Cloud WMS hay On-Premise WMS? Đâu là mô hình WMS tối ưu cho doanh nghiệp?

1. Cloud WMS là gì?

1.2. Định nghĩa về Cloud WMS

Cloud WMS là một hệ thống quản lý kho được cung cấp dưới dạng dịch vụ phần mềm (SaaS) qua Internet, với dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp. Nhờ mô hình điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống dễ dàng chỉ với kết nối mạng, mà không cần đầu tư vào hạ tầng phức tạp tại chỗ.

Đồng thời, nhà cung cấp sẽ đảm nhận toàn bộ trách nhiệm bảo trì và cập nhật phần mềm định kỳ một cách tự động, giúp doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất mà không cần tự thực hiện nâng cấp. 

1.2. Lợi ích của Cloud WMS là gì?  

Đầu tiên, với mô hình SaaS, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu do không cần mua sắm phần cứng hay xây dựng cơ sở hạ tầng phức tạp, mà chỉ cần trả phí thuê bao linh hoạt, phù hợp với quy mô sử dụng. Điều này không chỉ giảm gánh nặng tài chính mà còn giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Thứ hai, việc triển khai Cloud WMS cũng diễn ra nhanh chóng nhờ hệ thống vận hành trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay sau khi đăng ký, không cần tốn thời gian cho quá trình cài đặt hay cấu hình phức tạp. Nhờ vậy, quy trình quản lý kho được cải thiện mà không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Một lợi ích quan trọng khác của Cloud WMS là khả năng mở rộng linh hoạt. Doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy mô sử dụng theo nhu cầu thực tế, nhanh chóng nâng cấp hoặc hạ cấp dịch vụ khi cần thiết, mà không gặp rào cản về phần cứng hay giấy phép phần mềm. 

Hơn nữa, với khả năng truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi, Cloud WMS mang lại sự tiện lợi và linh hoạt tối đa. Người dùng có thể quản lý kho hàng từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet, giúp theo dõi tình trạng hàng hóa, đơn hàng và quy trình vận hành liên tục.

Đặc biệt, Cloud WMS đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và hiệu quả nhờ tính năng cập nhật và bảo trì tự động. Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều kho hàng trên cùng một hệ thống. Điều này cho phép tối ưu hóa quy trình vận hành, phân bổ hàng hóa hiệu quả hơn và đảm bảo dữ liệu được đồng bộ. 

2. On-Premise WMS là gì?

2.1. Định nghĩa về On-Premise WMS

Với hệ thống WMS On-Premise, doanh nghiệp sẽ tự chủ hoàn toàn về phần cứng lẫn phần mềm. Dữ liệu và hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp, giúp kiểm soát mọi hoạt động, và không phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.

2.2. Lợi ích của On-Premise WMS

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật mà mô hình On-Premise WMS mang lại cho doanh nghiệp:

Trước hết, hệ thống này cho phép doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát hệ thống quản lý kho. Doanh nghiệp có thể tự do điều chỉnh chức năng, quy trình và thiết lập để phù hợp với đặc thù ngành nghề hoặc yêu cầu riêng của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp hoặc cần quản lý hàng hóa và dữ liệu kho theo cách khác biệt.

Hơn nữa, On-Premise WMS còn đảm bảo bảo mật dữ liệu tối đa và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Dữ liệu được lưu trữ và xử lý ngay tại máy chủ nội bộ, giúp việc sao lưu, phục hồi hay truy xuất thông tin trở nên chủ động và thuận tiện hơn, đặc biệt khi dữ liệu nhạy cảm cần được kiểm soát chặt chẽ. Điều này cũng cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh và hiệu quả khi gặp sự cố kỹ thuật.

Bên cạnh đó, hệ thống không phụ thuộc vào kết nối internet, mang lại sự ổn định cao trong vận hành. Điều này rất có lợi cho doanh nghiệp tại những khu vực có hạ tầng mạng kém, giúp tránh gián đoạn hoạt động do sự cố kết nối. Nhờ vậy, On-Premise WMS đảm bảo sẵn sàng phục vụ 24/7, đặc biệt phù hợp với các ngành sản xuất, logistics và phân phối đòi hỏi độ tin cậy liên tục.

Về chi phí, mặc dù On-Premise WMS yêu cầu đầu tư ban đầu lớn cho hạ tầng máy chủ, phần cứng và bản quyền phần mềm, nhưng trong dài hạn, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí hiệu quả hơn. Sau khi triển khai, chi phí chủ yếu là bảo trì định kỳ, không phát sinh phí thuê bao như mô hình Cloud. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp lớn đã có sẵn nguồn lực IT và hạ tầng.

