8 chi phí ẩn khi triển khai WMS mà nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua

1. Chi phí ẩn khi triển khai WMS là gì? 

Chi phí ẩn (Hidden Costs) là những chi phí không được tính toán hoặc dự trù một cách rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch và triển khai một dự án, nhưng lại phát sinh trong quá trình triển khai. Đây là những khoản chi phí khó dự đoán, thường bị bỏ qua nhưng lại có thể chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí đầu tư. 

👉 Tìm hiểu chi tiết về các khoản chi phí khi triển khai một hệ thống WMS

2. Những chi phí ẩn khi triển khai WMS ít doanh nghiệp lường trước

Triển khai hệ thống WMS mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn nhiều khoản chi phí phát sinh mà không phải doanh nghiệp nào cũng tính toán đầy đủ ngay từ đầu. Dưới đây là các nhóm chi phí ẩn phổ biến nhất KEEPWELL tổng hợp từ thực tế triển khai:

2.1. Ước tính chi phí không chính xác

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến chi phí ẩn là việc ước tính thiếu trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung tính toán chi phí mua phần mềm hoặc giấy phép sử dụng, mà bỏ qua các khoản quan trọng như chi phí tích hợp hệ thống, đào tạo nhân viên, tùy chỉnh theo nhu cầu riêng và vận hành hệ thống sau triển khai. 

Việc không tính toán đầy đủ dẫn đến vượt ngân sách đáng kể so với dự kiến ban đầu, gây áp lực lớn về tài chính trong quá trình thực hiện.

2.2. Thay đổi phạm vi dự án (Scope Creep)

Trong quá trình triển khai thực tế, nhiều doanh nghiệp nhận ra nhu cầu mở rộng hoặc thay đổi phạm vi dự án so với kế hoạch ban đầu. Những phát sinh này — còn gọi là “scope creep” — thường đến từ việc bổ sung thêm tính năng, mở rộng triển khai cho nhiều kho hơn, hoặc thay đổi yêu cầu tích hợp với các hệ thống khác. 

Nếu không kiểm soát chặt chẽ, những thay đổi này có thể kéo theo chi phí phát sinh lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án.

2.3. Chi phí tích hợp với hệ thống sẵn có

Tích hợp WMS với các hệ thống đang vận hành như ERP, TMS, CRM... là một trong những khoản chi phí ẩn lớn và thường bị đánh giá thấp. Thực tế, việc kết nối các hệ thống không tương thích có thể phức tạp hơn nhiều so với dự kiến, đòi hỏi phải phát triển API riêng, hoặc xây dựng middleware. 

Nếu không được thực hiện bài bản, việc tích hợp kém có thể gây ra xung đột dữ liệu, gián đoạn hoạt động và tốn thêm chi phí xử lý sự cố.

2.4. Chi phí nâng cấp hạ tầng CNTT

Nhiều doanh nghiệp quên tính đến việc nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu hoạt động ổn định của WMS. Một số chi phí điển hình bao gồm:

• Nâng cấp server hoặc chuyển sang nền tảng Cloud

• Cải thiện hệ thống mạng nội bộ, đường truyền

• Đầu tư thêm các giải pháp bảo mật dữ liệu và hệ thống

Những khoản chi phí này nếu không được dự trù trước có thể trở thành gánh nặng đáng kể khi bước vào giai đoạn vận hành.

2.5. Chi phí đào tạo và thích nghi

Triển khai WMS đồng nghĩa với việc thay đổi cách thức làm việc của nhân viên. Nếu không tổ chức đào tạo bài bản, đội ngũ vận hành có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận và sử dụng hệ thống mới, dẫn đến sai sót, giảm hiệu suất làm việc và kéo dài thời gian chuyển đổi. Ngoài ra, chi phí đào tạo lặp lại do nhân sự biến động cũng là khoản doanh nghiệp dễ bỏ sót.

2.6. Chi phí duy trì và nâng cấp dài hạn

Phần lớn doanh nghiệp chỉ tập trung vào chi phí triển khai ban đầu mà bỏ qua các chi phí dài hạn để duy trì hệ thống vận hành ổn định. Về lâu dài, doanh nghiệp sẽ phải chi cho:

• Phí bảo trì hàng năm

• Nâng cấp phiên bản phần mềm

• Chi phí hỗ trợ kỹ thuật, sửa lỗi

• Lưu trữ và backup dữ liệu

• Khắc phục sự cố phát sinh

2.7. Chi phí cơ hội và rủi ro vận hành

Một hệ thống WMS mới khi gặp trục trặc có thể gây ra gián đoạn trong xử lý đơn hàng, sai sót trong quản lý tồn kho, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, và thậm chí ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Điều này không chỉ gây thiệt hại về doanh thu trước mắt mà còn đe dọa uy tín thương hiệu và mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Nghiêm trọng hơn, nếu dự án thất bại, doanh nghiệp sẽ phải chi thêm cho tư vấn, đào tạo lại hoặc điều chỉnh hệ thống, thậm chí bỏ toàn bộ hệ thống mới để quay về phương án cũ, dẫn đến mất trắng khoản đầu tư ban đầu cùng rất nhiều thời gian và nguồn lực.

