Top 7+ phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất

1. Phần mềm quản lý kho miễn phí là gì? 

Phần mềm quản lý kho miễn phí là công cụ hỗ trợ theo dõi và quản lý hoạt động kho bãi, được cung cấp miễn phí hoặc theo mô hình freemium, không tốn phí bản quyền. Đây là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc khởi nghiệp với ngân sách hạn chế, giúp tối ưu hóa các hoạt động như quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển. 

Về cơ bản, những phần mềm này cung cấp các tính năng quản lý như: 

• Theo dõi số lượng tồn kho 

• Quản lý nhập xuất kho 

• Báo cáo tồn kho đơn giản 

• Tạo và quản lý đơn hàng 

Các phần mềm quản lý kho miễn phí thường được phát triển theo một trong ba mô hình chính: 

• Phần mềm mã nguồn mở (Open Source): Đây là mô hình phần mềm cung cấp toàn bộ mã nguồn mở công khai, cho phép người dùng tự do truy cập, chỉnh sửa, tùy biến và phân phối lại theo yêu cầu riêng. Các doanh nghiệp có đội ngũ IT mạnh hoặc cần mức độ tùy chỉnh đặc thù thường ưu tiên lựa chọn mô hình này. 

• Phiên bản miễn phí có giới hạn (Freemium): Là các phần mềm được cung cấp miễn phí với những chức năng cơ bản, đáp ứng các nhu cầu quản lý kho đơn giản. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí này thường đi kèm giới hạn rõ ràng như số lượng người dùng tối đa, số lượng giao dịch hàng tháng, hoặc dung lượng lưu trữ dữ liệu. 

• Phiên bản dùng thử (Trial Version): Đây là mô hình cung cấp bản dùng thử đầy đủ tính năng trong một khoảng thời gian giới hạn (thường từ 14 đến 30 ngày). Sau thời gian dùng thử, người dùng sẽ phải trả phí nếu muốn tiếp tục sử dụng. Phiên bản này giúp doanh nghiệp có cơ hội trải nghiệm đầy đủ chức năng trước khi đưa ra quyết định đầu tư lâu dài. 

2. Các phần mềm quản lý kho miễn phí phổ biến 

Trên thị trường hiện có nhiều phần mềm quản lý kho với đầy đủ các mô hình miễn phí, từ bản miễn phí hoàn toàn cho đến các phiên bản dùng thử (trial), giúp doanh nghiệp trải nghiệm thực tế trước khi quyết định đầu tư dài hạn. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn:

2.1. Phần mềm quản lý tồn kho miễn phí Odoo 

Odoo là nền tảng ERP mã nguồn mở cung cấp mô-đun quản lý kho miễn phí, phù hợp với doanh nghiệp cần một giải pháp có khả năng mở rộng linh hoạt. Odoo Inventory cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu, theo dõi hàng tồn kho thời gian thực, quản lý đơn hàng và xuất báo cáo chi tiết.

Một số điểm nổi bật của phần mềm quản lý tồn kho miễn phí Odoo:

• Tích hợp tốt với các mô-đun khác như bán hàng, mua hàng.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt.

• Có cộng đồng hỗ trợ đông đảo.

2.2. Phần mềm quản lý kho miễn phí trên điện thoại Zoho Inventory

Zoho Inventory là phần mềm quản lý kho thuộc hệ sinh thái của Zoho, cung cấp phiên bản miễn phí với những giới hạn cụ thể như: tối đa 50 đơn hàng/tháng, 1 người dùng, quản lý 2 kho hàng và hỗ trợ các tính năng Drop Shipment, Backorder, nhóm mặt hàng (Items groups).

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho miễn phí trên điện thoại Zoho:

• Quản lý tồn kho và đơn hàng hiệu quả.

• Tích hợp dễ dàng với các nền tảng thương mại điện tử.

• Khả năng truy cập và quản lý kho từ điện thoại.

• Hỗ trợ lên lịch và theo dõi lô hàng.

2.3. Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí vĩnh viễn Square

Square là một nền tảng nổi tiếng với hệ thống thanh toán POS, đồng thời cung cấp công cụ quản lý tồn kho miễn phí mang tên Square Inventory. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhà bán lẻ nhỏ muốn tích hợp liền mạch tính năng quản lý tồn kho với hệ thống thanh toán.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng miễn phí vĩnh viễn Square:

• Cung cấp cập nhật tức thời về mức tồn kho trên nhiều địa điểm, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt tình hình.