Cuối cùng là khả năng tùy chỉnh linh hoạt mà mô hình On-Premise WMS mang lại. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống như ERP, TMS hay phần mềm quản lý nội bộ mà không bị giới hạn bởi nhà cung cấp. Qua đó, doanh nghiệp xây dựng được một hệ sinh thái CNTT toàn diện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ đặc thù.

3. So sánh Cloud WMS và On-Premise WMS

Dưới đây bảng so sánh chi tiết giữa hai mô hình Cloud WMS và On-Premise WMS: 

Bảng so sánh sự khác nhau giữa Cloud WMS và On-Premise WMS

4. Doanh nghiệp nên lựa chọn mô hình Cloud WMS hay On-Premise WMS?

4.1. Tiêu chí lựa chọn mô hình Cloud WMS hay On-Premise WMS

Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn mô hình WMS: 

4.1.1. Đánh giá quy mô hiện tại và kế hoạch tăng trưởng trong tương lai

Cloud WMS giúp doanh nghiệp dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng người dùng, kho hàng, và dung lượng hệ thống theo nhu cầu. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư thêm vào phần cứng hay cài đặt mới khi mở rộng. Điều này cực kỳ quan trọng với các ngành như thương mại điện tử, logistics, bán lẻ, nơi số lượng đơn hàng có thể tăng đột biến trong các mùa cao điểm.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp đang trong quá trình phát triển nhanh, việc xây dựng và duy trì đội ngũ IT là một thách thức lớn, tốn kém và làm phân tán nguồn lực vốn cần tập trung vào việc phát triển kinh doanh.

Ngược lại, với các doanh nghiệp đã xác định rõ ràng các quy trình vận hành kho và có nhu cầu đặc thù riêng thì On-Premise WMS cho phép tùy chỉnh và tích hợp sâu với các hệ thống khác một cách linh hoạt hơn rất nhiều. Điều này đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp có hệ thống quản lý phức tạp và đã được chuẩn hóa.

Đồng thời, hệ thống On-Premise hoạt động trên cơ sở hạ tầng nội bộ, không phụ thuộc vào chất lượng kết nối internet. Điều này đảm bảo độ ổn định, giảm tối đa rủi ro gián đoạn hoạt động kho, rất quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối lớn, cần vận hành liên tục, ổn định.

4.1.2. Xem xét ngân sách cho chi phí ban đầu và dài hạn

Với những doanh nghiệp bị hạn chế về ngân sách ban đầu hoặc không muốn gánh chịu một khoản chi phí lớn ngay từ đầu, Cloud WMS là một giải pháp phù hợp. Mô hình này cho phép doanh nghiệp chỉ phải trả phí thuê bao định kỳ theo tháng hoặc năm, giúp giảm nhẹ áp lực tài chính lúc khởi đầu. Đặc biệt, chi phí mỗi tháng của Cloud WMS thường cố định nên rất dễ quản lý.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư một khoảng lớn và xem hệ thống WMS như một tài sản lâu dài, On-Premise WMS có thể mang lại lợi ích kinh tế hơn trong thời gian dài. Sau khi hoàn tất việc mua sắm và triển khai, chi phí chủ yếu chỉ còn xoay quanh bảo trì định kỳ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đến các chi phí ẩn như nâng cấp phần cứng hoặc nhân sự cần thiết để vận hành và duy trì hệ thống.

Bên cạnh đó, quyết định chọn mô hình nào đôi khi còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp hạch toán chi phí. Một số công ty ưu tiên chi phí CapEx (chi phí đầu tư tài sản) để tối ưu hóa tài sản dài hạn, trong khi những công ty khác lại nghiêng về OpEx (chi phí hoạt động) để linh hoạt hơn trong quản lý tài chính hàng ngày. 

Vì vậy, việc lựa chọn giữa Cloud WMS và On-Premise WMS không chỉ dựa vào chi phí trực tiếp mà còn cần phù hợp với chiến lược tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

4.1.3. Đánh giá mức độ quan trọng của bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định

Bảo mật dữ liệu và khả năng tuân thủ các quy định pháp lý là yếu tố cực kỳ quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành nhạy cảm như ngân hàng, y tế hoặc logistics quốc tế. 

On-Premise WMS mang lại lợi thế lớn khi cho phép doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn dữ liệu. Điều này đảm bảo dữ liệu không rời khỏi cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, giúp đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và tuân thủ, chẳng hạn như quy định về lưu trữ dữ liệu tại chỗ. Đây là lý do tại sao các ngành có tiêu chuẩn bảo mật cao thường ưu tiên mô hình này. 

Trong khi đó, Cloud WMS cũng cung cấp mức độ bảo mật đáng tin cậy nếu doanh nghiệp chọn nhà cung cấp uy tín, có chứng nhận tuân thủ quốc tế như ISO, SOC hoặc GDPR. Nhiều công ty đã áp dụng Cloud WMS thành công mà vẫn đảm bảo các yêu cầu pháp lý. 