2.8. Chi phí do thay đổi nhà cung cấp

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể nhận ra nhà cung cấp WMS ban đầu không còn đáp ứng được nhu cầu phát triển hoặc hỗ trợ kỹ thuật yếu kém. Khi đó, việc thay đổi nhà cung cấp sẽ kéo theo hàng loạt chi phí như:

• Chuyển đổi dữ liệu

• Đào tạo lại nhân viên

• Tích hợp lại hệ thống

• Gián đoạn vận hành trong thời gian chuyển đổi

Đây là khoản chi phí ẩn rất lớn, đặc biệt nếu doanh nghiệp chọn sai nhà cung cấp ngay từ đầu.

3. Tác động của chi phí ẩn khi triển khai WMS lên hiệu quả hoạt động 

3.1. Vượt ngân sách dự kiến 

Chi phí vượt ngân sách ban đầu tạo ra áp lực tài chính đáng kể cho doanh nghiệp. Khi các chi phí ẩn khi triển khai WMS xuất hiện, doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm nguồn tài chính bổ sung, có thể phải chuyển hướng ngân sách từ các sáng kiến khác, hoặc trong một số trường hợp, phải vay nợ thêm. Điều này làm gián đoạn kế hoạch tài chính tổng thể của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng đến các dự án hoặc hoạt động khác đang cần vốn. 

3.2. Ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh dài hạn 

Khi chi phí triển khai WMS vượt quá dự kiến, doanh nghiệp có thể buộc phải cắt giảm phạm vi hoặc tính năng của hệ thống để đảm bảo ngân sách. Điều này có thể làm giảm khả năng hệ thống đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai, ảnh hưởng đến chiến lược số hóa chuỗi cung ứng dài hạn. 

Thay vì có một hệ thống WMS toàn diện, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận một giải pháp có ít tính năng hơn, hạn chế khả năng cải thiện hiệu quả và cạnh tranh trong tương lai. 

3.3. Giảm ROI của dự án 

Tổng chi phí tăng do các khoản phát sinh ngoài dự kiến sẽ trực tiếp làm giảm tỷ suất đầu tư (ROI) của dự án WMS. Ví dụ một dự án WMS với ngân sách ban đầu 100 triệu đồng dự kiến mang lại lợi ích 200 triệu đồng có thể thấy ROI giảm đáng kể nếu chi phí ẩn đẩy tổng chi phí lên 150 triệu đồng. 

Về dài hạn, điều này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận trực tiếp từ dự án mà còn làm giảm giá trị kinh tế tổng thể mà hệ thống WMS mang lại cho doanh nghiệp. 

3.4. Kéo dài thời gian triển khai 

Chi phí ẩn và việc vượt ngân sách thường đi kèm với sự chậm trễ trong tiến độ triển khai. Khi doanh nghiệp phải dừng để xử lý vấn đề chi phí, điều chỉnh ngân sách hoặc tìm kiếm nguồn tài chính bổ sung, thời gian đưa hệ thống WMS vào hoạt động bị kéo dài. 

Điều này không chỉ là vấn đề về thời gian mà còn tạo ra tác động dây chuyền đến các hoạt động kho vận, làm chậm việc thu được lợi ích từ hệ thống mới và có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng. 

4. Làm thế nào để tìm ra những chi phí ẩn trong WMS 

4.1. Thực hiện đánh giá toàn diện trước triển khai 

Trước khi bắt đầu dự án WMS, doanh nghiệp nên thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện với sự tham gia của những bộ phận cần thiết, nhằm hiểu rõ sự tác động trong một dây chuyền hoạt động, từ đó dự đoán được các vấn đề có thể phát sinh và tìm ra hướng giải quyết ngay từ đầu: 