• Gửi email cảnh báo khi mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng nhất định, hỗ trợ tái nhập hàng kịp thời.

• Cho phép quản lý tồn kho tại nhiều kho hoặc cửa hàng từ một nền tảng duy nhất, phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

• Dễ dàng đồng bộ với hệ thống bán hàng, giúp quản lý bán hàng và tồn kho liền mạch.

• Cung cấp báo cáo tải xuống và in ấn để phân tích xu hướng bán hàng và hiệu suất tồn kho.

2.4. Phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí ECOUNT

ECOUNT là giải pháp phổ biến tại Việt Nam nhờ giao diện tiếng Việt thân thiện. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa cần quản lý kho, vừa muốn tích hợp kế toán cơ bản. ECOUNT cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày để người dùng trải nghiệm đầy đủ tính năng.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí ECOUNT:

• Phiên bản dùng thử đầy đủ tính năng như phiên bản trả phí.

• Quản lý xuất nhập kho linh hoạt và báo cáo đa dạng.

• Có thể tùy chỉnh theo quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Không giới hạn số lượng người dùng khi đăng ký sử dụng.

2.5. Phần mềm quản lý xuất nhập kho miễn phí StockPile

StockPile là giải pháp quản lý kho trực tuyến miễn phí hoàn toàn, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng mới khởi nghiệp hay sử dụng tại nhà. StockPile cho phép quản lý không giới hạn về số lượng mặt hàng và người dùng.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý xuất nhập kho miễn phí StockPile:

• Quản lý người dùng theo mô hình phân quyền.

• Không giới hạn về số lượng sản phẩm, địa điểm và người dùng.

• Báo cáo tồn kho và lịch sử giao dịch rõ ràng.

• Cảnh báo tự động khi hàng tồn kho xuống mức thấp.

2.6. Phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí Kiotviet

KiotViet, là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp muốn quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả do Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo phát triển.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí Kiotviet:

• KiotViet được thiết kế với tính năng quản lý hàng tồn kho tích hợp ngay trên giao diện chính, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa một cách chính xác và thuận tiện.

• Phần mềm này hỗ trợ lưu trữ thông tin hàng hóa với độ chính xác cao và không giới hạn dung lượng, phù hợp cho mọi quy mô kinh doanh. 

• Tình trạng kho hàng được hiển thị rõ ràng, chi tiết và luôn được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo người dùng nắm bắt kịp thời mọi thay đổi.

• Được dùng thử miễn phí trước khi quyết định đầu tư.

2.7. Phần mềm quản lý kho miễn phí ABC Inventory

ABC Inventory là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả và linh hoạt. Phần mềm này cho phép quản lý đồng thời nhiều kho, tích hợp tính năng quét mã vạch, đồng thời theo dõi chi tiết các mặt hàng theo vị trí và số sê-ri. Nhờ đó, việc nhập và xuất hàng trở nên nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn.

Ưu điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí ABC Inventory:

• Một ưu điểm lớn của ABC Inventory là khả năng tạo bản ghi không giới hạn cho các sản phẩm mới. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý một khối lượng lớn sản phẩm đang di chuyển cùng lúc, bất kể quy mô hoạt động. 

• Ngoài ra, phần mềm mang lại sự linh hoạt tối ưu trong việc bán hàng và phân phối. 

• Dù bạn chọn bán lẻ cho người tiêu dùng hay bán buôn cho các đối tác, ABC Inventory đều có thể tùy chỉnh để phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn.

3. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí 

3.1. Ưu điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí

Tiết kiệm chi phí ban đầu 

Đây là lợi thế rõ ràng nhất của phần mềm quản lý kho miễn phí. Doanh nghiệp không phải chi trả chi phí giấy phép ban đầu, giúp giảm áp lực tài chính đặc biệt đối với các startup và doanh nghiệp nhỏ. 

Dễ dàng tiếp cận và thử nghiệm 

Với phiên bản miễn phí, doanh nghiệp có thể nhanh chóng triển khai và đánh giá tính phù hợp trước khi cam kết đầu tư vào giải pháp trả phí đắt tiền. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý kho số hóa. 

