Quản lý kho hàng trong logistics: Phương pháp & Quy trình

1. Quản lý kho hàng trong logistics là gì?  

1.2. Định nghĩa về quản lý kho hàng trong logistics

Quản lý kho hàng trong logistics là quá trình tổ chức, giám sát và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho hàng, từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Mục tiêu của quản lý kho hàng là điều phối dòng chảy hàng hóa, đảm bảo chúng được lưu trữ và vận chuyển một cách hiệu quả, an toàn, đồng thời tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

1.2. Vì sao quản lý kho hàng logistics hiệu quả là yếu tố sống còn của doanh nghiệp

Nền kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển, mở ra sân chơi quốc tế bình đẳng cho mọi doanh nghiệp, kéo theo đó là sự gia tăng nhu cầu hàng hóa. Cùng lúc, cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 đã mang đến một cuộc cách mạng trong chuỗi cung ứng và logistics, đánh dấu bước chuyển mình của các kho hàng từ mô hình truyền thống sang mô hình hiện đại, thông minh và kết nối.

Tuy nhiên, bên cạnh những cơ hội là vô số thách thức đặt ra khi chuỗi cung ứng trở nên năng động với tốc độ luân chuyển hàng hóa cao, cấu trúc phức tạp và yêu cầu khách hàng khắt khe hơn bao giờ hết. Sản phẩm được vận chuyển qua những quãng đường rất xa trong mạng lưới toàn cầu, đòi hỏi chuỗi cung ứng phải vận hành thật trơn tru ở từng khâu​. 

Trước sức ép cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc triển khai chiến lược kinh doanh khôn ngoan. Trong đó, quản lý kho hàng logistics đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết, quyết định trực tiếp đến năng lực vận hành và vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý kho logistics hiệu quả

2.1. Đảm bảo sự lưu thông của chuỗi cung ứng

Việc kho hàng được tổ chức khoa học sẽ giúp điều tiết dòng hàng hóa nhịp nhàng, tránh đứt gãy cung ứng ngay cả khi nhu cầu biến động mạnh. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn có hàng sẵn sàng để sản xuất hoặc bán ra, giảm thiểu rủi ro “đứt hàng” (stockout) trên kệ hoặc dây chuyền​. 

Đặc biệt trong các ngành bán lẻ và sản xuất, kho hàng linh hoạt sẽ giúp nhiều công ty duy trì hoạt động trước các cú sốc về cung và cầu. 

2.2. Tối ưu chi phí logistics tổng thể

Chi phí logistics bao gồm nhiều khoản như vận chuyển, lưu kho, xử lý đơn hàng, và chi phí do hao hụt, hư hỏng… Trong đó, việc quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt giúp cắt giảm đáng kể các chi phí này. Bằng cách áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu chính xác, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng tồn kho quá mức, từ đó giảm chi phí lưu kho, bảo quản và rủi ro hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời. 

Đồng thời, việc tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực, giảm chi phí lao động và vận chuyển.

2.3. Gia tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc mang đến trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng chính là chìa khóa để doanh nghiệp tạo sự khác biệt và phát triển bền vững. Nếu doanh nghiệp quản lý kho hàng logistics hiệu quả, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn và được giao đúng hạn, điều này sẽ là yếu tố để tạo dựng niềm tin và sự trung thành của khách hàng.

2.4. Quản trị rủi ro và giảm thiểu tổn thất

Với khả năng hiển thị dữ liệu tồn kho minh bạch như vậy, các bộ phận trong chuỗi cung ứng cũng có thể phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Bên cạnh đó, việc giám sát chặt chẽ hàng tồn còn giúp giảm thiểu rủi ro hết hàng hoặc tồn kho quá lâu (tồn kho chết), qua đó tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động.

Quan trọng hơn, khi dòng chảy hàng hóa ổn định nhờ quản lý kho tốt, doanh nghiệp sẽ tránh được các biện pháp ứng phó khẩn cấp tốn kém như thuê vận chuyển gấp hay dự trữ quá mức cần thiết. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh trở nên ổn định và bền vững hơn.

Tuy nhiên, trong thực tế, việc quản lý kho hàng logistics thường gặp rất nhiều khó khăn từ quy trình nhập – xuất, kiểm tồn đến việc tối ưu không gian và nhân sự. Những vấn đề này nếu không được xử lý hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất vận hành và chi phí.

