10 tiêu chí lựa chọn WMS phù hợp cho công ty sản xuất

1. 10 tiêu chí lựa chọn WMS cho công ty sản xuất 

1.1. Đánh giá tính năng thiết yếu của WMS cho sản xuất 

Khi lựa chọn hệ thống quản lý kho (WMS) cho công ty sản xuất, việc đánh giá kỹ lưỡng các tính năng thiết yếu là bước không thể bỏ qua. Không phải mọi tính năng của WMS đều mang lại giá trị tương đương; ngược lại, những tính năng chuyên biệt, đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất, mới là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống.

Do đó, doanh nghiệp cần tập trung xem xét những tính năng thực sự cần thiết, mang tính chiến lược, để đảm bảo hệ thống được lựa chọn có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là một số tính năng quan trọng cho công ty sản xuất:

• Tính năng kiểm soát và theo dõi lô hàng

Tính năng kiểm soát và theo dõi lô hàng trong WMS đóng vai trò then chốt trong việc quản lý nguyên liệu và sản phẩm. Hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ quá trình, từ khi nguyên liệu được nhập kho đến khi sản phẩm được xuất đi. Điều này đảm bảo kiểm soát chất lượng chặt chẽ trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển. 

Trong trường hợp cần thiết, WMS hỗ trợ truy xuất nguồn gốc sản phẩm và thực hiện thu hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tính năng này đặc biệt quan trọng đối với các ngành sản xuất yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng và an toàn sản phẩm.

• Tích hợp dữ liệu thời gian thực

Việc tích hợp dữ liệu thời gian thực là yếu tố thiết yếu để WMS hoạt động hiệu quả trong môi trường sản xuất. Bằng cách kết nối với các hệ thống ERP và MES, WMS cung cấp dữ liệu cập nhật liên tục, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác. 

Sự đồng bộ hóa dữ liệu giữa kho hàng và các bộ phận khác trong doanh nghiệp giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Dữ liệu thời gian thực cho phép người quản lý kho hàng nắm bắt tình trạng tồn kho, tiến độ sản xuất và các thông tin quan trọng khác ngay lập tức, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

• Tính năng quản lý hàng tồn kho 

Việc hiển thị mức tồn kho chi tiết cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn trực quan và chính xác về mức tồn kho theo thời gian thực. Điều này giúp quản lý hiệu quả nguyên liệu thô, hàng dở dang và thành phẩm, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. 

Hệ thống có tính năng này sẽ hiển thị thông tin chi tiết về số lượng, vị trí và trạng thái của từng mặt hàng trong kho, đồng thời cung cấp các báo cáo và biểu đồ trực quan. Ngoài ra, tính năng cảnh báo mức tồn kho tối thiểu sẽ giúp tự động hóa quá trình đặt hàng và đảm bảo nguồn cung nguyên liệu liên tục.

1.2. Tính dễ sử dụng và thời gian đào tạo 

Khi lựa chọn hệ thống quản lý kho (WMS) cho công ty sản xuất, tính dễ sử dụng và thời gian đào tạo cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét. Giao diện trực quan và thân thiện giúp giảm thiểu thời gian đào tạo cho nhân viên, đồng thời tăng tỷ lệ áp dụng thành công trong doanh nghiệp. 

Hãy ưu tiên các hệ thống WMS cung cấp tài liệu học tập đa dạng, bao gồm tài liệu hướng dẫn chi tiết, video minh họa và hướng dẫn trực quan. 

1.3. Khả năng xử lý khối lượng giao dịch lớn trong thời gian ngắn

Trong môi trường sản xuất, khối lượng giao dịch liên quan đến nhập kho, xuất kho, di chuyển hàng hóa và cập nhật tồn kho có thể tăng đột biến, đặc biệt khi có nhiều đơn sản xuất được xử lý đồng thời. Một WMS phù hợp cần có khả năng:

• Xử lý song song nhiều giao dịch: Hệ thống phải được tối ưu hóa để quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch mỗi phút mà không bị chậm trễ hoặc lỗi. Ví dụ, một nhà máy sản xuất ô tô có thể cần WMS xử lý thông tin về nguyên vật liệu, thành phẩm và vị trí lưu trữ từ hàng trăm công nhân và robot cùng lúc.
• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Mọi thay đổi trong kho (như nhập nguyên liệu mới hoặc xuất thành phẩm) cần được ghi nhận ngay lập tức để tránh sai sót trong quản lý tồn kho hoặc lập kế hoạch sản xuất.
• Nền tảng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ: WMS cần được xây dựng trên nền tảng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ xử lý song song và sử dụng các kỹ thuật tối ưu hóa như caching để tăng tốc độ xử lý. Điều này đặc biệt quan trọng trong các đợt sản xuất cao điểm hoặc khi công ty nhận được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Nếu WMS không đáp ứng được yêu cầu này, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng ùn tắc dữ liệu, làm gián đoạn dây chuyền sản xuất và ảnh hưởng đến khả năng giao hàng đúng hạn.

1.4. Thời gian phản hồi nhanh và ổn định trong mùa cao điểm

Trong ngành sản xuất, thời gian là yếu tố sống còn. WMS cần đảm bảo thời gian phản hồi nhanh và duy trì sự ổn định ngay cả khi hệ thống chịu tải lớn, chẳng hạn trong mùa cao điểm. Các điểm cần lưu ý khi lựa chọn WMS cho công ty sản xuất bao gồm:

• Phản hồi tức thời: Hệ thống phải đảm bảo xử lý các yêu cầu (như kiểm tra tồn kho, tạo lệnh xuất kho) trong vòng vài giây, ngay cả khi có nhiều người dùng truy cập đồng thời. Ví dụ, trong mùa lễ, một công ty sản xuất đồ chơi cần WMS phản hồi nhanh để không làm chậm quá trình đóng gói và vận chuyển.
• Ổn định dưới áp lực cao: Khi số lượng giao dịch tăng đột biến, WMS không được phép bị treo hoặc chậm lại. Sự gián đoạn dù nhỏ cũng có thể gây ra sai lệch trong dữ liệu tồn kho, dẫn đến thiếu hụt nguyên liệu hoặc trì hoãn sản xuất.
• Giải pháp kỹ thuật phù hợp: WMS nên được thiết kế với cơ chế load balancing (cân bằng tải) để phân phối đều khối lượng công việc trên nhiều máy chủ. Ngoài ra, việc triển khai hệ thống trên đám mây (cloud-based) giúp đảm bảo tài nguyên có thể được điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu, tránh tình trạng quá tải.
• Dự phòng và khôi phục: WMS cần có kế hoạch sao lưu dữ liệu định kỳ và khả năng khôi phục sau thảm họa (disaster recovery) để giảm thiểu rủi ro khi xảy ra sự cố như mất điện hoặc lỗi phần cứng.
• Thời gian downtime tối thiểu: Trong sản xuất, thời gian ngừng hoạt động của hệ thống (downtime) dù chỉ vài phút cũng có thể gây ra tổn thất lớn. Ví dụ, nếu WMS ngừng hoạt động trong một nhà máy sản xuất dược phẩm, việc theo dõi tồn kho nguyên liệu có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

1.5. Hỗ trợ đa ngôn ngữ 

Đối với doanh nghiệp có nhà máy ở nhiều quốc gia, khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ là yếu tố quan trọng để đảm bảo nhân viên địa phương có thể sử dụng hiệu quả. Điều này không chỉ bao gồm giao diện người dùng mà còn các báo cáo, hướng dẫn và tài liệu kỹ thuật. 

1.6. Độ tin cậy của nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ 

Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và cam kết hỗ trợ lâu dài. Chúng ta có thể đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ qua các tiêu chí như: 