Đủ dùng cho quy mô nhỏ 

Đối với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, cửa hàng bán lẻ, hoặc các đơn vị với danh mục sản phẩm còn giới hạn, phần mềm quản lý kho miễn phí cung cấp đủ tính năng cơ bản để vận hành kho hiệu quả như: 

• Theo dõi lượng tồn kho 

• Báo cáo đơn giản 

• Quản lý đơn hàng cơ bản 

Cải thiện so với quản lý thủ công 

So với phương pháp quản lý kho truyền thống bằng Excel hoặc giấy tờ, phần mềm quản lý kho miễn phí vẫn mang lại những cải tiến đáng kể hơn, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Phần mềm giúp doanh nghiệp: 

• Giảm lỗi con người 

• Cập nhật dữ liệu nhanh hơn 

• Dễ dàng tìm kiếm thông tin 

• Quản lý tập trung 

3.2. Nhược điểm của phần mềm quản lý kho miễn phí 

Hạn chế về tính năng 

Đây là nhược điểm lớn nhất của phần mềm quản lý kho miễn phí mà doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng. Đây không đơn thuần là vấn đề “có hay không có” mà còn liên quan đến chiều sâu và tính linh hoạt của chức năng. Những hạn chế điển hình như: 

• Dự báo nhu cầu 

• Quản lý đa kho phức tạp 

• Tối ưu hóa không gian kho 

• Tích hợp với các hệ thống ERP  

Giới hạn về quy mô sử dụng 

Phần lớn phiên bản miễn phí đặt ra một số giới hạn khi sử dụng, điều này trở thành rào cản lớn khi doanh nghiệp phát triển và cần nhiều sự hỗ trợ của phần mềm hơn so với phiên bản miễn phí. Cụ thể một số giới hạn thường gặp như: 

• Số lượng người dùng (thường là 1-3 người) 

• Số lượng sản phẩm quản lý 

• Số lượng giao dịch hàng tháng 

• Dung lượng lưu trữ dữ liệu 

Vấn đề bảo mật và độ tin cậy 

Các phần mềm quản lý kho miễn phí thường tồn tại những lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn mà ít doanh nghiệp nhận ra cho đến khi sự cố xảy ra. Điển hình nhất là việc cập nhật bảo mật không thường xuyên. Trong khi các giải pháp trả phí được vá lỗi liên tục, phiên bản miễn phí có thể phải chờ hàng tháng, thậm chí không bao giờ được cập nhật một số lỗ hổng nhỏ. 

Điều này tạo cơ hội cho các cuộc tấn công nhắm vào dữ liệu kho hàng - vốn chứa thông tin nhạy cảm về nhà cung cấp, mối quan hệ kinh doanh và chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp. Các vấn đề về bảo mật và độ tin cậy phổ biến như: 

• Thiếu cập nhật bảo mật thường xuyên 

• Hạn chế về mã hóa dữ liệu 

• Không có các tính năng kiểm soát truy cập chi tiết 

• Thiếu phương án sao lưu và khôi phục dữ liệu 

Hỗ trợ kỹ thuật hạn chế 

Khi gặp sự cố, người dùng phần mềm quản lý kho miễn phí thường phải tự tìm cách giải quyết hoặc nhờ đến cộng đồng. Điều này có thể gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp. 

4. Phần mềm quản lý kho miễn phí khác gì so với phần mềm trả phí?

Để đưa ra quyết định sáng suốt, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa phần mềm quản lý kho miễn phí và các phần mềm quản lý kho trả phí. Dưới đây là một số điểm khác biệt nổi bật giữa 2 loại phần mềm mà doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy: 

5. Phần mềm quản lý kho miễn phí phù hợp với loại kho và quy mô nào? 

Trên thực tế, phần mềm quản lý kho miễn phí không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những mô hình nhỏ, quy trình đơn giản và ít phát sinh nhu cầu mở rộng, các giải pháp miễn phí hoàn toàn có thể đáp ứng tốt trong một giai đoạn nhất định. 