3. 8 phương pháp và chiến lược tối ưu kho hàng trong logistics

Để đạt được hiệu quả vượt trội trong quản lý kho, các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp và chiến lược tối ưu khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp tiêu biểu trong Logistics 4.0:

3.1. Phân chia kho theo khu vực chức năng

Cách sắp xếp phân chia theo khu vực chức năng giúp luồng hàng hóa di chuyển theo một trình tự hợp lý, tránh được tình trạng chồng chéo hay tắc nghẽn trong quá trình vận hành. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể linh hoạt bố trí kho theo đặc tính hàng hóa, ví dụ như khu vực dành riêng cho hàng dễ vỡ hay hàng cần bảo quản lạnh, hoặc theo tần suất luân chuyển – đặt những mặt hàng bán chạy gần cửa xuất kho để tiện xử lý. 

Phương pháp này không chỉ giúp quản lý kho chặt chẽ hơn, đảm bảo hàng hóa được theo dõi và luân chuyển chính xác, mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát và hỗ trợ tối ưu hóa chi phí vận hành. Nhờ vậy, không gian kho được tận dụng một cách thông minh, thời gian xử lý đơn hàng cũng nhẹ nhàng rút ngắn, mà năng suất làm việc trong kho thì cứ thế tăng lên đáng kể.

3.2. Quản lý kho hàng theo SKU

Việc gán mã định danh riêng biệt (SKU) cho từng sản phẩm trong kho là bước không thể thiếu để thực hiện quản lý kho một cách chính xác và khoa học. Mỗi mã SKU đại diện cho một mẫu hàng cụ thể về chủng loại, kích thước, màu sắc hoặc tính năng, cho phép hệ thống theo dõi chi tiết số lượng tồn, vòng quay, và vị trí lưu trữ của từng loại sản phẩm. 

Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác hơn, hạn chế thất thoát, đồng thời hỗ trợ các bộ phận khác như bán hàng, mua hàng và sản xuất trong việc phân tích dữ liệu và lập kế hoạch phù hợp.

3.3. Sử dụng mã vạch và nhãn hàng hóa

Áp dụng công nghệ nhận dạng tự động thông qua mã vạch, mã QR hoặc thẻ RFID là giải pháp phổ biến trong các kho hiện đại ngày nay. Việc gắn mã định danh cho từng đơn vị hàng hóa, pallet, kệ chứa... cho phép nhân viên kho thực hiện các thao tác nhập, xuất, kiểm kê và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. 

Hệ thống mã vạch giúp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc độ xử lý và đặc biệt hữu ích trong việc theo dõi nguồn gốc hàng hóa, nhất là trong những ngành đòi hỏi kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp triển khai các hệ thống quản lý kho tự động và thông minh hơn trong tương lai.

3.4. Kiểm tra và dọn dẹp kho định kỳ

Dọn dẹp và sắp xếp lại kho thường xuyên không chỉ giữ cho không gian lưu trữ gọn gàng, an toàn hơn, mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng, đồng thời phát hiện sớm những vấn đề như tồn kho dư thừa hay hàng lỗi thời. Đây là một bước quan trọng để duy trì độ chính xác của dữ liệu kho, nâng cao năng suất vận hành và cắt giảm những tổn thất không đáng có trong chuỗi cung ứng.

3.5. Áp dụng mô hình Lean Warehousing và Just-In-Time (JIT)

Lean (tinh gọn) và JIT (Just-In-Time) vốn khởi nguồn từ lĩnh vực sản xuất, nhưng ngày nay, cả hai đã trở thành những triết lý quan trọng trong quản lý kho hàng. Lean warehousing đặt trọng tâm vào việc loại bỏ mọi dạng lãng phí – từ thời gian chờ đợi, các thao tác không cần thiết, lượng tồn kho dư thừa, cho đến những di chuyển vô ích hay sai sót trong quy trình. 

Mục tiêu của mô hình Lean là xây dựng một hệ thống vận hành gọn gàng, hiệu quả, qua đó mang lại giá trị tối đa cho khách hàng. Để đạt được điều này, nhiều kho hàng đã áp dụng các công cụ của Lean như 5S – bao gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng – hay Kaizen, phương pháp cải tiến liên tục, nhằm nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng dịch vụ một cách bền vững.

Trong khi đó, JIT lại mang một triết lý vận hành khác biệt nhưng bổ trợ, tập trung vào việc đảm bảo “đúng thứ cần, đúng lúc cần, đúng số lượng cần”. Theo cách tiếp cận này, hàng hóa được nhập vào và xuất ra kho đúng thời điểm cần thiết cho sản xuất hoặc bán hàng, giúp tránh tình trạng lưu trữ kéo dài không mong muốn. 

