Các tính năng cơ bản của hệ thống WMS

Một WMS toàn diện không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa và tối ưu hóa quy trình vận hành, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong suốt quá trình quản lý kho. Dưới đây là danh sách 9 tính năng cơ bản mà một hệ thống WMS cần có để đáp ứng nhu cầu quản lý kho hiệu quả:

1. Tính năng quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực 

Với tính năng quản lý quản lý nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể xác định chính xác lượng hàng hóa còn lại trong kho vào bất kỳ thời điểm nào. Thay vì chỉ kiểm kê định kỳ như phương pháp truyền thống, hệ thống sẽ liên tục cập nhật dữ liệu thông qua công nghệ RFID hoặc mã vạch. Mỗi khi có sự di chuyển hàng hóa, thông tin được làm mới ngay lập tức, loại bỏ hiện tượng thiếu đồng bộ giữa các bộ phận. 

2. Tính năng kiểm soát tự động

Trước đây, công tác kiểm kê luôn là nỗi ám ảnh của mọi nhà quản lý kho, đặc biệt khi phải xử lý số lượng SKU lớn, chủng loại đa dạng và nhiều điểm kho khác nhau. Tuy nhiên, nhờ công nghệ hiện đại trên WMS, quá trình này nay đã trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện kiểm kê với nhiều phương pháp linh hoạt như kiểm kê toàn bộ, kiểm kê luân phiên theo chu kỳ, hoặc kiểm kê theo mẫu. Kết hợp với thiết bị di động và công nghệ mã vạch, quá trình kiểm kê được tự động hóa từ khâu thu thập dữ liệu đến đối soát, phân tích chênh lệch.  

Ưu thế vượt trội của tính năng này của WMS là khả năng kiểm kê mà không cần dừng hoạt động sản xuất. Thay vì phải "đóng cửa" để đếm từng món hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê từng phần, từng khu vực mà vẫn đảm bảo hoạt động liên tục. Nhờ vậy, việc kiểm kê trở nên đơn giản, chính xác và tốn ít thời gian hơn rất nhiều. 

3. Tính năng tự động hóa quy trình nhập - xuất kho sản xuất

Hệ thống quản lý kho sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình nhập xuất kho, từ tiếp nhận hàng, kiểm tra chất lượng, xác nhận nhập kho đến xuất kho theo nhiều phương thức (FIFO, LIFO, theo lô, theo hạn sử dụng). Tính năng này của WMS cũng sẽ tạo và quản lý các phiếu nhập xuất, phiếu chuyển kho và đồng bộ với sổ kho. 

Việc loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công và giấy tờ giúp tăng độ chính xác lên tới 99%, giảm các sai sót do yếu tố con người gây ra. WMS còn theo dõi chi tiết lịch sử di chuyển của từng đơn vị hàng, bao gồm thời gian, người thực hiện và lý do.  

Với quy trình được chuẩn hóa như thế này sẽ đảm bảo các khâu phối hợp một cách nhịp nhàng, xử lý công việc nhanh chóng, giúp nhân viên mới dễ dàng thích nghi. 

4. Tính năng quản lý sản phẩm bằng mã vạch và QR code 

Công nghệ mã vạch và QR code giúp tự động hóa quá trình nhận diện và theo dõi hàng hóa trong kho. Doanh nghiệp có thể thiết lập, in ấn và quản lý mã cho từng sản phẩm, lô hàng và vị trí kho. Phần mềm hỗ trợ đa dạng loại mã (1D, 2D, GS1) và cho phép lưu trữ thông tin chi tiết như tên sản phẩm, lô sản xuất, hạn sử dụng. 

Nhờ tích hợp với thiết bị quét mã, nhân viên có thể nhận diện chính xác sản phẩm qua một thao tác đơn giản thay vì nhập liệu thủ công, giúp giảm chi phí nhân công và khối lượng công việc. Dữ liệu được tự động cập nhật vào hệ thống mỗi khi quét mã, giảm thiểu sai sót trong quá trình theo dõi, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể. 

5. Tính năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa 

Ở tính năng này, WMS sẽ theo dõi toàn bộ hành trình của sản phẩm – từ nguồn gốc đến kho và đến tay người tiêu dùng – thông qua mã vạch hoặc mã QR. Đồng thời, lưu trữ lại thông tin một cách chi tiết về nhà cung cấp, lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng, và lịch sử di chuyển của từng đơn vị hàng hóa. 

Nhờ tính năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp có thể nhanh chóng lấy được đầy đủ thông tin của bất kỳ sản phẩm nào chỉ trong vài giây, thay vì phải tra cứu qua nhiều hồ sơ giấy tờ. Đồng thời khi phát sinh sự cố, doanh nghiệp cũng dễ dàng xác định nhanh chóng nguồn gốc, phạm vi ảnh hưởng và các lô hàng liên quan. 

6. Quản lý đa kho và đa vị trí 

Khi doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý nhiều kho hàng tại nhiều địa điểm khác nhau trở nên phức tạp hơn. Để dễ dàng vận hành thì việc quản lý tập trung nhiều kho hàng khác nhau trong cùng một hệ thống là điều cần thiết, giúp giảm bớt gánh nặng cho người quản lý và quá trình của chuỗi cung ứng được diễn ra liền mạch. 