• Cam kết trong SLA (Service Level Agreement): Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp một SLA rõ ràng, trong đó quy định cụ thể thời gian phản hồi và giải quyết sự cố dựa trên mức độ nghiêm trọng. Ví dụ, đối với sự cố nghiêm trọng (như hệ thống ngừng hoạt động), nhà cung cấp có thể cam kết phản hồi trong vòng 1 giờ và giải quyết trong 4 giờ. Đối với các vấn đề nhỏ hơn, thời gian có thể linh hoạt hơn nhưng vẫn cần được xác định minh bạch.
• Khả năng hỗ trợ 24/7: Nhà cung cấp cần có đội ngũ kỹ thuật hoạt động 24/7, sẵn sàng hỗ trợ qua điện thoại, từ xa hoặc tại chỗ nếu cần. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhà máy ở nhiều múi giờ hoặc hoạt động ngoài giờ hành chính. 
• Nâng cấp định kỳ: Nhà cung cấp nên có kế hoạch nâng cấp hệ thống thường xuyên để cải thiện tính năng, vá lỗi bảo mật và tích hợp các công nghệ mới. Doanh nghiệp cần biết tần suất nâng cấp (ví dụ: hàng quý hoặc hàng năm) và liệu chi phí nâng cấp có được bao gồm trong hợp đồng hay không.
• Quy trình triển khai nâng cấp: Nhà cung cấp cần thông báo trước về các đợt nâng cấp, cung cấp hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình thực hiện để tránh làm gián đoạn sản xuất. Ví dụ, một nhà cung cấp có thể lên lịch nâng cấp vào cuối tuần và cung cấp tài liệu hướng dẫn cho đội ngũ IT của doanh nghiệp.
• Bảo trì hệ thống: Chính sách bảo trì cần bao gồm các hoạt động như kiểm tra định kỳ, tối ưu hóa hiệu suất và sao lưu dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sự cố trước khi chúng xảy ra, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ở trạng thái tối ưu.

1.7. Khả năng tích hợp của WMS với hệ thống sản xuất 

Trong một doanh nghiệp sản xuất, các hệ thống như MES và ERP đóng vai trò cốt lõi trong việc quản lý quy trình sản xuất và tài chính. Nếu WMS không thể kết nối hiệu quả với các hệ thống này, doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Sai lệch thông tin: Dữ liệu tồn kho không được đồng bộ, dẫn đến thiếu hụt nguyên liệu hoặc dư thừa không cần thiết.
• Gián đoạn sản xuất: Nhân viên kho không nhận được thông tin kịp thời từ MES hoặc ERP, gây chậm trễ trong việc chuẩn bị nguyên liệu.
• Tăng chi phí: Phải nhập liệu thủ công hoặc phát triển phần mềm trung gian để kết nối các hệ thống.

Do đó, khi lựa chọn WMS, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống này có khả năng tích hợp tốt với các hệ thống hiện có để tối ưu hóa hoạt động sản xuất.

Ngoài ra, doanh nghiệp sản xuất nên chọn WMS cung cấp API (Giao diện lập trình ứng dụng) mở và tài liệu kỹ thuật chi tiết.

• API mở: Giúp đội ngũ IT dễ dàng kết nối WMS với MES, ERP hoặc các hệ thống khác mà không phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp.
• Tài liệu kỹ thuật: Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai và tùy chỉnh tích hợp theo nhu cầu cụ thể. Chẳng hạn, trong một nhà máy sản xuất linh kiện, API mở có thể giúp WMS tự động nhận thông tin từ MES để chuẩn bị nguyên liệu cho dây chuyền sản xuất.

Trước khi quyết định, doanh nghiệp cũng nên yêu cầu nhà cung cấp WMS thực hiện demo hoặc bài kiểm tra để chứng minh khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có. Điều này giúp đánh giá tính khả thi và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

1.8. Kết nối với thiết bị tự động hóa 

WMS hiện đại cần có khả năng giao tiếp với các thiết bị tự động hóa như xe tự hành AGV, băng chuyền và robot, giúp tối ưu hóa luồng vật liệu và giảm thiểu sai sót. Hệ thống nên hỗ trợ việc gửi lệnh trực tiếp cho AGV di chuyển nguyên liệu và điều phối robot lấy hàng. 

Khi đánh giá WMS, cần xem xét lộ trình phát triển của nhà cung cấp để đảm bảo hệ thống có khả năng thích ứng với các công nghệ mới trong tương lai. 

1.9. Khả năng mở rộng và phát triển trong tương lai 

Một WMS thực sự hiệu quả phải đảm bảo khả năng mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc khi doanh nghiệp phát triển. Điều này có nghĩa là hệ thống có thể dễ dàng hỗ trợ thêm nhiều kho, nhà máy mới, xử lý khối lượng giao dịch lớn hơn và tích hợp thêm nhiều mặt hàng mà không đòi hỏi đầu tư lại từ đầu. Hệ thống cũng cần đủ linh hoạt để người dùng có thể tự điều chỉnh quy trình làm việc khi nhu cầu sản xuất thay đổi. 

Ngoài việc xem xét các tính năng hiện tại, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng lộ trình phát triển của nhà cung cấp WMS. Một giải pháp đáng đầu tư là giải pháp liên tục được cập nhật và tích hợp các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning) và Internet vạn vật (IoT).  