Nhờ áp dụng JIT, nhiều doanh nghiệp đã thành công trong việc cắt giảm đáng kể lượng tồn kho, từ đó tiết kiệm chi phí lưu trữ và giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng hóa lỗi thời. Đây là một lợi thế lớn, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động nhanh chóng như hiện nay.

Tuy nhiên, để JIT thực sự phát huy hiệu quả, nó đòi hỏi một chuỗi cung ứng ổn định và đáng tin cậy. Bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể làm sụp đổ tính chính xác mà JIT hướng tới. Vì vậy, Lean và JIT thường được kết hợp một cách khéo léo, tạo nên một hệ thống quản lý kho vừa tinh gọn vừa linh hoạt. Sự kết nối này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tăng khả năng ứng phó nhanh nhạy trước những biến cố bất ngờ, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

3.6. Kỹ thuật Cross-Docking và Flow-Through

Cross-docking, hay còn gọi là phương thức xếp dỡ “giao ngay”, cho phép hàng hóa được chuyển trực tiếp từ khu vực nhận hàng sang khu vực giao hàng mà không cần qua giai đoạn lưu kho kéo dài. Phương thức này mang lại lợi ích đáng kể như giảm nhu cầu về diện tích lưu trữ, hạ thấp mức tồn kho, từ đó cắt giảm chi phí vận hành và đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hóa. 

Những nhà bán lẻ hàng đầu như Walmart hay P&G cũng đã tận dụng cross-docking tại các trung tâm phân phối của mình để hợp nhất hàng từ nhiều nhà cung cấp, sau đó phân chia ngay lập tức đến các cửa hàng. Nhờ vậy, tồn kho tại các điểm bán được duy trì ở mức tối thiểu, vừa tiết kiệm vừa đảm bảo hiệu quả.

Tương tự, flow-through cũng dựa trên ý tưởng tạo ra một dòng chảy hàng hóa liên tục qua kho, hạn chế tối đa tình trạng “nghẽn” hay trì trệ. Để thực hiện điều này, kho hàng cần có sự đồng bộ chặt chẽ giữa lịch trình xe đến và đi, đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin để nhanh chóng khớp đơn hàng xuất với nguồn hàng nhập. 

Ngoài ra, việc bố trí mặt bằng kho cũng đóng vai trò quan trọng – chẳng hạn như sử dụng nhiều cửa dock hay lắp đặt băng chuyền nối trực tiếp giữa khu vực nhập và xuất – nhằm đảm bảo hàng hóa di chuyển mượt mà và nhanh chóng. Sự linh hoạt trong thiết kế này là yếu tố then chốt để cả hai phương thức hoạt động hiệu quả.

Cross-docking và flow-through logistics đặc biệt tỏa sáng trong các tình huống đòi hỏi tốc độ cao, chẳng hạn như với hàng hóa có vòng đời ngắn, sản phẩm có nhu cầu lớn hoặc các đợt hàng khuyến mãi, thời vụ. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp thường không muốn giữ tồn kho lâu để tránh rủi ro tồn đọng hay lỗi thời. 

3.7. Tối ưu layout và slotting

Layout kho và slotting (bố trí vị trí hàng) là hai yếu tố mang tính quyết định đến hiệu quả vận hành của một nhà kho. Một layout được thiết kế tốt không chỉ tối ưu hóa việc sử dụng không gian – chẳng hạn như khai thác chiều cao lưu trữ bằng các kệ cao tầng – mà còn đảm bảo luồng di chuyển thông thoáng, tránh tình trạng tắc nghẽn gây gián đoạn. 

Slotting, mặt khác, đi sâu vào việc tìm ra vị trí lý tưởng cho từng mã hàng (SKU) trong kho, sao cho quãng đường lấy hàng ngắn nhất và thao tác thuận tiện nhất. Nhiều kho hiện nay dựa vào phần mềm phân tích dữ liệu đơn hàng để xếp hạng mức độ “hot” của từng SKU, từ đó điều chỉnh vị trí định kỳ. 

Chẳng hạn, mặt hàng bán chạy sẽ nằm gần khu đóng gói, ở độ cao vừa tầm tay; trong khi những sản phẩm ít được yêu cầu hơn sẽ được đẩy ra xa hoặc lên tầng cao hơn. Cách sắp xếp này giúp nhân viên di chuyển ít hơn, giảm bớt tắc nghẽn ở lối đi và đẩy nhanh tiến độ xử lý đơn hàng.

