WMS là gì? Lợi ích và vai trò của hệ thống quản lý kho

1. WMS là gì? Khái niệm hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

WMS, viết tắt của cụm từ tiếng Anh "Warehouse Management System", được hiểu là Hệ thống Quản lý Kho hàng. Về cơ bản, đây là một giải pháp phần mềm công nghệ được thiết kế để giúp các doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa mọi hoạt động diễn ra bên trong kho hàng của mình.

Hãy tưởng tượng việc quản lý một kho hàng rộng lớn, chẳng hạn 2.000 m² với hàng chục nghìn mặt hàng khác nhau. Nếu chỉ dựa vào phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách hay dùng bảng tính Excel, việc sai sót, nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa hay chậm trễ trong xử lý đơn hàng là điều khó tránh khỏi.

2. Vai trò của WMS trong quản lý kho hàng

Trong hoạt động quản lý kho hàng hiện đại, WMS đóng vai trò như "bộ não" điều phối và kiểm soát mọi hoạt động hằng ngày trong kho hàng, từ thời điểm nhập nguyên vật liệu/hàng cho đến lúc chúng được xuất đi. Hãy cùng điểm qua một số vai trò chính của hệ thống này:

2.1. Tối ưu hóa mọi hoạt động trong kho

Vai trò đầu tiên và cơ bản nhất của WMS là tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày diễn ra trong kho. Thay vì dựa vào giấy tờ và trí nhớ, hệ thống sẽ tự động hóa và hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc một cách chuẩn xác. Từ khâu nhập hàng với việc quét mã vạch để kiểm tra thông tin, đến việc hệ thống chỉ định vị trí lưu trữ lý tưởng cho từng sản phẩm, và cuối cùng là hướng dẫn lộ trình lấy hàng tối ưu khi xuất kho. 

Kết quả là quy trình làm việc trở nên mạch lạc hơn, giảm thiểu đáng kể sai sót, tiết kiệm thời gian quý báu và tăng cường độ chính xác trong mọi thao tác.

2.2. Kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực

Một trong những sức mạnh lớn nhất của WMS là khả năng cung cấp cái nhìn tức thời và chính xác về tình hình tồn kho. Doanh nghiệp sẽ luôn biết rõ mỗi mã hàng còn bao nhiêu, đang nằm ở vị trí nào trong kho chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này giúp nhà quản lý chủ động hơn, tránh được cảnh thiếu hàng đột ngột làm lỡ cơ hội bán hàng, hay tồn đọng quá nhiều hàng hóa gây lãng phí vốn và không gian. 

Hơn nữa, WMS còn cho phép phân tích dữ liệu tồn kho như tuổi hàng, vòng quay hàng hóa, hỗ trợ việc ra quyết định nhập/xuất hàng đúng thời điểm, giữ cho lượng tồn kho luôn ở mức tối ưu.

2.3. Đảm bảo tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn

WMS đóng vai trò như một người giám sát nghiêm ngặt, đảm bảo các quy trình và tiêu chuẩn chất lượng được tuân thủ một cách nhất quán. Hệ thống có thể tự động áp dụng các quy tắc xuất hàng quan trọng như FIFO hay FEFO, điều cực kỳ cần thiết cho các ngành hàng có hạn sử dụng. 

Đồng thời, nó là công cụ không thể thiếu để đáp ứng các yêu cầu khắt khe về truy xuất nguồn gốc theo tiêu chuẩn GMP, ISO, HACCP..., ghi nhận lại mọi thông tin về lô hàng, hạn dùng, và người thao tác. Khả năng truy xuất rõ ràng này giúp doanh nghiệp tự tin khi đối mặt với các cuộc kiểm tra và đánh giá

2.4. Cung cấp dữ liệu để ra quyết định chính xác

Bằng cách ứng dụng WMS, các hoạt động trong kho hàng không còn phụ thuộc vào cảm tính của nhân sự. Hệ thống này thu thập và tổng hợp dữ liệu từ mọi hoạt động, sau đó biến chúng thành các báo cáo và phân tích giá trị. Ban quản lý có thể dễ dàng xem xét hiệu suất làm việc của nhân viên, tốc độ luân chuyển hàng hóa, tỷ lệ sai sót, tình hình tồn kho theo thời gian, và nhiều chỉ số quan trọng khác. 

Việc sở hữu những thông tin chi tiết và đáng tin cậy này cũng là nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định điều hành kho hiệu quả và xây dựng chiến lược chuỗi cung ứng phù hợp. 

➡️Để thấy rõ những quyết định này tác động tích cực đến hiệu quả kinh doanh như thế nào, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các lợi ích của WMS mang lại cho doanh nghiệp.

