thuốc có thành phần tương tự.

3.2. Cảnh báo tự động thuốc sắp hết hạn

Hệ thống phải được trang bị cơ chế cảnh báo thông minh nhằm giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác quản lý thuốc sắp hết hạn. Phần mềm tự động gửi thông báo qua email hoặc SMS khi phát hiện các lô thuốc còn 3-6 tháng đến hạn sử dụng, các thuốc đã quá hạn nhưng chưa được xử lý, hoặc khi lượng tồn kho của một lô thuốc nào đó sắp đạt mức tối thiểu cần bổ sung. 

Tính năng này giúp giảm tới 80% nguy cơ tồn kho quá hạn sử dụng, đồng thời tối ưu hóa vòng quay hàng hóa và nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp. Nhờ đó, các nhà thuốc và công ty dược có thể chủ động trong việc điều phối và sử dụng thuốc hợp lý.

3.3. Hỗ trợ quản lý theo danh mục Bộ Y tế (Dược chất, số đăng ký, dạng bào chế)

Phần mềm được tích hợp sẵn danh mục thuốc - dược chất theo quy định của Bộ Y tế, bao gồm đầy đủ thông tin về số đăng ký lưu hành, dạng bào chế (viên nén, dung dịch tiêm, kem bôi...), và phân loại thuốc (thuốc kê đơn, OTC, thuốc độc...). 

Tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP), mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian trong công tác nhập liệu và tra cứu thông tin. 

Đặc biệt, khi có cập nhật mới từ Bộ Y tế, hệ thống sẽ tự động đồng bộ hóa giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định hiện hành.

3.4. Truy xuất lịch sử xuất - nhập từng lô

Với tính năng truy xuất lịch sử chi tiết, người dùng chỉ cần nhập số lô để hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin bao gồm: thời gian nhập kho ban đầu, số lượng nhập, các lần xuất/nhập điều chỉnh sau đó, cũng như thông tin về đơn vị/khách hàng đã nhận hàng. 

Hệ thống này đặc biệt quan trọng trong các tình huống cần thu hồi thuốc hoặc giải quyết khiếu nại, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định phạm vi ảnh hưởng và có biện pháp xử lý kịp thời. Hơn nữa, lịch sử xuất nhập chi tiết còn là cơ sở quan trọng cho công tác kiểm kê, đối chiếu và báo cáo định kỳ.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho thuốc phù hợp

Để lựa chọn được phần mềm quản lý kho thuốc phù hợp, đặc biệt đối với các kho dược quy mô lớn, doanh nghiệp cần ưu tiên những giải pháp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí chuyên sâu về nghiệp vụ và tính pháp lý trong lĩnh vực dược phẩm dưới đây: 

5.1. Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý dược và tích hợp hệ thống

Một tiêu chí quan trọng khác là khả năng đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quản lý dược phẩm và dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như HIS, ERP, hoặc phần mềm kế toán. Việc liên kết dữ liệu liên thông giữa các bộ phận giúp quản lý toàn bộ quy trình nhập - xuất - tồn kho thuốc hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác, minh bạch khi phục vụ kiểm tra, thanh tra y tế.

5.2. Báo cáo đa dạng, hỗ trợ kiểm kê và thanh tra

Phần mềm cũng cần được trang bị hệ thống báo cáo đa dạng, chính xác và dễ dàng tùy biến theo yêu cầu quản lý hoặc phục vụ kiểm kê định kỳ. Đặc biệt, các báo cáo cần tổng hợp đầy đủ theo từng lô, hạn sử dụng, hoạt chất và số đăng ký, giúp kho dược sẵn sàng khi có thanh tra từ các cơ quan chức năng.