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng một hệ thống slotting được tối ưu hóa có thể giảm 20-30% thời gian lấy hàng trung bình, tạo ra sự khác biệt rõ rệt về năng suất. Chưa kể, cách bố trí khoa học còn hạn chế sai sót – việc tìm hàng trở nên dễ dàng hơn, khả năng nhầm lẫn giữa các khu vực cũng giảm đi. 

3.8. Ứng dụng công nghệ và công cụ trong quản lý kho hàng logistics

Dưới đây là một số công nghệ và công cụ nổi bật có thể ứng dụng để mang lại hiệu quả quản lý kho hàng trong logistics: 

• Hệ thống quản lý kho WMS: WMS hiện là nền tảng không thể thiếu trong vận hành kho hiện đại khi nó được ví như “bộ não số” của kho hàng. Hệ thống giúp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và nâng cao năng suất vận hành.

• Công nghệ nhận dạng (AIDC): Với độ chính xác gần như tuyệt đối, AIDC tự động hóa việc ghi nhận dữ liệu và hỗ trợ phân tích tồn kho hiệu quả.

• Công nghệ tự động hóa vật lý (AGV/AMR, robot, AS/RS): Giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công, tăng tốc độ xử lý và tận dụng tối đa không gian kho, đặc biệt phù hợp cho các kho quy mô lớn hoặc hoạt động liên tục.

• Big data và trí tuệ nhân tạo: Kể từ cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, Big Data và Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành trụ cột không thể thiếu trong quản lý kho hàng logistics. Những công nghệ này mang lại khả năng vận hành kho thông minh vượt trội, cho phép đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn so với con người trong nhiều tình huống phức tạp.

• Internet of Things (IoT): Nhờ IoT, kho hàng không còn là một thực thể tĩnh lặng, mà trở thành một hệ thống động có khả năng quan sát và phản ứng tức thời, giúp tối ưu hóa an toàn, kiểm soát và bảo trì.

Việc áp dụng công nghệ vào công tác quản lý kho đã mang lại những kết quả vô cùng ấn tượng như tốc độ xử lý tăng vọt, chi phí giảm đáng kể và độ chính xác gần như tuyệt đối. Những thành công này thúc đẩy các doanh nghiệp toàn cầu, bao gồm cả Việt Nam, nhanh chóng thích nghi với xu hướng mới. 

Thực tế chứng minh, việc ứng dụng hợp lý công nghệ Logistics 4.0 có thể nâng cao hiệu suất từ 20-30% và giảm chi phí logistics trung bình 23% so với các phương pháp truyền thống.

4. Vì sao WMS là lựa chọn cần thiết để quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả? 

Như đã đề cập trước đó, hệ thống WMS được xem là lựa chọn cần thiết và gần như bắt buộc để quản lý kho hàng logistics hiệu quả. Lý do là, chuỗi cung ứng hiện nay không còn giới hạn trong phạm vi quốc gia, đồng thời nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng phức tạp và mang tính thời vụ cao. Điều này khiến cho việc quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót và khó kiểm soát. 

Chính vì thế, một hệ thống WMS là giải pháp thiết yếu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong mọi hoạt động kho hàng. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kịp thời, nâng cao hiệu suất lao động và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. 

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp lớn, đa quốc gia – nơi đòi hỏi tốc độ, độ chính xác và khả năng phối hợp cao thì WMS đóng vai trò như một vũ khí chiến lược. Hệ thống này giúp họ không chỉ tối ưu hóa vận hành, mà còn gia tăng đáng kể lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách xuất sắc.

➡️ Tìm hiểu KEEPWELL WMS là gì? Cách KEEPWELL WMS giải quyết các bài toán trong quản lý kho hàng logistics

Kết luận

Quản lý kho hàng trong logistics không còn đơn giản như trước đây, nó đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức sâu rộng, khả năng ứng dụng công nghệ hiện đại và sự nhạy bén trong dự đoán xu hướng thị trường. Thông qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về quản lý kho hàng logistics là gì và đâu là những phương pháp quản lý hiệu quả. 

Nguồn tham khảo

1. “Doanh nghiệp dịch vụ logistics chuyển đổi số để giảm chi phí” - logistics.gov.vn

https://logistics.gov.vn/doanh-nghiep/doanh-nghiep-dich-vu-logistics-chuyen-doi-so-de-giam-chi-phi

2. “8 Types of Warehousing Processes” - inboundlogistics.com

https://www.inboundlogistics.com/articles/warehousing-processes

Tham khảo thêm

• Đâu là những khó khăn trong việc quản lý kho hàng logistics