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần mức độ kiểm soát dữ liệu tối đa và tự quản lý bảo mật, On-Premise WMS là lựa chọn an toàn hơn. Ngược lại, nếu nhà cung cấp Cloud WMS đáp ứng được các tiêu chuẩn bảo mật và doanh nghiệp tin tưởng vào họ, Cloud WMS vẫn là một giải pháp khả thi và tiện lợi.

4.1.4. Nguồn lực IT của doanh nghiệp

Nguồn lực IT của doanh nghiệp chính là lưu ý thứ ba mà doanh nghiệp nên xem xét trước khi ra quyết định lựa chọn mô hình WMS nào là phù hợp. 

Đối với các doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên sâu hoặc không muốn đầu tư vào bộ phận này, Cloud WMS là giải pháp phù hợp. Nhà cung cấp sẽ đảm nhận toàn bộ việc vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng kỹ thuật và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đặc biệt, đây là lợi thế lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi nguồn lực IT thường hạn chế.

Ngược lại, những doanh nghiệp có sẵn một bộ phận IT mạnh, giàu kinh nghiệm thì mô hình On-Premise sẽ là một lựa chọn tuyệt để tự chủ hơn trong vận hành và tùy chỉnh. 

4.1.5. Xác định mức độ tùy chỉnh cần thiết cho hoạt động kho

Nếu nghiệp vụ kho của doanh nghiệp có nhiều quy trình đặc thù, đòi hỏi hệ thống phải linh hoạt biến đổi (ví dụ: tích hợp với dây chuyền máy móc chuyên biệt, hoặc áp dụng thuật toán xuất hàng riêng theo yêu cầu của khách hàng lớn), thì On-Premise WMS thường là lựa chọn tối ưu hơn. Bởi vì khả năng can thiệp trực tiếp vào phần mềm, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh hệ thống theo đúng nhu cầu riêng biệt của mình.

Cloud WMS ngày nay cũng mang đến khả năng tùy chỉnh cấu hình ở mức khá cao, chẳng hạn như thiết lập luồng công việc, tùy biến phiếu giao hàng hay giao diện người dùng. Tuy nhiên, nếu cần thay đổi sâu vào logic cốt lõi của hệ thống, doanh nghiệp có thể gặp hạn chế do phải tuân theo khung chung của nhà cung cấp.

Do đó, doanh nghiệp nên đánh giá xem các tính năng tiêu chuẩn của WMS có đáp ứng được khoảng 80-90% nhu cầu của mình hay không. Nếu có, thì Cloud WMS với khả năng cấu hình linh hoạt có thể là đủ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cần tùy biến đặc thù lên đến 20-30%, thì On-Premise WMS hoặc giải pháp Cloud cho phép mở rộng thông qua lập trình (với SDK, API) sẽ phù hợp hơn.

4.2. Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Vậy, đâu là những doanh nghiệp phù hợp với mô hình Cloud WMS và ngược lại? 

Hãy chọn Cloud WMS nếu:

• Ngân sách hạn chế hoặc ưu tiên chi phí OpEx.

• Cần linh hoạt mở rộng quy mô.

• Không có đội ngũ IT mạnh hoặc muốn giảm gánh nặng quản lý.

• Yêu cầu bảo mật không quá khắt khe và tin tưởng nhà cung cấp.

• Nhu cầu tùy chỉnh không quá đặc thù.

Hãy chọn On-Premise WMS nếu:

• Có ngân sách lớn và xem WMS như tài sản dài hạn (CapEx).

• Quy mô ổn định, không dự kiến thay đổi lớn.

• Yêu cầu bảo mật cao và muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu.

• Có đội ngũ IT chuyên nghiệp để vận hành hệ thống.

• Cần tùy chỉnh sâu theo quy trình đặc thù.

Kết luận

Vậy doanh nghiệp nên lựa chọn mô hình Cloud WMS hay On-Premise WMS? Câu trả lời là không có mô hình WMS nào tối ưu cho mọi doanh nghiệp, mà sự lựa chọn phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. 

Nếu mô hình Cloud WMS mang lại sự linh hoạt, lý tưởng cho những doanh nghiệp cần khả năng mở rộng nhanh chóng thì ngược lại, mô hình On-Premise WMS phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu kiểm soát cao và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt.

Đồng thời, để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các yêu cầu và mục tiêu của mình. 

Nhưng nếu quý khách hàng còn băn khoăn trong việc lựa chọn mô hình WMS phù hợp, hãy liên hệ với KEEPWELL để được tư vấn chuyên sâu hơn về giải pháp quản lý kho tối ưu nhất cho doanh nghiệp. 

Thông tin liên hệ:

• Email: contact@keepwell.one 

• Số điện thoại: 0911 000 038