Dưới đây là những trường hợp KEEPWELL nhận thấy phần mềm miễn phí phát huy hiệu quả:

5.1. Doanh nghiệp khởi nghiệp

Với các doanh nghiệp khởi nghiệp, bài toán sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính luôn là thách thức lớn. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp thường ưu tiên tập trung ngân sách cho sản phẩm và mở rộng thị trường. Do đó, phần mềm quản lý kho miễn phí là lựa chọn hợp lý khi số lượng sản phẩm còn hạn chế, mô hình kinh doanh đang trong giai đoạn thử nghiệm và chưa cần đến các tính năng quản lý phức tạp.

5.2. Doanh nghiệp siêu nhỏ

Đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể, số lượng nhân viên ít, quy trình vận hành đơn giản, không cần đến hệ thống quản lý quá phức tạp. Những mô hình như cửa hàng thủ công, xưởng sản xuất nhỏ hoặc các cơ sở kinh doanh gia đình thường chỉ cần một phần mềm miễn phí để kiểm soát hàng hóa cơ bản, bởi danh mục sản phẩm ổn định và không yêu cầu báo cáo phân tích sâu.

5.3. Cửa hàng bán lẻ đơn lẻ

Các cửa hàng bán lẻ đơn lẻ cũng là đối tượng phù hợp với phần mềm quản lý kho miễn phí. Khi toàn bộ hàng hóa được đặt tại một địa điểm và không phát sinh nhu cầu đồng bộ dữ liệu giữa nhiều chi nhánh, hệ thống quản lý kho trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Những mô hình như cửa hàng thời trang boutique, tiệm tạp hóa nhỏ, cửa hàng đồ handmade hoàn toàn có thể vận hành hiệu quả với các giải pháp miễn phí.

5.4. Kho lưu trữ tài liệu hoặc hàng hóa ít biến động

Với những kho lưu trữ tài liệu hoặc hàng hóa có tần suất xuất nhập thấp, không yêu cầu theo dõi chi tiết từng vị trí lưu trữ, phần mềm quản lý kho miễn phí cũng là lựa chọn phù hợp. Các kho dạng này thường có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản và ít phát sinh nghiệp vụ phức tạp.

6. Khi nào nên nâng cấp từ phần mềm quản lý kho miễn phí lên bản trả phí?

Trong quá trình phát triển, sẽ có những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống quản lý kho để đáp ứng tốt hơn nhu cầu vận hành và mở rộng. Dựa trên kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp, KEEPWELL nhận thấy một số mốc quan trọng sau:

6.1. Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng

Đây là thời điểm đầu tiên doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp. Việc tăng nhanh số lượng đơn hàng, danh mục sản phẩm ngày càng đa dạng hoặc mở thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh mới đều tạo áp lực lớn lên hệ thống quản lý kho hiện tại. Đặc biệt, khi mở rộng ra nhiều địa điểm, nhu cầu đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực trở nên cấp thiết để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

6.2. Khi hiệu suất hệ thống bắt đầu suy giảm

Hiệu suất giảm là dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc cần thay đổi. Những biểu hiện thường gặp bao gồm: thời gian xử lý đơn hàng kéo dài, lỗi đồng bộ dữ liệu xảy ra thường xuyên hoặc hệ thống phản hồi chậm khi tải báo cáo. KEEPWELL đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong mùa cao điểm kinh doanh vì hệ thống không đáp ứng kịp lượng giao dịch tăng đột biến, dẫn đến chất lượng dịch vụ sụt giảm.

6.3. Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu về các tính năng chuyên sâu

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu cần đến những tính năng cao cấp như: dự báo nhu cầu để tối ưu vốn lưu động, quản lý chuỗi cung ứng với nhiều nhà cung cấp và kênh phân phối, hoặc tích hợp hệ thống ERP, CRM, sàn thương mại điện tử... Lúc này, các giải pháp miễn phí hoặc cơ bản sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng.

6.4. Khi chi phí vận hành âm thầm tăng cao

Đây là dấu hiệu dễ bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Khi nhân viên phải dành quá nhiều thời gian để xử lý lỗi hệ thống, kiểm tra chéo dữ liệu hoặc tỷ lệ tồn kho không tối ưu khiến vốn bị ứ đọng, doanh nghiệp thực tế đang phải gánh chịu chi phí ẩn rất lớn. Đầu tư vào một giải pháp WMS sẽ giúp giảm chi phí vận hành và tối ưu hiệu quả dài hạn.