3. Hệ thống quản lý kho hàng WMS có mấy loại?

WMS không phải là một giải pháp “một kích cỡ vừa tất cả”. Thay vào đó, các nhà cung cấp thường xây dựng và tùy biến sản phẩm để phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp, dựa trên quy mô, mức độ phức tạp của kho bãi, và khả năng đầu tư. Có bốn cách tiếp cận phổ biến để phân loại WMS:

3.1. Phân loại WMS theo phương thức triển khai

• WMS triển khai tại chỗ (On-Premise WMS): Đây là hình thức cài đặt phần mềm WMS trực tiếp lên hệ thống máy chủ và hạ tầng phần cứng đặt tại doanh nghiệp. Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ tự mình quản lý, vận hành và bảo trì toàn bộ hệ thống.

• WMS trên nền tảng đám mây (Cloud-based WMS): Đây là xu hướng ngày càng phổ biến, nơi WMS được cung cấp dưới dạng dịch vụ (thường là SaaS - Software as a Service). Doanh nghiệp sẽ truy cập và sử dụng phần mềm qua internet, còn việc vận hành, bảo trì hạ tầng sẽ do nhà cung cấp WMS đảm nhiệm.

• WMS mô hình kết hợp (Hybrid WMS): Hybrid WMS là sự kết hợp giữa on-premise và cloud khi cho phép doanh nghiệp giữ được quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu tại chỗ, nhưng vẫn có tính linh hoạt của đám mây – ví dụ có thể truy cập dữ liệu từ xa, hoặc dùng năng lực xử lý của cloud khi cần mở rộng. 

Mỗi mô hình triển khai này đều có những đặc trưng riêng về chi phí, yêu cầu kỹ thuật, khả năng tùy biến và bảo mật. Để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất, điều quan trọng là doanh nghiệp phải hiểu rõ ưu nhược điểm của từng loại. 

➡️Tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này qua bài phân tích chi tiết: Cloud WMS hay On-Premise WMS? Đâu là mô hình WMS tối ưu cho doanh nghiệp?

3.2. Phân loại WMS theo mức độ tích hợp

• WMS độc lập (Standalone WMS)

Đây là những hệ thống được thiết kế chuyên biệt và chỉ tập trung vào việc quản lý các hoạt động bên trong kho hàng. Chúng hoạt động như một phần mềm riêng lẻ và có thể cần tích hợp (thường là thủ công hoặc qua các cầu nối dữ liệu) với các hệ thống khác như ERP hoặc TMS để trao đổi thông tin cần thiết.

Phù hợp với: Các doanh nghiệp đã có sẵn các hệ thống quản lý khác (như ERP) nhưng cần một giải pháp chuyên sâu, mạnh mẽ hơn cho việc quản lý kho phức tạp mà hệ thống hiện tại chưa đáp ứng đủ.

• WMS tích hợp trong hệ thống ERP (Integrated WMS / ERP Module)

Trong trường hợp này, chức năng quản lý kho là một phần (module) được tích hợp sẵn bên trong một hệ thống ERP lớn hơn (ví dụ như SAP, Oracle, Odoo, Microsoft Dynamics...).

Ưu điểm lớn nhất là dữ liệu được liên thông một cách liền mạch giữa các bộ phận, thông tin từ đơn mua hàng, kế hoạch sản xuất sẽ tự động cập nhật đến kho, và dữ liệu xuất kho lại được chuyển tiếp đến bộ phận bán hàng, kế toán...

Phù hợp với: Các doanh nghiệp mong muốn một giải pháp quản trị tổng thể, đồng bộ dữ liệu trên toàn bộ chuỗi cung ứng và các phòng ban, đảm bảo thông tin nhất quán từ đầu đến cuối.

3.3. Phân loại WMS theo chức năng

• WMS cơ bản (Basic WMS) 

Các hệ thống này cung cấp những chức năng thiết yếu nhất để quản lý kho, bao gồm: theo dõi hoạt động nhập kho – xuất kho – tồn kho (nhập-xuất-tồn); quản lý thông tin cơ bản về vị trí lưu trữ và mã hàng hóa (SKU); hỗ trợ in mã vạch đơn giản; thực hiện kiểm kê kho và tạo các báo cáo tồn kho cơ bản.

Phù hợp với: Các kho hàng có quy mô nhỏ, số lượng mã hàng (SKU) không quá lớn, quy trình vận hành đơn giản, ví dụ như kho của các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp thương mại nhỏ.