5.3. Phân quyền người dùng chặt chẽ, bảo mật cao

Cuối cùng, yếu tố bảo mật và phân quyền người dùng chặt chẽ là tiêu chí không thể thiếu. Phần mềm phải cho phép phân quyền đến từng chức năng, từng thao tác cụ thể của từng vị trí người dùng, đồng thời ghi nhận lịch sử thao tác để truy xuất khi cần thiết. Hệ thống cũng cần đảm bảo an toàn dữ liệu với các công nghệ bảo mật hiện đại như mã hóa AES-256, xác thực hai lớp (2FA), lưu trữ dữ liệu đám mây hoặc server riêng theo nhu cầu doanh nghiệp.

6. Top 9 phần mềm quản lý kho dược uy tín hiện nay

6.1. Phần mềm quản lý nhà thuốc KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý nhà thuốc nổi bật với giao diện đơn giản, thân thiện, phù hợp với cả những người không am hiểu nhiều về công nghệ. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý bán hàng, kho thuốc và công nợ khách hàng. 

Điểm cộng lớn của KiotViet là tích hợp in tem nhãn, hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống, giúp nhà thuốc chuyên nghiệp hóa quy trình bán hàng. Ngoài ra, với app mobile tiện lợi, người dùng có thể quản lý mọi hoạt động của nhà thuốc mọi lúc, mọi nơi.

• Dùng thử miễn phí 7 ngày, sau đó gói trả phí chỉ từ 6.000đ/ngày

• Phù hợp với nhà thuốc vừa và nhỏ hoặc chuỗi pharmacy quy mô nhỏ.

6.2. Phần mềm quản lý nhà thuốc VNPT Pharmacy

Được phát triển bởi tập đoàn VNPT, phần mềm VNPT Pharmacy mang đến độ ổn định cao và khả năng vận hành mượt mà. Đặc biệt, phần mềm tuân thủ đầy đủ các quy định GPP trong ngành dược, giúp nhà thuốc dễ dàng vượt qua các kỳ kiểm tra, thanh tra. 

Hệ thống còn hỗ trợ báo cáo doanh thu và tồn kho tự động, giúp nhà quản lý chủ động nắm bắt tình hình kinh doanh.

• Gói cơ bản từ 100.000đ/tháng (1 nhà thuốc, 3 user), gói nâng cao 180.000đ/tháng (chuỗi nhà thuốc, 5 user). 

• Phù hợp với nhà thuốc chú trọng hệ thống ổn định và tuân thủ GPP.

6.3. Phần mềm quản lý nhà thuốc XPharma

XPharma là giải pháp quản lý kho dược chuyên sâu, nổi bật với tính năng quản lý chi tiết hạn sử dụng, lô thuốc và cảnh báo tự động thuốc sắp hết hạn hoặc sắp hết hàng. Đây là tính năng cực kỳ quan trọng đối với các nhà thuốc hoặc kho dược quy mô lớn, giúp hạn chế tối đa rủi ro thất thoát do thuốc hết hạn. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, giúp các chuỗi nhà thuốc vận hành dễ dàng.

Chi phí: Từ 150.000đ/tháng đến 250.000đ/tháng tùy gói. 

Phù hợp với nhà thuốc cần kiểm soát chặt chẽ tồn kho.

6.4. Phần mềm quản lý nhà thuốc Pharma Deluxe

Pharma Deluxe là phần mềm nổi bật với tính năng AI phân tích xu hướng bán hàng, giúp nhà thuốc tối ưu hoạt động kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế. Phần mềm cũng hỗ trợ quản lý chương trình khách hàng thân thiết, từ đó tăng sự gắn bó của khách hàng lâu dài. Với giao diện hiện đại, dễ sử dụng, Pharma Deluxe đặc biệt phù hợp với các chuỗi nhà thuốc lớn muốn nâng cao năng lực cạnh tranh.

Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp.

6.5. Phần mềm quản lý nhà thuốc Viettel PMS

Viettel PMS là giải pháp đến từ tập đoàn Viettel, nổi bật với tính bảo mật cao và thương hiệu uy tín. Phần mềm hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, đảm bảo sự đồng bộ giữa các cơ sở. Một ưu điểm khác là tích hợp thanh toán Viettel Money, giúp quá trình thanh toán tại quầy trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn.