Phần mềm sẽ theo dõi tồn kho theo từng kho, từng vị trí (kệ, tầng, ô) với bản đồ kho trực quan. Điều này giúp điều phối hàng hóa dựa trên nhu cầu và vị trí địa lý trở nên đơn giản hơn, tối ưu vị trí lưu trữ dựa trên tần suất xuất nhập và đặc tính sản phẩm, sử dụng tối đa không gian. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể tự thiết kế sơ đồ kho trên hệ thống tương ứng với kho thực tế giúp việc quan sát dễ dàng. 

7. Báo cáo & phân tích dữ liệu kho 

Dữ liệu chính là "mỏ vàng" còn chưa được khai thác hết tiềm năng và đang là sức mạnh cạnh tranh của nhiều doanh nghiệp lớn toàn cầu. Do đó, một trong các tính năng quan trọng của WMS là biến những thông tin thô thành thông tin sạch giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. 

Ưu thế của tính năng này là tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo bức tranh toàn cảnh về hoạt động kho mà không cần chờ đợi thông tin từ các phòng ban. Giao diện trực quan giúp cả người không chuyên về IT cũng dễ dàng khai thác dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính, giảm thiểu rủi ro trong sản xuất và đầu tư, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. 

8. Khả năng bảo mật và phân quyền người dùng 

Trong thời đại số, dữ liệu kho hàng không chỉ đóng vai trò thông tin vận hành mà còn là tài sản chiến lược cần được bảo vệ. Do đó, đảm bảo an ninh thông tin là yêu cầu tối quan trọng. Việc phân quyền truy cập giúp giới hạn người dùng chỉ có thể thao tác trong phạm vi cho phép, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu và nâng cao tính minh bạch trong quản lý. 

Hệ thống có thể phân quyền chi tiết cho từng nhóm người dùng, từng chức năng và thậm chí từng trường dữ liệu. Người dùng chỉ nhìn thấy và thao tác được với thông tin phù hợp với vai trò của họ. WMS còn cung cấp xác thực nhiều lớp (mật khẩu, mã OTP, sinh trắc học) và ghi nhận đầy đủ lịch sử truy cập, thay đổi dữ liệu. 

Điểm ưu thế ở đây là khả năng thiết lập "hàng rào bảo vệ" theo cấu trúc tổ chức. Ví dụ, nhân viên kho chỉ thấy được thông tin tồn kho, nhân viên mua hàng chỉ thấy được thông tin về nhà cung cấp và lịch sử mua hàng, trong khi quản lý kỹ thuật có thể xem thông tin về chất lượng và quy cách sản phẩm. Mọi thay đổi đều được ghi lại cụ thể: ai, khi nào, làm gì, từ đâu. 

9. Tính năng quản lý quy trình và công việc 

Hiệu suất kho hàng không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn vào cách tổ chức và điều phối con người. Đây chính là lúc tính năng quản lý quy trình và công việc phát huy vai trò then chốt. 

Hệ thống số hóa và chuẩn hóa các quy trình làm việc trong kho, từ nhập hàng, kiểm tra chất lượng đến xuất kho sản xuất. Bên cạnh đó, WMS còn theo dõi tiến độ thực hiện, ghi nhận thời gian hoàn thành và đánh giá hiệu suất theo thời gian thực của từng công việc. 

Thay vì những quy trình giấy tờ khó cập nhật, hệ thống đảm bảo mọi nhân viên luôn làm theo quy trình mới nhất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng đồng đều. Việc phân công dựa trên dữ liệu thực tế, không phụ thuộc vào cảm tính, giúp cân bằng tải công việc giữa các nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực. 

Đặc biệt, tính năng này còn hỗ trợ truy vết trách nhiệm khi có sự cố, giúp phát hiện điểm yếu trong quy trình và liên tục cải tiến. Nhiều doanh nghiệp sản xuất đã sử dụng dữ liệu từ hệ thống này để áp dụng các phương pháp cải tiến liên tục như Kaizen hay Lean Manufacturing, tạo văn hóa chất lượng bền vững. 

Kết luận 

Trên đây là toàn bộ các tính năng cơ bản của một hệ thống WMS mà KEEPWELL muốn chia sẻ đến cho doanh nghiệp. Việc chuyển đổi từ phương thức quản lý kho truyền thống sang sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, nguồn lực và thay đổi trong tư duy. Tuy nhiên, lợi ích thu được hoàn toàn xứng đáng: vốn lưu động được giải phóng, năng suất lao động tăng, và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường được cải thiện đáng kể. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý kho bãi, hãy liên hệ ngay với KEEPWELL để được hỗ trợ toàn diện – từ đánh giá nhu cầu đến trải nghiệm bản demo, hoàn toàn miễn phí. 

Thông tin liên hệ:  

📩 Email: contact@keepwell.one 

📞 Hotline: 0911 000 028

Tham khảo thêm

• Danh sách 15+ hệ thống quản lý kho wms chuyên nghiệp, uy tín trên thị trường