➡️Tham khảo bài viết chi tiết về các tính năng cơ bản của WMS

• WMS nâng cao

Đây là những hệ thống mạnh mẽ hơn, được trang bị các tính năng phức tạp để xử lý các yêu cầu vận hành kho chuyên sâu, ví dụ như quản lý hàng hóa theo lô sản xuất, hạn sử dụng, áp dụng các quy tắc xuất hàng như FIFO, FEFO; tự động hướng dẫn và tối ưu hóa lộ trình cất hàng (putaway) và lấy hàng (picking); khả năng kết nối và tích hợp với các thiết bị tự động hóa kho như máy quét PDA, công nghệ RFID, robot tự hành (AGV)...; hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như ISO, GMP, HACCP thông qua việc truy xuất nguồn gốc chi tiết.

Phù hợp với: Các kho hàng có quy mô lớn, lưu trữ đa dạng chủng loại hàng hóa với số lượng SKU lớn, quy trình vận hành phức tạp đòi hỏi độ chính xác và hiệu quả cao, ví dụ như kho trong ngành sản xuất, dược phẩm, thực phẩm, hoặc các trung tâm phân phối logistics lớn.

3.4. Phân loại WMS theo quy mô doanh nghiệp

Kho siêu nhỏ (quy mô dưới 200 m²): Đối với những kho hàng có diện tích rất nhỏ và quy trình đơn giản, việc đầu tư một hệ thống WMS hoàn chỉnh có thể là không cần thiết và tốn kém. Thay vào đó, các giải pháp quản lý đơn giản hơn như phần mềm quản lý kho cơ bản, hoặc thậm chí là sự kết hợp giữa bảng tính (Excel) và công cụ quét mã vạch để theo dõi nhập-xuất-tồn cơ bản có thể là đủ.

Kho nhỏ và vừa (quy mô từ 200 m² đến 2.000 m²): Đây là phân khúc mà các giải pháp Cloud WMS (WMS trên nền tảng đám mây, thường dưới dạng SaaS) tỏ ra rất hiệu quả. Chúng thường có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn (trả phí theo thuê bao), dễ dàng triển khai, linh hoạt trong việc mở rộng và không yêu cầu hạ tầng IT phức tạp tại chỗ.

Kho lớn (quy mô trên 2.000 m²): Với diện tích lớn, lượng hàng hóa đa dạng và quy trình vận hành phức tạp, các kho này thường cần đến những hệ thống WMS chuyên biệt, mạnh mẽ, có khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng chính xác các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù và xử lý khối lượng giao dịch lớn. Các giải pháp này có thể là WMS tại chỗ (On-Premise) hoặc các gói Cloud WMS cao cấp.

Doanh nghiệp Logistics bên thứ ba (3PL) hoặc quản lý đa kho: Các đơn vị này có nhu cầu đặc biệt trong việc quản lý hàng hóa cho nhiều khách hàng khác nhau trên cùng một hệ thống, hoặc điều phối hoạt động trên nhiều địa điểm kho khác nhau. Do đó, họ cần tìm đến các hệ thống WMS có tính năng multi-client (quản lý đa khách hàng) và/hoặc multi-warehouse (quản lý đa kho).

4. Kinh nghiệm chọn phần mềm WMS phù hợp cho doanh nghiệp

Chọn được phần mềm WMS phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công trong triển khai. Dưới đây là một số tiêu chí mà các doanh nghiệp cần lưu ý: 

4.1. Đánh giá nhu cầu

Trước hết, hãy xác định rõ những vấn đề hiện tại trong hoạt động kho bãi, ví dụ như sai sót quản lý tồn kho, hay thời gian xử lý đơn hàng kéo dài. Sau đó, lập danh sách các tính năng mong muốn, chẳng hạn theo dõi tồn kho thời gian thực, khả năng tích hợp với nền tảng thương mại điện tử, hay phân tích dữ liệu. 

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu trong tương lai để chọn một hệ thống đủ linh hoạt, có thể mở rộng quy mô theo tốc độ phát triển của mình.

4.2. Xem xét các loại WMS khác nhau trên thị trường

Hiện nay, WMS được cung cấp dưới nhiều hình thức với những ưu và nhược điểm riêng. Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc khởi nghiệp, WMS dựa trên đám mây (Cloud-based) thường là lựa chọn lý tưởng nhờ chi phí ban đầu thấp và khả năng triển khai nhanh. Trong khi đó, WMS cài đặt tại chỗ (On-premise) có thể phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu tùy chỉnh sâu và hạ tầng CNTT sẵn có. 

Việc đối chiếu đặc thù kinh doanh (quy mô, ngành nghề, ngân sách) với từng loại WMS sẽ giúp doanh nghiệp thu hẹp danh sách lựa chọn.