👉 Review chi tiết top phần mềm quản lý kho từ cơ bản đến chuyên sâu dành cho mọi doanh nghiệp 

7. Câu hỏi thường gặp

7.1. Phần mềm quản lý kho full crack có rủi ro gì khi sử dụng?

Sử dụng phần mềm quản lý kho full crack tiềm ẩn rất nhiều rủi ro nghiêm trọng, đặc biệt với doanh nghiệp:

• Mất an toàn dữ liệu: Phần mềm crack thường bị can thiệp vào mã nguồn, dễ chứa mã độc, virus hoặc backdoor khiến dữ liệu kho hàng bị đánh cắp hoặc mất trắng.

• Không được cập nhật, bảo trì: Bản crack không nhận được các bản vá lỗi hoặc nâng cấp từ nhà cung cấp, dễ bị lỗi hệ thống, dẫn đến sai sót trong quản lý kho.

• Vi phạm bản quyền phần mềm: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm crack có thể bị phạt hành chính, bị kiện bản quyền theo quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ.

• Không được hỗ trợ kỹ thuật: Khi gặp lỗi hoặc sự cố, doanh nghiệp không được nhà cung cấp hỗ trợ, gây gián đoạn công việc.

7.2. Sử dụng Access để quản lý kho có đảm bảo an toàn dữ liệu không?

Sử dụng Microsoft Access để quản lý kho có thể đáp ứng được nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh. Tuy nhiên, xét về an toàn dữ liệu và độ ổn định lâu dài, Access không phải là lựa chọn tối ưu, bởi:

• Không có tính năng bảo mật chuyên sâu: Dữ liệu lưu trữ dưới dạng file.ACCDB dễ bị sao chép hoặc chỉnh sửa nếu không kiểm soát tốt quyền truy cập.

• Khó mở rộng khi dữ liệu lớn: Với lượng dữ liệu kho hàng tăng nhanh, Access dễ bị chậm, treo hoặc lỗi file.

• Không hỗ trợ sao lưu tự động hoặc phục hồi dữ liệu: Doanh nghiệp phải tự quản lý việc backup, dễ gặp rủi ro mất dữ liệu.

7.3. Phần mềm quản lý kho hàng bằng Excel miễn phí có đủ cho doanh nghiệp nhỏ không?

Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp nhỏ, mô hình kho đơn giản và ít mã hàng. Excel giúp theo dõi nhập - xuất - tồn, tính toán cơ bản nhưng tồn tại nhiều hạn chế:

• Dễ sai sót khi nhập liệu hoặc tính toán.

• Không kiểm soát được tồn kho theo thời gian thực.

• Không phù hợp để quản lý theo lô, số seri, hạn sử dụng.

• Khó tích hợp với các thiết bị như máy quét mã vạch hoặc kết nối với hệ thống bán hàng.

• Không đảm bảo an toàn dữ liệu khi file Excel bị chia sẻ, chỉnh sửa lung tung.

Kết luận

Phần mềm quản lý kho miễn phí là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp, có quy mô nhỏ hoặc đang trong giai đoạn tìm hiểu giải pháp quản lý kho số hóa. Những công cụ này cung cấp các tính năng cơ bản với chi phí thấp, giúp cải thiện hiệu quả so với phương pháp quản lý thủ công truyền thống. 

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu phức tạp hơn, việc chuyển đổi sang giải pháp trả phí là bước đi cần thiết. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích trước mắt và tiềm năng phát triển dài hạn để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

Nếu bạn đã sẵn sàng tối ưu hóa quản lý kho cho doanh nghiệp của mình ngay hôm nay? Hãy liên hệ đến KEEPWELL để chúng tôi có thể tư vấn và đưa ra giải pháp phần mềm quản lý kho phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. 

Thông tin liên hệ: 

• Số điện thoại: 0911 000 038 

• Email: contact@keepwell.one 

Tham khảo thêm

• 9+ phần mềm quản lý kho dược uy tín trên thị trường
• 12 phần mềm quản lý kho hàng sản xuất tốt nhất hiện nay
• Đâu là phần mềm quản lý kho dành riêng cho kho lạnh?