• Phân tích quy trình hiện tại và xác định các điểm yếu 

• Đánh giá mức độ sẵn sàng về hạ tầng CNTT 

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án 

• Tham khảo các doanh nghiệp tương tự đã triển khai 

4.2. Sử dụng mô hình TCO (Total Cost of Ownership) 

Doanh nghiệp cần phân tích cả chi phí trực tiếp (phần mềm, phần cứng, triển khai) và ước tính chi phí gián tiếp (thời gian nhân viên, giảm hiệu suất tạm thời). Nên dự phòng 20-30% ngân sách cho các chi phí phát sinh không lường trước để đảm bảo tính khả thi của dự án. Cụ thể tổng các chi phí doanh nghiệp cần chú ý như: 

• Chi phí mua ban đầu 

• Chi phí triển khai và tùy chỉnh 

• Chi phí hạ tầng và phần cứng 

• Chi phí bảo trì và nâng cấp 

• Chi phí đào tạo và hỗ trợ người dùng 

• Chi phí nhân sự vận hành 

4.3. Lập danh sách chi tiết các hạng mục chi phí 

Doanh nghiệp nên phối hợp với nhà cung cấp để lập danh sách chi tiết tất cả các hạng mục chi phí có thể phát sinh: 

• Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp bảng giá chi tiết 

• Xác định rõ những gì đã bao gồm và chưa bao gồm 

• Liệt kê các dịch vụ tùy chọn và phụ phí 

• Đánh giá chi phí nâng cấp trong tương lai 

4.4. Tham khảo ý kiến chuyên gia và đối tác cùng ngành 

Tham khảo kinh nghiệm của các doanh nghiệp cùng ngành là cách hiệu quả để phát hiện chi phí ẩn. Tổ chức các cuộc gặp gỡ với những doanh nghiệp đã triển khai WMS tương tự sẽ mang lại những bài học quý giá về các chi phí phát sinh mà họ đã trải qua. Tham gia các diễn đàn ngành và hội thảo chuyên đề về WMS cũng là cơ hội tốt để thu thập thông tin về những chi phí không lường trước được. 

4.5. Thực hiện phân tích rủi ro 

Thực hiện phân tích rủi ro là bước quan trọng để dự đoán chi phí ẩn. Doanh nghiệp cần xây dựng ma trận rủi ro xác định các tình huống có thể xảy ra trong quá trình triển khai, từ sự cố kỹ thuật, chậm trễ triển khai đến khả năng kháng cự từ nhân viên. Với mỗi rủi ro, cần đánh giá mức độ tác động tài chính và xác suất xảy ra, sau đó xây dựng kế hoạch dự phòng và ước tính chi phí khắc phục. 

Phân tích rủi ro kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách thích hợp cho những tình huống không mong muốn. 

4.6. Thực hiện đánh giá kỹ thuật chi tiết 

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính tương thích của hệ thống WMS với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có, đánh giá nhu cầu nâng cấp phần cứng, mạng và thiết bị, đồng thời xác định các yêu cầu tích hợp với các hệ thống khác như ERP, TMS hay CRM. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua chi phí nâng cấp hạ tầng CNTT, dẫn đến ngân sách bị vượt đáng kể. 

5. Vì sao KEEPWELL WMS là lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp? 

KEEPWELL WMS là giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp, được phát triển trên nền tảng hơn 15 năm kinh nghiệm trong việc giải quyết những bài toán cốt lõi của quản lý kho vận. Phần mềm không chỉ đáp ứng đầy đủ các chức năng quan trọng mà còn được thiết kế linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các hệ thống ERP, TMS, CRM hiện có, giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành.

Với bề dày kinh nghiệm triển khai nhiều dự án lớn, KEEPWELL cam kết nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và hạn chế tối đa các khoản phát sinh ngoài dự kiến trong suốt quá trình triển khai và vận hành.

Đặc biệt, mô hình chi phí minh bạch, chương trình đào tạo bài bản, cùng khả năng tùy chỉnh sâu theo từng ngành nghề và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu phát triển, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành lâu dài.

Chính vì vậy, KEEPWELL WMS không đơn thuần là một phần mềm quản lý kho, mà là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp số hóa kho vận hiệu quả, giảm thiểu chi phí ẩn và tối đa hóa giá trị đầu tư.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về giải pháp WMS phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Thông tin liên hệ:

📞 Hotline: 0911 000 038
📩 Email: contact@keepwell.one

Kết luận

Việc nhận diện và quản lý các chi phí ẩn khi triển khai WMS là yếu tố quan trọng quyết định thành công của dự án số hóa kho vận. Bằng cách hiểu rõ các loại chi phí ẩn từ tích hợp hệ thống, nâng cấp hạ tầng, đào tạo nhân sự đến vận hành dài hạn, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tài chính chính xác hơn và lựa chọn giải pháp WMS phù hợp.