4.3. Nghiên cứu nhà cung cấp

Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp là yếu tố không thể bỏ qua. Bạn nên tìm hiểu thông tin qua đánh giá của khách hàng hiện tại, các nghiên cứu điển hình (case study), cũng như thời gian mà nhà cung cấp đã hoạt động trong ngành. 

Bên cạnh đó, hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và thường xuyên cập nhật phiên bản phần mềm. Điều này đảm bảo doanh  nghiệp sẽ không bị rơi vào tình huống “bỏ rơi” khi hệ thống xảy ra sự cố hay cần nâng cấp.

➡️Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và bắt đầu quá trình đánh giá này, chúng tôi đã tổng hợp một bài review 15 nhà cung cấp WMS uy tín trên thị trường hiện nay.

4.4. Kiểm tra tính năng

Một WMS cơ bản thường có quản lý tồn kho thời gian thực, xử lý đơn hàng, và khả năng tích hợp với ERP, TMS hoặc các nền tảng thương mại điện tử. Tuy nhiên, bạn cũng nên kiểm tra thêm các tính năng nâng cao như hỗ trợ di động, và phân tích dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động. 

Với những doanh nghiệp sản xuất, tính năng dự báo nhu cầu có thể đóng vai trò quan trọng, giúp giảm tồn kho dư thừa và tránh gián đoạn sản xuất.

4.5. Xem xét khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng đơn hàng, dòng sản phẩm và cả số lượng chi nhánh có thể tăng theo cấp số nhân. Do đó, khả năng mở rộng của WMS là điểm mấu chốt. 

Một số hệ thống cho phép mở rộng mô-đun hoặc nâng cấp theo từng giai đoạn, đặc biệt WMS dựa trên đám mây thường có sẵn cơ chế “tự động co giãn” theo nhu cầu sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh việc tái đầu tư tốn kém hoặc phải triển khai lại toàn bộ hệ thống.

4.6. Đánh giá chi phí

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên tính toán tổng chi phí, bao gồm phí bản quyền, chi phí triển khai, bảo trì định kỳ, và cả đào tạo nhân viên. Đồng thời, hãy ước tính lợi ích dài hạn như tiết kiệm thời gian, chi phí lao động, giảm thiểu sai sót... để có cái nhìn toàn diện về tỷ suất hoàn vốn (ROI). 

Ví dụ, giải pháp WMS dựa trên đám mây có thể hấp dẫn do chi phí ban đầu thấp, nhưng phí thuê bao hàng tháng cũng sẽ cộng dồn theo thời gian.

5. Giới thiệu giải pháp quản lý kho KEEPWELL WMS

KEEPWELL WMS là giải pháp quản lý kho toàn diện, với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp logistics, được thiết kế tối ưu và phù hợp nhất cho doanh nghiệp Việt Nam. 

Ưu điểm nổi bật của KEEPWELL WMS:

• Đảm bảo độ chính xác tồn kho lên đến 99%, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả.

• Tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình vận hành kho, nâng cao hiệu suất hoạt động.

• Rút ngắn thời gian đào tạo và triển khai hệ thống đến 50%, tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

• Quy trình vận hành đạt chuẩn quốc tế, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu.

• Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng 24/7, chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề.

• Dễ sử dụng, đào tạo nhanh, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Phân biệt sự khác nhau giữa phần mềm WMS và ERP

Trong hệ sinh thái phần mềm quản trị doanh nghiệp, WMS (Hệ thống Quản lý Kho) và ERP (Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là hai khái niệm thường được nhắc đến. Mặc dù có thể tích hợp và bổ trợ lẫn nhau, điều quan trọng là cần nhận thức rõ đây là hai hệ thống với vai trò và phạm vi chức năng riêng biệt: ERP bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, trong khi WMS tập trung chuyên sâu vào tối ưu hóa vận hành kho hàng.

➡️Để hiểu rõ hơn về chức năng cốt lõi và cách lựa chọn hệ thống phù hợp, hãy khám phá chi tiết các điểm khác biệt giữa WMS và ERP trong bài viết chuyên sâu của chúng tôi.

Kết luận 

WMS là gì? Đó không chỉ là một hệ thống quản lý kho mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí, và tạo lợi thế cạnh tranh trong thời đại số hóa. Từ cách thức hoạt động, các tính năng cơ bản, đến lợi ích mà nó mang lại, WMS đã chứng minh vai trò không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hiện đại. Hy vọng bài viết này đã cung cấp một cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. 

Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp và toàn diện, đừng ngần ngại liên hệ với KEEPWELL ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời mà chúng tôi mang lại.

Thông tin liên hệ:   

• Số điện thoại: 0911 000 038 

• Email: contact@keepwell.one