• Linh hoạt từ 480.000đ đến 1.920.000đ tùy gói và thời gian sử dụng. 

• Phù hợp với nhà thuốc ưu tiên bảo mật và cần thương hiệu lớn đồng hành.

6.6. Phần mềm quản lý nhà thuốc Cloud Pharmacy

Đúng như tên gọi, Cloud Pharmacy hoạt động hoàn toàn trên nền tảng lưu trữ đám mây, cho phép truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có internet. Phần mềm còn hỗ trợ tự động sao lưu dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin tối đa. Ngoài ra, chức năng quản lý công nợ khách hàng cũng được tích hợp sẵn, giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

• Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp. 

• Phù hợp với nhà thuốc cần linh hoạt truy cập và vận hành từ xa.

6.7. Phần mềm quản lý nhà thuốc Pharma Pro

Pharma Pro là phần mềm mạnh về quản lý dược phẩm chuyên sâu, cho phép quản lý thuốc theo từng hoạt chất, đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù trong ngành dược. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ in mã vạch, tem nhãn và tích hợp phần mềm kế toán, giúp đồng bộ hóa toàn bộ quy trình từ nhập kho đến bán hàng và hạch toán kế toán.

• Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp. 

• Phù hợp với nhà thuốc chuyên sâu về dược phẩm, yêu cầu quản lý chi tiết.

6.8. Phần mềm quản lý nhà thuốc 247

Phần mềm 247 là giải pháp giá rẻ, tối ưu cho các nhà thuốc nhỏ lẻ hoặc cá nhân. Phần mềm hỗ trợ các chức năng cơ bản như quản lý đơn hàng online, kiểm soát bán hàng và quản lý kho đơn giản. Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người mới bắt đầu.

• Chỉ 49.000đ/tháng cho 1 nhà thuốc hoặc 2.900.000đ trọn đời. 

• Phù hợp với nhà thuốc cá nhân hoặc quy mô nhỏ.

6.9. Phần mềm quản lý nhà thuốc erpviet

Được xây dựng trên nền tảng Odoo - hệ thống ERP hàng đầu thế giới, ERPVIET mang đến cho nhà thuốc Việt Nam một giải pháp quản lý toàn diện với:

• Hệ sinh thái mở rộng gồm 40+ module chính và hàng nghìn ứng dụng tùy biến

• Khả năng đa ngôn ngữ, phù hợp với mọi quy mô kinh doanh

• Tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn GPP của Bộ Y tế

Chi phí: Liên hệ nhà cung cấp. 

Phù hợp với doanh nghiệp dược cần hệ thống tổng thể, đa chức năng.

Kết luận

Quản lý kho dược là nhiệm vụ đặc thù, đòi hỏi hệ thống phần mềm không chỉ hỗ trợ nhập - xuất - tồn mà còn phải kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng, lô thuốc và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong mọi khâu vận hành.

Hy vọng rằng Top 9+ phần mềm quản lý kho dược uy tín được tổng hợp trong bài viết sẽ giúp quý doanh nghiệp, chủ nhà thuốc và các đơn vị kinh doanh dược phẩm có thêm những lựa chọn đáng tin cậy. Đừng quên tìm hiểu kỹ tính năng, chi phí và khả năng mở rộng của từng phần mềm để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho hoạt động quản lý kho dược của mình.

Tham khảo thêm

• Review chi tiết các phần mềm quản lý kho trong logistics trên thị trường

• Danh sách 12+ phần mềm chuyên biệt cho sản xuất

• Đâu là những phần mềm quản lý kho lạnh tốt nhất trên thị trường? 

• Top 7+ phần mềm quản lý kho miễn phí dành cho các cửa hàng bán lẻ