Khả năng phân tích dữ liệu để tự động tối ưu hóa hoạt động kho và dự báo nhu cầu một cách chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn đảm bảo giá trị đầu tư được bảo vệ và phát triển bền vững trong dài hạn. 

1.10. Chi phí triển khai WMS và ROI 

Việc đầu tư vào hệ thống WMS là một quyết định tài chính quan trọng cho doanh nghiệp sản xuất. Do đó, ngoài đánh giá tính năng và khả năng tích hợp, việc phân tích chi phí triển khai và khả năng hoàn vốn đầu tư (ROI) là yếu tố quyết định cuối cùng. 

Chi phí triển khai WMS bao gồm nhiều thành phần, không chỉ giới hạn ở giá mua phần mềm. Các khoản chi phí chính bao gồm như:

• Chi phí giấy phép phần mềm: Có thể là trả một lần hoặc theo mô hình thuê bao hàng tháng/hàng năm 
• Chi phí phần cứng: Máy chủ, thiết bị di động, máy quét, máy in nhãn, thiết bị mạng 
• Chi phí triển khai: Tư vấn, cài đặt, tùy biến, tích hợp với hệ thống hiện có 
• Chi phí đào tạo: Đào tạo người dùng, quản trị viên hệ thống 
• Chi phí bảo trì: Cập nhật, hỗ trợ kỹ thuật, sửa lỗi 

Khi đánh giá ROI của WMS, chúng ta cũng cần xem xét cả lợi ích trực tiếp và gián tiếp sau: 

• Giảm chi phí nhân công 
• Tối ưu không gian kho 
• Giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa 
• Giảm sai sót trong cung ứng sản xuất 
• Cải thiện độ chính xác trong xuất hàng 

2. Quy trình lựa chọn và triển khai WMS hiệu quả cho công ty sản xuất 

Sau khi xem xét các lưu ý quan trọng, việc áp dụng một quy trình có hệ thống để lựa chọn và triển khai WMS sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất đạt kết quả tối ưu. Dưới đây là các bước tham khảo trong quy trình này: 

• Thành lập đội dự án đa chức năng: Bao gồm đại diện từ kho, sản xuất, CNTT, tài chính và quản lý chuỗi cung ứng để đảm bảo mọi góc nhìn đều được cân nhắc. 
• Phân tích nhu cầu và xây dựng RFP: Đánh giá quy trình hiện tại, xác định điểm đau và lập tài liệu yêu cầu đề xuất chi tiết với các tiêu chí cụ thể. 
• Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Sử dụng bảng điểm với trọng số, yêu cầu demo kịch bản thực tế và tham khảo ý kiến khách hàng hiện tại của nhà cung cấp. 
• Triển khai theo giai đoạn:  
  • Thí điểm ở một khu vực kho nhỏ
  • Mở rộng dần đến các khu vực khác 
  • Tối ưu hóa dựa trên phản hồi 
  • Tích hợp nâng cao với các hệ thống khác 
• Đào tạo và quản lý thay đổi: Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng nhóm người dùng và thực hiện chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả. 
• Đo lường và tối ưu hóa liên tục: Thiết lập KPI rõ ràng, thu thập phản hồi và lên kế hoạch đánh giá định kỳ để cải tiến hệ thống. 

Việc áp dụng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp chọn được giải pháp WMS phù hợp và đảm bảo việc triển khai suôn sẻ, mang lại giá trị tối đa cho hoạt động sản xuất. 

Kết luận 

Trong bài viết này, KEEPWELL đã phân tích chi tiết 10 tiêu chí then chốt khi lựa chọn WMS cho công ty sản xuất. Hy vọng thông bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ hơn để đưa ra quyết định sáng suốt, lựa chọn phần mềm WMS phù hợp và tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho. 

Nếu quý khách hàng đang tìm hiểu và có nhu cầu về một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, đội ngũ chuyên gia của KEEPWELL luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn, giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp quản lý kho WMS phù hợp nhất với đặc thù sản xuất của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi tại đây hoặc qua: 

• Email: contact@keepwell.one 
• Số điện thoại: 0911 000 038 

Tham khảo thêm:

• Khám phá 9 lợi ích nổi bật của WMS trong sản xuất

• 12 phần mềm quản lý kho sản xuất tốt nhất hiện nay